Démarrer avec QuickBooks Time

Apprenez comment configurer et personnaliser QuickBooks Time.

QuickBooks Time est une solution Web de suivi des heures travaillées qui peut s’adapter aux besoins particuliers de votre entreprise. Que votre équipe travaille au bureau, à distance ou en déplacement, vous n’aurez plus à vous préoccuper de ses feuilles de temps. Dans ce guide, nous vous montrons étape par étape comment commencer, personnaliser vos paramètres et intégrer votre équipe.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Étape 1 : Configurer votre entreprise 
• Étape 2 : Configurer le suivi des heures travaillées
• Étape 3 : Ajouter et inviter votre équipe 
• Étape 4 : Gérer les heures travaillées et exécuter des rapports

Étape 1 : Configurer votre entreprise 

Tout d’abord, passez en revue les paramètres de votre entreprise. Nous nous concentrerons sur les paramètres les plus essentiels pour commencer. 

Intégration de logiciels 

Si vous envisagez d’intégrer votre compte à un logiciel de paie ou de comptabilité, assurez-vous de le faire d’abord. De nombreuses intégrations nécessitent certains paramètres ou rajustent automatiquement les paramètres de votre entreprise, ce qui vous évitera des maux de tête à l’avenir. 

Si vous utilisez QuickBooks en ligne, configurez votre compte QuickBooks Time à partir de là pour que vos comptes soient connectés. Ou, si vous utilisez un autre logiciel de paie, consultez les articles d’intégration pour ce logiciel.

Paramètres de l’entreprise

Les principaux paramètres de QuickBooks Time de votre entreprise se trouvent dans Paramètres de l’entreprise. C’est ici que vous configurez les paramètres par défaut et pour l’entreprise. Certains paramètres peuvent être ajustés par membre de l’équipe pour une personnalisation plus poussée.  Voici les paramètres les plus importants, mais assurez-vous de passer en revue chaque option.  

Échéancier de paie

Configurez votre échéancier de paie pour exécuter des rapports par période de paie, calculer les totaux des périodes de paie et exporter des feuilles de temps vers un autre logiciel pour exécuter la paie. Assurez-vous que votre échéancier de paie QuickBooks Time correspond à vos dates de paie réelles. Les échéanciers de paie sont également importants si vous configurez des accumulations de congés par période de paie dans QuickBooks Time. 

Heures supplémentaires 

Configurez des règles pour le suivi des heures supplémentaires afin que QuickBooks Time puisse calculer les heures supplémentaires de votre équipe avec précision. Vous pouvez trouver les paramètres de base des heures supplémentaires dans Paramètres de l’entreprise, mais si vous avez besoin d’options plus avancées, vous pouvez utiliser l’Outil de taux de rémunération. 

Options relatives aux heures travaillées 

Il existe plusieurs façons pour votre équipe de faire le suivi des heures travaillées. Dans Options des heures travaillées, vous pouvez configurer les éléments de base, comme la date et l’heure par défaut de votre entreprise, et la façon dont vous préférez que vos employés saisissent leurs feuilles de temps. Vous trouverez d’autres options ici, notamment l’ajout de notes ou de signatures sur les feuilles de temps. 

Congés 

Si votre entreprise fait le suivi des heures de congé et des cumuls, configurez les codes et les règles. Votre équipe peut ensuite accumuler des heures, consulter ses soldes et soumettre des demandes de congés. Tout d’abord, configurez vos codes de congés, puis les soldes et les cumuls. 

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Étape 2 : Configurer le suivi des heures travaillées

Maintenant que vous avez terminé avec les paramètres de l’entreprise, il est temps de configurer la façon dont vous voulez que votre équipe fasse le suivi des heures travaillées. Vous devrez décider où votre équipe doit saisir ses feuilles de temps, et pour quels clients ou quels projets. Cela vous aidera à produire des rapports, à approuver les heures travaillées pour la paie et à savoir ce que vous devez facturer à vos clients. 

Options de suivi des heures travaillées

Les membres de votre équipe peuvent faire le suivi de leurs heures travaillées sur un navigateur Web, sur leurs appareils mobiles ou sur un poste de pointage. 

Le suivi des heures travaillées sur un navigateur Web est idéal pour ceux qui travaillent principalement à leur bureau. En tant qu’administrateur, vous utiliserez le tableau de bord Web pour faire le suivi et la gestion des feuilles de temps. 

Le suivi des heures travaillées sur appareil mobile est idéal pour les membres de l’équipe qui doivent faire le suivi de leurs heures travaillées en déplacement. Le suivi des heures travaillées sur appareil mobile vous offre des options telles que le suivi par lieu, le géorepérage, les rappels de pointage d’arrivée et de départ, et plus encore. 

Configurez un poste de pointage pour permettre à votre équipe de pointer son arrivée au travail à l’aide d’une horloge pointeuse que vous avez configurée sur un ordinateur ou une tablette. Vous pouvez configurer un poste de pointage sur une appareil iOS, tablette Androidou navigateur Web surun ordinateur .

Vous pouvez également combiner ces options. Les membres de l’équipe peuvent pointer leur arrivée à l’aide d’un poste de pointage et pointer leur départ à partir de leur appareil mobile ou de leur ordinateur. Puisque QuickBooks Time est un logiciel Web, tout se synchronise au même endroit.

Le tableau de bord Web et Appli Main-d’œuvre offrez la saisie manuelle des heures, si vous laissez votre équipe saisir ses heures après avoir terminé le travail. Le poste de pointage ne prend en charge que les pointages d’arrivée et de départ en temps réel.

Projets, clients et projets

Vous voudrez peut-être savoir combien de temps votre équipe consacre à certains projets ou à certains clients afin de pouvoir facturer leurs heures travaillées. Si c’est le cas, vous devez configurer des projets et des clientsou des projets avec des devis afin que votre équipe puisse faire le suivi des heures travaillées directement sur un client, un projet ou un projet. 

Champs personnalisés 

Pour obtenir des options plus précises de suivi des heures travaillées, configurez des champs personnalisés sur les fiches de temps. Par exemple, vous pouvez configurer des services ou des tâches récurrentes que votre équipe accomplit, comme la tonte, le nettoyage ou la réparation des dommages.

Pauses 

Si vous devez faire le suivi du dîner ou des pauses de votre équipe tout au long de la journée, il y a deux façons de les configurer. Avec les pauses manuelles, les membres de votre équipe font le suivi du début et de la fin de leurs pauses. Avec les pauses automatiques, les membres de l’équipe font seulement le suivi de leurs heures d’arrivée et de départ pour la journée, et des pauses sont ajoutées après leur départ. Vous pouvez configurer des pauses en fonction des politiques de votre entreprise. 

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Étape 3 : Ajouter et inviter votre équipe

Une fois que votre compte est configuré, vous êtes prêt à inviter votre équipe à faire le suivi de ses heures travaillées. Vous pouvez ajouter les membres de votre équipe et les inviter tout de suite ou envoyer des invitations plus tard. 

Membres de l’équipe 

De nombreusesintégrations de logiciels de paie ajouteront automatiquement votre équipe. Assurez-vous de supprimer tous les membres de l’équipe qui n’ont pas besoin de suivre ou de gérer les heures travaillées.

Si votre intégration n’importe pas les membres de l’équipe ou si vous n’avez pas d’intégration, ajoutez les membres de votre équipe à QuickBooks Time. Incluez ceux qui gèrent ou approuvent les heures travaillées (même s’ils ne font pas le suivi de leurs propres heures).

Après avoir ajouté des membres de l’équipe, vous pouvez configurer leurs autorisations. Par exemple, certains membres de l’équipe pourraient être autorisés à modifier leurs feuilles de temps, tandis que d’autres pourraient ne pas l’être. L’ajustement des autorisations d’un membre de l’équipe remplacera les paramètres à l’échelle de l’entreprise que vous avez configurés précédemment.

Groupes et gestionnaires 

Si vous avez besoin d’une personne pour gérer certains membres de l’équipe, mais pas tous, vous pouvez configurer des groupes et des gestionnaires. Créez d’abord un groupe de membres de l’équipe, puis ajoutez un gestionnaire pour ce groupe. Les gestionnaires de groupe peuvent suivre, modifier et approuver les heures travaillées des membres de leur groupe. 

Ressources pour votre équipe

Une fois que votre équipe est configurée et invitée, elle est prête à commencer à faire le suivi des heures travaillées! Nous avons beaucoup d’excellentes ressources pour les aider à démarrer. Selon la façon dont vous avez configuré votre compte pour le suivi des heures travaillées, vous pouvez partager certaines des ressources suivantes avec votre équipe. 

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Étape 4 : Gérer les heures travaillées et exécuter des rapports

Vous êtes maintenant prêt à gérer votre compte QuickBooks Time. Une fois que les heures travaillées sont suivies, vous pouvez gérer ces feuilles de temps et exécuter des rapports pour obtenir les données des feuilles de temps et voir comment vous et votre équipe consacrez vos heures travaillées.

Échéancier 

Utilisez notre fonction d’établissement des horaires pour indiquer à vos employés les heures de travail et l’heure à laquelle ils doivent pointer leur arrivée. Après avoir créé des quarts de travail, configurez des rappels pour votre équipe. Votre équipe peut même pointer son arrivée directement à partir d’un quart de travail, de sorte que ses feuilles de temps sont configurées pour les bons clients et les bons projets.  

Modifier et gérer les heures 

Si une feuille de temps doit être ajoutée, modifiée ou supprimée, vous pouvez le faire de plusieurs façons. Saisie des heures travaillées est un excellent moyen d’obtenir un aperçu de toutes les heures travaillées et comprend des options pour modifier les heures travaillées et afficher des détails supplémentaires sur les feuilles de temps. Ou, si vous n’êtes pas au bureau, vérifiez et rajustez les feuilles de temps à partir de votre Appli Main-d’œuvre.  

Approbations et autres rapports 

QuickBooks Time offre de nombreux rapportsafin que vous puissiez obtenir les données de feuilles de temps dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise. 

Pour vous assurer que les feuilles de temps sont correctes et prêtes pour la paie et la facturation, vous devez utiliser le rapport Approbations. Ce rapport vous permet de passer en revue et d’approuver toutes les feuilles de temps d’une période donnée, ce qui les verrouille et empêche d’autres modifications. Si vous configurez une intégration de logiciel de paie, l’approbation des heures travaillées est la première étape avant l’exportation des heures travaillées pour la paie ou la facturation.

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