Créer plusieurs factures à payer ou dépenses

Apprenez comment saisir rapidement plusieurs dépenses ou factures à payer en même temps.

Au lieu de saisir les factures à payer et les dépenses une à la fois, vous pouvez saisir plusieurs formulaires à la fois dans QuickBooks en ligne Avancé. Cela accélère la saisie des données, particulièrement pour les utilisateurs qui s’occupent des comptes fournisseurs ou des comptes clients.

L’outil d’opérations groupées vous offre quelques options. Vous pouvez saisir plusieurs factures à payer ou dépenses différentes en même temps. Ou vous pouvez dupliquer la même facture à payer ou la même dépense et l’envoyer à plusieurs personnes en un seul clic. Nous vous montrerons comment faire les deux.

Voulez-vous utiliser cette fonction? Passez à QuickBooks en ligne Avancé.

Note : Cette fonction est actuellement disponible dans l’ancienne mise en page.

Saisir plusieurs factures à payer ou dépenses en même temps

Utilisez l’outil d’opérations groupées pour enregistrer des factures à payer et des dépenses provenant de plusieurs sources :

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Opérations groupées.
3. Dans la liste déroulante Sélectionner un type d’opération ▼, sélectionnez Factures à payer ou Dépenses.

   Note : Sélectionnez Ancienne mise en page pour voir cette option sur le formulaire. Vous ne pouvez saisir qu’un seul type d’opération à la fois, soit des factures à payer ou des dépenses, mais pas les deux.

4. Sélectionnez l’un des champs de la ligne 1 pour commencer. Il s’agit de votre première facture à payer ou dépense.
5. Saisissez les renseignements pertinents dans les champs correspondants. Ce sont les champs que vous voyez sur un formulaire standard en affichage plat.
6. Sélectionnez le champ Type. Si vous avez seulement besoin de saisir des taux fixes, sélectionnez Détails de la catégorie. Ou, si vous devez inclure des détails spécifiques sur le produit ou le service sur le formulaire, sélectionnez Détail des articles.
7. Sélectionnez la ligne 2. Il s’agit de la facture à payer ou dépense suivante. Remplissez les champs.
8. Saisissez autant de factures à payer et de dépenses que nécessaire sur des lignes distinctes.
9. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez OK.

QuickBooks enregistre tout en même temps.

Créer des doubles de la même facture à payer ou dépense

Vous devez peut-être enregistrer la même dépense pour tous vos employés. Ou vous devez créer la même facture à payer pour plusieurs fournisseurs différents. Le cas échéant, dupliquez le même formulaire de facture à payer ou de dépense. Ensuite, associez de nouveaux bénéficiaires ou fournisseurs à chaque doublon.

Dupliquer la même facture à payer

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Opérations groupées.
3. Dans la liste déroulante Sélectionner le type d’opération ▼, sélectionnezFactures à payer.
   Note : Sélectionnez Ancienne mise en pagepour voir cette option sur le formulaire.
4. Sélectionnez l’un des champs de la première ligne. Il s’agit de la facture à payer que vous copiez.
5. Saisissez les renseignements pertinents dans les champs correspondants.
6. Sélectionnez le menu kebab (trois points verticaux) sur la première ligne. Sélectionnez ensuite Facture à payer en double.
7. Sélectionnez la ligne suivante avec la facture à payer en double. Sélectionnez ensuite un autre fournisseur dans la liste déroulante Fournisseur.
8. Changez le Nº de la facture à payer pour la facture à payer en double.

Vous avez maintenant une copie de la même facture à payer pour un autre fournisseur. Répétez ces étapes autant de fois que nécessaire pour chaque facture à payer que vous devez copier. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez OK.

Dupliquer la même dépense

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Opérations groupées.
3. Dans la liste déroulante Sélectionner un type d’opération ▼, sélectionnezDépenses.
   Note : Sélectionnez Ancienne mise en page si vous ne voyez pas cette option sur le formulaire.
4. Sélectionnez l’un des champs de la première ligne. Il s’agit de la dépense que vous allez copier.
5. Saisissez les renseignements pertinents dans les champs correspondants.
6. Sélectionnez le menu kebab (trois points verticaux) sur la première ligne. Sélectionnez ensuite Dépense en double.
7. Sélectionnez la ligne suivante avec la dépense en double. Sélectionnez ensuite un autre bénéficiaire dans la liste déroulante Bénéficiaire.
8. Changez le Nº de réf. pour la dépense en double.

Vous avez maintenant une copie de la même dépense pour un autre bénéficiaire. Répétez ces étapes autant de fois que nécessaire pour chaque dépense à copier. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez OK.