Appariement des chèques de paie dans QuickBooks en ligne

Vos comptes de la paie influencent la façon dont vous enregistrez les charges salariales dans les écritures de journal. L’appariement de ces écritures de journal avec les opérations de votre compte bancaire garantit l’exactitude de vos registres.

Aperçu des paramètres par défaut de la paie

Les journaux de paie sont attribués par les comptes par défaut sélectionnés dans la page Employés. Ces paramètres garantissent que les opérations bancaires sont correctement reportées pour créditer les comptes appropriés.

Pour passer en revue les comptes qui vous sont assignés :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Paramètres de la paie.
2. Dans la section Comptabilité , sélectionnez l’icône de modification. .
3. Dans la page Préférences de comptabilité , passez en revue les comptes assignés.

Les comptes sélectionnés correspondent aux journaux de paie créés lorsqu’un cycle de paie est terminé et envoyé àQuickBooks en ligne .

Rapprocher les chèques de paie à l’aide d’un compte de compensation

Si vous utilisez la configuration par défaut, vous devez ajouter et apparier manuellement les opérations de dépenses.

Étape 1 : Apparier les chèques de paie

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sélectionnez le compte bancaire utilisé pour les paiements des employés.
3. Sous l’onglet En attente , trouvez et sélectionnez l’opération bancaire.
4. Dans la liste déroulante Type d’opération ▼, sélectionnez Dépense .
5. Dans la liste déroulante Compte ▼, sélectionnez le compte de la paie (par exemple, Compensation de la paie ).
6. Dans la liste déroulante Taxe ▼, sélectionnez le code de taxe approprié (p. ex., Hors champ ).
7. Sélectionnez Publier.

Cela crée une opération qui débite le compte bancaire et crédite le compte de compensation de la paie. Répétez ces étapes si plusieurs postes bancaires constituent un traitement de paie unique.

Étape 2 : Réviser vos paiements

Le compte de compensation de la paie devrait avoir un solde de zéro après l’ajout des paiements.

1. Aller àParamètres et sélectionnez Plan comptable (Accéder) .
2. Repérez le nom du compte et sélectionnezHistorique du compte dans la colonne Action.

Note : Vous pouvez également ajouter les paiements en super comme dépense en utilisant le compte Comptes à payer de la pension de retraite. Suivez les mêmes étapes ci-dessus pour vérifier que ce compte a également un solde nul.

Étape 3 : Ajouter des règles bancaires (facultatif)

Les règles bancaires automatisent la catégorisation pour accélérer le processus de révision.

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité , puis sélectionnez Règles ( Aller à ).
2. Sélectionnez Nouvelle règle.
3. Saisissez un nom dans le champ Quel nom voulez-vous donner à cette règle? champ.
4. Dans la liste déroulante Appliquer à opérations qui sont ▼, sélectionnez Rentrée d’argent ou Sortie d’argent .
5. Dans la liste déroulante dans ▼, sélectionnez un compte bancaire ou sélectionnez Tous les comptes bancaires .
6. Dans la liste déroulante et inclure ce qui suit ▼, sélectionnez Tout ou Tout .
7. Sélectionnez + Ajouter une condition .
   Note : Vous pouvez configurer une seule règle comportant jusqu’à 5 conditions.
8. Dans les champs Conditions, précisez si la règle s’applique à Description , Texte bancaire ou Montant . Sélectionnez ensuite Contient , Ne contient pas ou Est exactement et saisissez la valeur ou le texte pour décider commentQuickBooks applique les règles.
9. Sélectionnez Type d’opération , Catégorie et Bénéficiaire dans la liste déroulante ▼ pour appliquer l’opération.
   Note : Différentes options peuvent s’afficher selon les paramètres d’entreprise que vous avez activés.
10. Sélectionnez Enregistrer.

Rapprocher les opérations de journal à l’aide d’un compte bancaire

Si vous payez les employés à l’aide de fichiers ABA (fichiers de paiement en lot), vous pouvez remplacer le compte de paiement bancaire par défaut par votre compte bancaire au lieu du compte de compensation. Cela vous permet d’apparier les paiements directement sans ajouter de dépenses pour effacer le compte de compensation.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Paramètres de la paie.
2. Dans la section Comptabilité , sélectionnez l’icône de modification. .
3. Dans la page Préférences de comptabilité , passez en revue les comptes.
4. Exécutez votre paie normale.
5. Sur la page Opérations bancaires , faites correspondre l’écriture de journal au paiement effectué.