Apparier les chèques de paie dans QuickBooks en ligne

Vos comptes de la paie ont une incidence sur la façon dont vous enregistrez les charges salariales dans les écritures de journal. Vous devez apparier ces écritures de journal avec vos opérations bancaires pour vous assurer que vos registres sont exacts.

Aperçu des paramètres de la paie par défaut

Les journaux de paie sont attribués par défaut aux comptes sélectionnés dans la page Employés. Ces paramètres permettent d’assurer l’exactitude des opérations bancaires pour créditer les bons comptes.

Pour réviser les comptes attribués :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Paramètres de la paie.
2. Dans la section Comptabilité, sélectionnez l’icône de crayon .
3. Dans la page Préférences de comptabilité, passez en revue les comptes attribués.

Ces comptes sélectionnés correspondent aux journaux de paie créés lors du traitement de la paie et de l’envoi à QuickBooks en ligne.

Apparier les chèques de paie en utilisant un compte de compensation

Si vous utilisez la configuration par défaut, vous devez ajouter et apparier manuellement les opérations de dépenses.

Étape 1 : Apparier les chèques de paie

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sélectionnez le compte bancaire utilisé pour les paiements des employés.
3. Sous l’onglet En attente, repérez et sélectionnez l’opération bancaire.
4. Dans la liste déroulante Type d’opération ▼, sélectionnez Dépense.
5. Dans la liste déroulante Compte ▼, sélectionnez le compte de la paie (p. ex. Compensation de la paie).
6. Dans la liste déroulante Taxe ▼, sélectionnez le code de taxe approprié (p. ex. Hors champ).
7. Sélectionnez Reporter.

Une opération qui débite le compte bancaire et crédite le compte de compensation de la paie est créée. Répétez ces étapes si plusieurs postes bancaires constituent un seul traitement de la paie.

Étape 2 : Vérifier vos paiements

Le compte de compensation de la paie devrait avoir un solde de zéro après l’ajout des paiements.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Trouvez le nom du compte et sélectionnez Historique du compte dans la colonne Action.

Note : Vous pouvez également ajouter les versements Super comme dépense à l’aide du compte fournisseur Pensions de retraite. Suivez les mêmes étapes ci-dessus pour vérifier que ce compte a également un solde de zéro.

Étape 3 : Ajouter des règles bancaires (facultatif)

Les règles bancaires automatisent la catégorisation afin d’accélérer le processus de révision.

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité , puis sélectionnez Règles ( Aller à ).
2. Sélectionnez Nouvelle règle.
3. Saisissez un nom dans le champ Quel nom voulez-vous donner à cette règle?.
4. Dans la liste déroulante Appliquer ceci aux opérations qui sont ▼, sélectionnez Rentrée d’argent ou Sortie d’argent.
5. Dans la liste déroulante sous l’icône ▼, sélectionnez un compte bancaire ou sélectionnez Tous les comptes bancaires.
6. Dans la liste déroulante et inclure ce qui suit ▼, sélectionnez Tout ou N’importe lequel.
7. Sélectionnez + Ajouter une condition.
   Note : Vous pouvez définir une règle comportant jusqu’à 5 conditions.
8. Dans les champs Conditions, indiquez si la règle s’applique à la description, au texte bancaire ou au montant. Sélectionnez ensuite Contient, Ne contient pas ou Est exactement, et saisissez la valeur ou le texte pour déterminer comment QuickBooks applique les règles.
9. Sélectionnez Type d’opération, Catégorie et Bénéficiaire dans la liste déroulante ▼.
   Note : Différentes options peuvent s’afficher selon les paramètres d’entreprise que vous avez activés.
10. Sélectionnez Enregistrer.

Apparier les opérations de journal en utilisant un compte bancaire

Si vous payez les employés à l’aide de fichiers ABA (fichiers de paiements groupés), vous pouvez changer le compte de paiement bancaire par défaut pour votre compte bancaire au lieu du compte de compensation. Vous pouvez ainsi apparier les paiements directement sans ajouter de dépenses supplémentaires pour compenser le compte de compensation.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Paramètres de la paie.
2. Dans la section Comptabilité, sélectionnez l’icône de crayon .
3. Dans la page Préférences de comptabilité, vérifiez les comptes.
4. Exécutez votre paie normale.
5. À la page Opérations bancaires, appariez l’écriture de journal au paiement effectué.