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Quand QuickBooks a suffisamment d’information pour continuer, il fait des suggestions pour vous aider à décider comment gérer une opération. Partout QuickBooks a une suggestion, vous verrez la mention Suggestions par IA icône. Sélectionnez-la pour obtenir plus de détails.

Les suggestions s’améliorent au fil du temps, alors continuez même si vous n’en voyez pas beaucoup au début. En tant que QuickBooks apprend comment vous faites les choses, il commencera à ajouter des renseignements pour vous dans votre liste d’opérations lorsqu’il aura un niveau de confiance élevé. Vous pouvez toujours modifier directement l’opération et QuickBooks apprendra de vos modifications.

Lorsque vous avez des opérations bancaires en attente, QuickBooks suggère des appariements ou des catégories lorsqu’il a un niveau de confiance élevé. Cela peut vous aider à tenir des registres plus cohérents et à améliorer l’exactitude de votre comptabilité. 

S’il n’y a pas d’appariement, QuickBooks essaiera de vous aider à catégoriser l’opération. Il préremplit uniquement les catégories avec des suggestions de confiance, qui sont basées sur tous les renseignements qu’il peut trouver sur l’opération. En sélectionnant une opération à élargir ou en sélectionnant le menu des catégories, vous verrez d’autres suggestions de catégorie.

Par exemple, QuickBooks pourrait trouver le nom d’un client ou d’un fournisseur dans la description bancaire d’une opération. Si vous catégorisez régulièrement les opérations associées à ce nom de client dans la description de la banque, QuickBooks suggérera cette catégorie et vous montrera les opérations antérieures qu’elle a jugées similaires. Si vous n’avez pas d’opérations antérieures qui semblent similaires, il peut également recommander des catégories en fonction de la façon dont d’autres entreprises ont catégorisé des opérations similaires, mais il ne le fera que si les probabilités qu’il s’agit d’une bonne catégorie à utiliser sont élevées.

En savoir plus sur le fonctionnement des suggestions de l’IA.

L’appariement est sélectionné automatiquement lorsque QuickBooks suggère un appariement pour une opération. Vous pouvez toujours passer à Catégoriser si la suggestion d’appariement n’est pas correcte et que vous voudriez plutôt catégoriser l’opération. S’il n’y a pas d’appariement suggéré, le commutateur sera automatiquement réglé à Catégoriser, mais vous pouvez toujours le changer à Apparier et rechercher manuellement un appariement. Sélectionnez Apparier dans la colonne Action pour terminer l’appariement.

Parfois QuickBooks peut trouver des appariements partiels et combinés, dont il vous parlera à côté de l’appariement. Sélectionnez l’opération pour voir plus d’information.

Trouver un appariement signifie QuickBooks a une opération téléchargée qui est la même que celle que vous avez déjà catégorisée et reportée. L’appariement est important pour deux raisons :

• Il permet d’éviter les doublons. Par exemple, si une opération bancaire pour le même montant à la même date correspond à une dépense qui est déjà comptabilisée dans vos documents comptables, QuickBooks peut suggérer qu’il s’agit d’un appariement afin que vous ne comptabilisiez pas la dépense deux fois par erreur.
• Il relie les opérations connexes entre elles. Par exemple, si vous avez une opération bancaire qui pourrait concerner un paiement que vous avez reçu sur une facture que vous avez déjà envoyée et comptabilisée dans vos documents comptables, QuickBooks peut suggérer d’apparier l’opération bancaire à la facture. Si vous appariez et publiez l’opération bancaire, elle sera associée au paiement de cette facture avec la mention qu’elle a été payée.

En savoir plus sur l’appariement.

S’il n’y a pas de suggestion d’appariement pour une opération, Catégoriser est sélectionné automatiquement. QuickBooks suggère et préremplit également une catégorie pour vous s’il y a assez d’information pour continuer. Les suggestions s’améliorent au fil du temps à mesure que QuickBooks apprend vos préférences.

• Si vous êtes d’accord avec la catégorie suggérée, sélectionnez Reporter pour terminer la catégorisation de l’opération.
• Pour en savoir plus sur une catégorie suggérée, sélectionnez Suggéré par l’IA à côté de la suggestion.

Note : Vous pouvez changer la catégorie de n’importe quelle opération en sélectionnant la catégorie et en la modifiant directement dans le tableau.

Catégoriser une opération consiste à choisir un compte ou une catégorie spécifique pour une opération. Ce choix est important et détermine de nombreux détails comptables, comme les formulaires fiscaux et les rapports sur lesquels le montant s’affichera, le type de revenu, de dépense ou de capital qu’il représente, et plus encore.

Si vous avez besoin d’aide pour commencer, votre ConseillersPro peut vous aider à comprendre comment catégoriser. Au fur et à mesure, QuickBooks vous aidera à rester cohérent et à faire des suggestions en fonction de vos choix précédents et de l’information sur l’opération provenant de votre banque ou de votre carte de crédit.

Pour sélectionner manuellement un type d’opération, sélectionnez une opération pour la développer dans le tableau. Sélectionnez ensuite une option dans Type d’opération. Les options que vous voyez changeront selon que vous catégorisez dans un compte bancaire ou un compte de carte de crédit.

Si QuickBooks suggère un compte bancaire ou de carte de crédit à utiliser pour la catégoriser comme opération appariée, le type d’opération sera automatiquement sélectionné (transfert ou paiement par carte de crédit). Vous verrez également un médaillon Paire à côté de la catégorie.

Si vous avez appliqué une règle, celle-ci remplacera toujours la catégorie suggérée, et vous verrez le médaillon Règle dans le champ Catégorie. 

Si l’opération est appariée à une autre opération, cela signifie QuickBooks a trouvé la même opération dans une autre banque que vous avez connectée. Cela signifie qu’il s’agit d’un virement ou d’un paiement sur carte de crédit entre ces comptes, et vous verrez le médaillon Apparier dans le champ Catégorie. Cela permet d’éviter les doublons ou les erreurs de comptabilité. Vous pouvez toujours annuler l’opération si vous le souhaitez.

Pour toute opération, sélectionnez le à côté de Publier. Sélectionnez Répartir et suivez les étapes pour diviser l’opération en différentes catégories.

Sélectionnez le Cliquez sur l’icône Paramètres directement au-dessus du tableau dans l’onglet Opérations bancaires pour personnaliser votre liste d’opérations.

L’une des nouveautés vous permet de décider si un champ dont vous faites le suivi doit apparaître comme une colonne dans votre tableau. Ou vous pouvez voir un champ lorsque vous sélectionnez pour développer une opération.

L’historique de catégorisation vous indique comment vous avez catégorisé les opérations pour un client ou un fournisseur précis dans le passé. Cela peut être utile pour déterminer comment catégoriser en fonction de votre historique.

Vous devez avoir rempli la colonne De/À pour qu’une opération s’affiche dans l’historique de catégorisation . Votre historique ne contiendra que les opérations pour lesquelles vous avez rempli les champs De et À de la même manière. Ajoutez un nouveau client ou fournisseur pour commencer à faire le suivi de son historique de catégorisation. 

Note : La colonne De/À est différente de la colonne Description de la banque , qui ne fait pas l’objet d’un suivi dans l’historique de catégorisation, car elle peut contenir tous les types de renseignements. 

Pour ouvrir l’historique de catégorisation :

1. Allez à une opération dans l’onglet En attente pour votre banque connectée. 
2. Sélectionnez le à côté de Publier.
3. Sélectionnez Historique de catégorisation.
   Note : Si vous ne le voyez pas, c’est qu’il n’y a pas d’historique de catégorisation dans le fichier pour le fournisseur ou le client figurant dans la colonne Du/Au . 

Si vous faites le suivi de produits/services dans QuickBooks, vous verrez Produit/service disponible comme champ sur votre page bancaire. Vous pouvez personnaliser ce champ pour qu’il apparaisse comme une colonne dans votre tableau ou comme un champ masqué qui s’affiche lorsque vous sélectionnez une opération pour la développer. Vous pouvez personnaliser les colonnes de votre tableau à partir de Paramètres au-dessus du tableau.

Si vous sélectionnez un produit/service, QuickBooks efface le champ Catégorie, et vice versa. Pour sélectionner les deux, répartissez l’opération en sélectionnant Répartir dans la à côté de Publier.

1. Dans l’onglet En attente de votre banque connectée, sélectionnez une opération pour l’ouvrir. 
2. Dans la liste déroulante Type d’opération ▼, sélectionnez Reçu de vente.
   Note : Vous ne verrez cette option que pour les opérations d’entrée d’argent. Il n’est pas disponible dans les comptes de carte de crédit.

Les opérations en attente sont des opérations qui QuickBooks téléchargés de votre banque ou institution financière connectée. Les opérations en attente ont été compensées par votre banque, mais ne sont pas comptabilisées dans QuickBooks. Ils attendent que vous les appariiez ou les catégorisiez. Une fois que vous l’avez fait, il passe à l’onglet Publié . 

Les transactions publiées sont des opérations que vous avez appariées ou pour lesquelles vous avez choisi une catégorie. Une fois que vous publiez une opération, celle-ci fait officiellement l’objet d’un suivi et d’une comptabilisation. Elle s’affichera dans vos rapports.