Facturer des dépenses de projet aux clients dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment créer des factures pour les dépenses de projet dans QuickBooks en ligne Plus et Options avancées.

Après avoir configuré la fonction Projets, vous pourrez facturer au client des dépenses particulières liées à un projet (y compris les feuilles de temps). Suivez les étapes ci-dessous pour facturer les heures travaillées et le matériel, ou encore pour facturer un prix fixe, à votre client.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Déterminez la méthode de facturation du projet
• Activer les dépenses facturables
• Rendre les dépenses de projet facturables
• envoyer au client une facture pour les dépenses facturables

Étape 1 : Déterminer la méthode de facturation du projet

Si vous facturez les heures travaillées et le matériel, vous enverrez généralement une facture au client pour les heures travaillées et les dépenses particulières liées à un projet. Vous devrez marquer vos dépenses et vos feuilles de temps liées à un projet comme facturables afin de pouvoir les ajouter aux factures.

Si vous facturez un prix fixe, il n’est généralement pas nécessaire de créer une facture pour les dépenses particulières liées à un projet. Vous enverrez plutôt au client un devis pour le projet en entier. Une fois le projet lancé, vous pourrez convertir le devis en facture.

Cependant, vous pourriez à l’occasion devoir facturer des dépenses propres à un projet. Par exemple, un client pourrait vous demander d’effectuer des tâches supplémentaires qui ne sont pas comprises dans le plan initial du projet.

Étape 2 : Activer les dépenses facturables

Si ce n’est pas déjà fait, activez l’option des dépenses facturables.

1. Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Dépenses.
3. Allez à la section Factures et dépenses et sélectionnez-la pour la développer.
4. Activez l’option Rendre les dépenses et les articles facturables.
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé pour fermer la fenêtre des paramètres.

Vous pourrez désormais rendre n’importe quelle dépense ou feuille de temps facturable dans QuickBooks.

Étape 3 : Rendre des dépenses de projet facturables

Allez à Projets (Accéder), puis Sélectionnez votre projet,

Conseil : Vous pouvez personnaliser votre menu en sélectionnant ⚙ Paramètres du menu, puis sélectionnez les onglets que vous voulez rendre facilement accessibles.

Dépenses de projet

1. Sélectionnez Ajouter au projet, puis Dépense.
2. Ajoutez des dépenses au formulaire.
3. Cochez la case Facturable à côté de chaque article.
4. Sélectionnez le projet dans le menu déroulant Client/Projet (il ne s’agit pas du bénéficiaire de la dépense).
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Feuilles de temps du projet

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Feuille de temps hebdomadaire.
3. Sélectionnez un employé.
4. Rajustez la période au besoin.
5. Ajoutez le nombre d’heures travaillées pour cette journée ou cette semaine.
6. Dans la section Détails, sélectionnez un client ou un projet pour ajouter le projet.
7. Sélectionnez Facturable (/h) pour rendre la feuille de temps facturable.
8. Ajoutez d’autres détails au besoin, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Remarque : Si vous utilisez QuickBooks Time, vos employés peuvent faire le suivi des heures travaillées directement sur le projet que vous configurez. Assurez-vous d'approuver et d'exporter ces feuilles de temps pour qu’elles s’affichent dans votre projet.

Étape 4 : Facturer les dépenses facturables au client

Maintenant que l’ensemble de vos dépenses et de vos feuilles de temps liées au projet sont facturables, retournez à l’onglet Aperçu du projet.

1. Sélectionnez Ajouter au projet, puis Facture.
2. Sélectionnez le client à qui vous voulez envoyer la facture dans le menu déroulant Client.
3. Vos feuilles de temps et dépenses facturables s’afficheront dans l’onglet Ajouter à la facture panneau. Ajoutez toutes les heures ou dépenses facturables que vous voulez facturer.
4. Remplissez le reste des champs de la facture, puis envoyez-la au client.

Si vous voulez facturer des feuilles de temps ou des dépenses individuelles :

1. Ouvrez votre projet.
2. Allez à l’onglet Opérations.
3. Repérez la feuille de temps ou la dépense facturable pertinente dans la liste.
4. Sélectionnez Créer une facture dans la colonne Action.
5. Remplissez le reste des champs de la facture, puis envoyez-la au client.

Lorsque vous suivez ces étapes, QuickBooks associe automatiquement la dépense facturable et la facture à votre projet.