En savoir plus sur les mises à jour de la nouvelle page bancaire optimisée par l’IA

Lorsque QuickBooks a suffisamment d’information pour continuer, il fait des suggestions pour vous aider à décider comment gérer une opération. Chaque fois que QuickBooks a une suggestion, vous verrez l’icône Suggéré par l’IA . Sélectionnez-la pour obtenir plus de détails.

Les suggestions s’améliorent au fil du temps, alors continuez même si vous n’en voyez pas beaucoup au début. Au fur et à mesure que QuickBooks apprend comment vous faites les choses, il commencera à ajouter des renseignements pour vous dans votre liste des transactions lorsqu’il aura une confiance élevée. Vous pouvez toujours modifier directement l’opération et QuickBooks apprendra de vos modifications.

Lorsque vous avez des opérations bancaires en attente, QuickBooks suggère des appariements ou des catégories lorsque son niveau de confiance est élevé. Cela peut vous aider à tenir des registres plus cohérents et à améliorer l’exactitude de votre comptabilité. 

S’il n’y a pas d’appariement, QuickBooks essaiera de vous aider à catégoriser l’opération. Les catégories ne sont préremplies qu’avec des suggestions très fiables, basées sur toutes les informations trouvées au sujet de l’opération. En sélectionnant une opération à élargir ou en sélectionnant le menu des catégories, vous verrez d’autres suggestions de catégorie.

Par exemple, QuickBooks pourrait trouver le nom d’un client ou d’un fournisseur dans la description de la banque pour une opération. Si vous catégorisez régulièrement les opérations avec le nom de ce client dans la description de la banque, QuickBooks vous proposera cette catégorie et vous montrera les opérations antérieures similaires trouvées. Si vous n’avez pas d’opérations antérieures qui semblent similaires, il peut également recommander des catégories en fonction de la façon dont d’autres entreprises ont catégorisé des opérations similaires, mais il ne le fera que si les probabilités qu’il s’agit d’une bonne catégorie à utiliser sont élevées.

En savoir plus sur le fonctionnement des suggestions de l’IA.

Pour désactiver les suggestions d’IA, sélectionnez l’option Passer à la version précédente dans la page Opérations bancaires. Cela rétablira l’affichage de l’expérience bancaire classique.

Apparier est sélectionné automatiquement lorsque QuickBooks suggère un appariement pour une opération. Vous pouvez toujours passer à Catégoriser si la suggestion d’appariement n’est pas correcte et que vous souhaitez plutôt catégoriser l’opération. S’il n’y a pas d’appariement suggéré, la touche à bascule sera automatiquement réglée à Catégoriser, mais vous pouvez toujours passer à Apparier pour rechercher manuellement un appariement. Sélectionnez Apparier dans la colonne Action pour terminer l’appariement.

Parfois, QuickBooks peut trouver des appariements partiels et combinés, qui seront indiqués à côté des appariements. Sélectionnez l’opération pour voir plus d’information.

La présence d’un appariement signifie que QuickBooks a téléchargé une opération qui est la même que celle que vous avez déjà catégorisée et publiée. L’appariement est important pour deux raisons :

• Il permet d’éviter les doublons. Par exemple, si une opération bancaire pour le même montant à la même date correspond à une dépense qui est déjà publiée dans vos documents comptables, QuickBooks peut suggérer qu’il s’agit d’un appariement afin que vous ne comptabilisiez pas la dépense deux fois par erreur.
• Il relie les opérations connexes entre elles. Par exemple, si vous avez une opération bancaire qui pourrait concerner un paiement que vous avez reçu sur une facture que vous avez déjà envoyée et publiée dans vos documents comptables, QuickBooks peut vous suggérer d’apparier l’opération bancaire à la facture. Si vous appariez et publiez l’opération bancaire, elle sera associée au paiement de cette facture avec la mention qu’elle a été payée.

En savoir plus sur l’appariement.

S’il n’y a pas de suggestion d’appariement pour une opération, Catégoriser est sélectionné automatiquement. QuickBooks suggère et préremplit également une catégorie pour vous s’il y a assez d’information pour continuer. Les suggestions s’améliorent au fil du temps à mesure que QuickBooks apprend vos préférences.

• Si vous êtes d’accord avec la catégorie suggérée, sélectionnez Publier pour terminer la catégorisation de l’opération.
• Pour en savoir plus sur une catégorie suggérée, sélectionnez Suggéré par l’IA à côté de la suggestion.

Note : Vous pouvez changer la catégorie de n’importe quelle opération en sélectionnant la catégorie et en la modifiant directement dans le tableau.

Catégoriser une opération consiste à choisir un compte ou une catégorie spécifique pour une opération. Ce choix est important et détermine de nombreux détails comptables, comme les formulaires fiscaux et les rapports sur lesquels le montant s’affichera, le type de revenu, de dépense ou de capital qu’il représente, et plus encore.

Si vous avez besoin d’aide pour commencer, votre ConseillerPro peut vous aider à comprendre comment catégoriser. Au fur et à mesure, QuickBooks vous aidera à rester cohérent et vous fera des suggestions en fonction de vos choix précédents et des renseignements sur les opérations provenant de votre banque ou de votre carte de crédit.

Pour sélectionner manuellement un type d’opération, sélectionnez une opération pour la développer dans le tableau. Sélectionnez ensuite une option dans Type d’opération. Les options que vous voyez changeront selon que vous catégorisez les éléments dans un compte bancaire ou un compte de carte de crédit.

Si QuickBooks suggère un compte bancaire ou de carte de crédit à utiliser pour la catégoriser comme opération appariée, le type d’opération sera automatiquement sélectionné (transfert ou paiement par carte de crédit). Vous verrez également un médaillon Paire à côté de la catégorie.

Si vous avez appliqué une règle, celle-ci remplace toujours la catégorie suggérée, et vous voyez le médaillon Règle dans le champ de catégorie. 

Si l’opération est associée à une autre opération, cela signifie que QuickBooks a trouvé la même opération dans une autre banque que vous avez connectée. Cela signifie qu’il s’agit d’un virement ou d’un paiement par carte de crédit entre ces comptes, et vous verrez le médaillon Paire dans le champ de catégorie. Cela permet d’éviter les doublons ou les erreurs de comptabilité. Vous pouvez toujours annuler l’opération si vous le souhaitez.

Pour toute opération, sélectionnez à côté de Publier. Sélectionnez Répartir et suivez les étapes pour diviser l’opération en différentes catégories.

Sélectionnez l’icône Paramètres directement au-dessus du tableau dans l’onglet Opérations bancaires pour personnaliser votre liste d’opérations.

L’une des nouveautés vous permet de décider si un champ dont vous faites le suivi doit apparaître comme une colonne dans votre tableau. Vous pouvez également voir un champ lorsque vous sélectionnez une opération pour l’élargir.

L’historique de catégorisation vous indique comment vous avez catégorisé les opérations pour un client ou un fournisseur précis dans le passé. Cela peut être utile pour déterminer comment procéder à la catégorisation en fonction de votre historique.

La colonne Du/Au doit être remplie pour une opération afin que l’historique de catégorisation s’affiche. Votre historique ne contiendra que les opérations pour lesquelles les champs Du/Au ont été remplis de la même manière. Ajoutez un nouveau client ou fournisseur pour commencer à faire le suivi de son historique de catégorisation. 

Note : La colonne Du/Au est différente de la colonne Description de la banque, qui ne fait pas l’objet d’un suivi dans l’historique de catégorisation, car elle peut contenir tous les types de renseignements. 

Pour ouvrir l’historique de catégorisation, procédez comme suit :

1. Accédez à une opération dans l’onglet En attente pour votre banque connectée. 
2. Sélectionnez à côté de Publier.
3. Sélectionnez Historique de catégorisation.
   Note : Si vous ne voyez pas cette option, c’est qu’il n’y a pas d’historique de catégorisation dans le fichier pour le fournisseur ou le client figurant dans la colonne Du/Au. 

Si vous faites le suivi de produits/services dans QuickBooks, vous verrez Produit/service disponible comme champ sur votre page bancaire. Vous pouvez personnaliser ce champ pour qu’il apparaisse comme une colonne dans votre tableau ou comme un champ masqué qui s’affiche lorsque vous sélectionnez une opération pour la développer. Vous pouvez personnaliser les colonnes de votre tableau à partir des Paramètres au-dessus du tableau.

Si vous sélectionnez un produit/service, QuickBooks efface le champ de la catégorie, et vice versa. Pour sélectionner les deux, répartissez l’opération en sélectionnant Répartir dans la liste déroulante à côté de Publier.

1. Dans l’onglet En attente de votre banque connectée, sélectionnez une opération pour l’ouvrir. 
2. Dans la liste déroulante Type d’opération ▼, sélectionnez Reçu de vente.
   Note : Vous ne verrez cette option que pour les opérations d’entrée d’argent. Elle n’est pas disponible dans les comptes de carte de crédit.

Les opérations en attente sont des opérations que QuickBooks a téléchargées à partir de votre banque ou de votre institution financière connectée. Les opérations en attente ont été compensées par votre banque, mais n’ont pas encore été comptabilisées dans QuickBooks. Ils attendent que vous les appariiez ou les catégorisiez. Une fois que vous l’avez fait, elles sont placées dans l’onglet Publié. 

Les transactions publiées sont des opérations que vous avez appariées ou pour lesquelles vous avez choisi une catégorie. Une fois que vous publiez une opération, celle-ci fait officiellement l’objet d’un suivi et d’une comptabilisation. Elle s’affichera dans vos rapports.