Apprenez comment configurer un nouvel employé dans QuickBooks en ligne Paie et QuickBooks Desktop Payroll.
Il y a beaucoup à faire quand vous embauchez un nouveau membre d’équipe : vous devez le présenter, le former, remplir les formalités d’embauche et l’ajouter à la paie. Que vous configuriez la paie pour la première fois ou que la paie soit configurée depuis un certain temps, vous devrez y ajouter les nouveaux employés. Suivez ces étapes pour les ajouter à votre paie.
Si vous devez modifier les renseignements d’un employé existant, consultez plutôt Modifier les renseignements d’un employé dans QuickBooks Paie.
Étape 1 : Obtenir les renseignements sur l’employé
Voici les renseignements dont vous avez besoin avant d’ajouter un employé dans la paie :
- Formulaire TD-1 : Déclaration des crédits d’impôt personnels de données personnelles comme le nom, l’adresse, le numéro d’assurance sociale, les personnes à charge et les rajustements. Vos employés peuvent saisir ces renseignements lorsque vous leur envoyez une invitation. Vous devez toutefois garder une copie de ces renseignements dans vos dossiers.
- L’adresse courriel : envoyez une invitation à l’employé pour qu’il ajoute ses renseignements personnels et qu’il ait accès à ses fiches de paie et à ses feuillets T4 ou relevés 1 en ligne.
- Le lieu de travail : l’adresse où l’employé travaille.
- Les renseignements sur la paie : le salaire de l’employé ou son taux de rémunération, les autres types de paies ainsi que l’échéancier (ou la fréquence) de paie.
- Les renseignements sur le dépôt direct : le numéro d’acheminement bancaire de l’employé et son numéro de compte. Les employés peuvent ajouter jusqu’à deux comptes bancaires.
- L’historique de paie : s’applique uniquement si vous configurez le service de paie QuickBooks pour la première fois. Si tel est le cas et que vous avez déjà payé vos employés cette année, vous aurez besoin du cumul annuel de leurs fiches de paie afin d’avoir les totaux de fin d’année exacts pour l’impôt, etc. Nous allons vous guider à travers les étapes, mais assurez-vous d’avoir ces renseignements.
Étape 2 : Ajouter votre employé
Maintenant que vous avez les documents nécessaires, configurons votre nouvel employé.
Si vous devez modifier les renseignements d’un employé déjà inscrit dans le système, consultez plutôt Modifier les renseignements d’un employé dans QuickBooks Paie. Sélectionner votre logiciel de paie pour commencer
QuickBooks en ligne Paie
Vous avez deux options pour ajouter votre nouvel employé dans QuickBooks Paie :
- Configurez certains renseignements, puis inviter votre employé pour ajouter le reste. Pour ce faire, invitez-le à se joindre à QuickBooks Main-d’œuvre en lui envoyant un courriel contenant un lien vers ce logiciel.
- Configurez et ajoutez tous les renseignements sur l’employé.
| Si vous avez plusieurs employés, vous gagnerez beaucoup de temps en les invitant à ajouter leurs renseignements. Cela leur donnera également la possibilité de consulter leurs fiches de paie et leurs feuillets T4 ou relevés 1 en ligne en tout temps. Remarque : Ceci est disponible seulement après vous avez terminé la configuration initiale de la paie. |
Ajouter un employé à la paie
- Ouvrez QuickBooks en ligne et allez à Paie,
- Naviguer vers Employés (Accéder) et sélectionnez Ajouter un employé,
- Si vous voulez que l’employé ajoute certains de ses propres renseignements, saisissez ce qui suit dans le champ Info personnelle section :
- Le prénom et le nom de famille
- La date d’embauche
- L’adresse courriel
- QuickBooks lui enverra automatiquement par courriel une invitation à QuickBooks Main-d’œuvre. Votre employé peut saisir son adresse, son numéro d’assurance sociale, son formulaire TD1 et ses renseignements bancaires.
- Saisissez les renseignements demandés dans chaque section.
- Sélectionnez Terminer.
Liens utiles pour gérer les nouveaux employés :
Quickbooks Desktop Payroll
Configurer les paramètres par défaut des employés
Vous pouvez configurer les paramètres par défaut qui s’appliquent à l’ensemble ou à la majorité de vos employés dans QuickBooks Desktop. Chaque fois que vous ajoutez un employé, les paramètres par défaut s’affichent automatiquement dans le profil de l’employé pour vous faire gagner du temps. Ces paramètres peuvent comprendre :
- L’échéancier ou la fréquence de paie
- Les politiques relatives aux congés de maladie ou aux congés annuels
- La province de travail/l’impôt fédéral
- Les gains ou les retenues
Pour accéder aux paramètres par défaut des employés, vous devez ouvrir une session en tant qu’administrateur QuickBooks :
- Naviguer vers Modifier et sélectionnez Préférences,
- Sélectionnez Paie et employés, puis Préférences de l’entreprise.
- Sélectionnez Paramètres par défaut des employés, puis saisissez les modifications à apporter.
- Sélectionnez deux fois OK pour enregistrer les modifications.
Ajouter un employé à la paie
- Navigue vers Employés et sélectionnez Centre employés,
- Sélectionner Nouvel employé et saisissez les renseignements de l’employé. Voici une liste des champs obligatoires dans chaque onglet :
- Renseignements personnels : prénom, nom de famille et numéro d’assurance sociale
- Adresse et coordonnées : adresse domiciliaire et adresse courriel à utiliser pour inviter les employés à consulter leurs fiches de paie et leurs feuillets T4 ou relevés 1 en ligne
- Renseignements supplémentaires : aucun champ obligatoire
- Renseignements sur la paie : échéancier ou fréquence de paie, type et taux de paie, impôt fédéral et autres taxes. Ajoutez les retenues, les politiques relatives aux congés de maladie ou aux congés annuels et les renseignements sur le dépôt direct, au besoin.
- Info sur l’emploi : Date d’embauche
- Sélectionnez OK.
Étape 3 : Configurer une nouvelle province si vous avez ajouté un employé qui vit ou travaille dans une autre province
Si vous avez reçu un courriel concernant les nouveaux renseignements nécessaires pour la configuration des impôts de l’entreprise, ou si l’employé vit ou travaille dans une province différente de celle où se trouve votre entreprise, vous devrez peut-être configurer et payer des impôts dans cette province.
