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Ajouter un nouvel employé à votre paie

Découvrez comment ajouter et configurer un employé dans votre logiciel QuickBooks Paie.

Voici comment faire. Suivez ces étapes, que vous configuriez la paie pour la première fois ou que vous ajoutiez un nouvel employé à votre équipe.

Remarque : Si vous devez modifier les renseignements d’un employé existant, consultez plutôt Modifier les renseignements sur l’employé dans Paie.

Étape 1 : Obtenir les renseignements sur l’employé

Voici les renseignements dont vous avez besoin avant d’ajouter un employé dans le système de paie :

  • Le formulaire TD-1 : le certificat de retenues de l’employé pour des données personnelles comme le nom, l’adresse, le numéro d’assurance sociale, les personnes à charge et les rajustements. Vous pouvez demander à vos employés de saisir ces renseignements. Toutefois, vous devez garder une copie des renseignements dans vos dossiers.
  • L’adresse courriel : envoyez une invitation à votre employé afin qu’il ajoute ses renseignements personnels et qu’il ait accès à ses fiches de paie, à ses feuillets T4 et à ses relevés 1 en ligne.
  • Le lieu de travail : l’adresse où votre employé travaille.
  • Les renseignements sur la paie : le salaire de l’employé ou son taux de rémunération, les autres types de paies ainsi que l’échéancier de paie (la fréquence de paie).
  • Les renseignements sur le dépôt direct : le numéro d’acheminement bancaire de l’employé et son numéro de compte. Les employés peuvent ajouter jusqu’à deux comptes bancaires.
  • L’historique de paie : cela s’applique uniquement si vous configurez le service QuickBooks Paie pour la première fois. Si c’est le cas, et que vous avez déjà payé vos employés cette année, vous aurez besoin du cumul annuel de leurs fiches de paie afin d’avoir les totaux de fin d’année exacts pour l’impôt, etc. Nous allons vous l’expliquer, mais assurez-vous d’avoir ces renseignements.

Étape 2 : Ajouter l’employé

Maintenant que vous avez les documents nécessaires, configurez votre nouvel employé. Si vous devez modifier les renseignements d’un employé déjà inscrit dans le système, consultez plutôt Modifier les renseignements sur l’employé dans Paie.

Sélectionner votre logiciel de paie pour commencer

Vous avez deux options pour ajouter votre nouvel employé dans QuickBooks Paie :

  • Configurez des renseignements, puis envoyer une invitation à l’employé afin qu’il ajoute le reste. Pour ce faire, invitez-le à se joindre à QuickBooks Main-d’œuvre à l’aide d’un lien par courriel.
  • Configurez et ajoutez tous les renseignements sur l’employé.
Si vous avez plusieurs employés, vous gagnerez du temps en leur envoyant une invitation à remplir ces renseignements. Ceci leur donnera également la possibilité de consulter leurs fiches de paie, leurs feuillets T4 et leurs relevés 1 en ligne en tout temps. Notez que cette option n’est disponible qu’après avoir terminé la configuration initiale de la paie.

Ajouter votre employé à la paie

  1. Ouvrez QuickBooks en ligne et accédez à Paie.
  2. Sélectionnez Employés, puis Ajouter un employé.
  3. Si vous voulez que l’employé ajoute ses renseignements, saisissez les éléments suivants dans la section Info personnelle :
    • le prénom et le nom;
    • la date d’embauche;
    • l’adresse courriel.
    • Votre employé reçoit un courriel l’invitant à saisir son adresse, son numéro d’assurance sociale, son formulaire TD1 et ses renseignements bancaires dans QuickBooks Main-d’œuvre.
  4. Saisissez les renseignements dans chaque section, puis sélectionnez Terminer.

Conseil : Voici des liens utiles pour gérer de nouveaux employés

Configurer des paramètres par défaut pour les employés

Vous pouvez configurer des paramètres par défaut pour les employés dans QuickBooks Desktop pour les éléments qui s’appliquent à tous vos employés ou à la majorité. Chaque fois que vous ajoutez un employé, les paramètres par défaut s’affichent automatiquement dans le profil de l’employé afin que vous gagniez du temps. Ces paramètres peuvent comprendre :

  • l’échéancier ou la fréquence de paie;
  • les politiques de congés de maladie ou de congés annuels;
  • l’état de travail ou d’impôt;
  • les gains ou les retenues.

Pour accéder aux paramètres par défaut pour les employés, vous devez ouvrir une session en tant qu’administrateur QuickBooks :

  1. Sélectionnez Modifier, puis Préférences.
  2. Sélectionnez Paie et Employés, puis Préférences de l’entreprise.
  3. Sélectionnez Paramètres par défaut, puis saisissez les modifications que vous voulez effectuer.
  4. Sélectionnez deux fois OK pour enregistrer les modifications.

Ajouter votre employé à la paie

  1. Sélectionnez Employés, puis Centre Employés.
  2. Sélectionnez Nouvel employé et saisissez ses renseignements. Vous devez remplir plusieurs champs. Voici une liste des champs obligatoires dans chaque onglet :
    • Renseignements personnels – le prénom, le nom de famille et le numéro d’assurance sociale.
    • Adresse et Coordonnées – inscrivez l’adresse de domicile et l’adresse courriel si vous voulez inviter vos employés à consulter leurs fiches de paie, leurs feuillets T4 et relevés 1 en ligne.
    • Renseignements supplémentaires – aucun champ obligatoire.
    • Renseignements sur la paie – l’échéancier ou la fréquence de paie, le type de paie, le taux de rémunération et l’impôt fédéral et provincial. Ajoutez les retenues, les politiques de congés de maladie ou de congés annuels et le dépôt direct, au besoin.
    • Renseignements relatifs à l’emploi – la date d’embauche.
    • Indemnisation des accidentés du travail (pour QuickBooks Desktop Payroll Assisted et Enhanced Payroll uniquement) assignez un code d’indemnisation des accidentés du travail si vous voulez effectuer le suivi à l’aide de QuickBooks.
  3. Sélectionnez OK.

Conseil : Voici des liens utiles pour gérer de nouveaux employés

Étape 3 : Effectuer la configuration du nouvel État si vous avez ajouté un employé qui vit ou travaille dans un autre État

Si vous avez reçu un courriel ayant pour objet De nouveaux renseignements sont nécessaires pour la configuration des impôts de l’entreprise ou si votre employé vit ou travaille dans un État différent de celui où votre entreprise est située, vous aurez peut-être besoin de configurer l’impôt et d’en payer dans cet État.

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