Apprenez comment importer vos listes de contacts de clients ou de fournisseurs à partir d’Outlook, d’Excel et de Gmail.
Avez-vous une liste de clients ou de fournisseurs que vous aimeriez importer dans QuickBooks en ligne? Nous vous montrerons comment exporter votre liste sous forme de feuille de calcul à partir d’Outlook, de Gmail ou d’Excel. Ensuite, nous vous montrerons comment les importer directement dans QuickBooks.
Dans cet article, vous apprendrez ce qui suit :
- Ce que vous devez savoir avant d’importer des contacts
- Exportation de vos contacts
- Vérification du fichier exporté
- Importation de vos contacts
- En savoir plus sur les autres types d’importations
À savoir avant d’importer des contacts à partir d’Outlook, d’Excel ou de Gmail
- La taille maximale des fichiers est de 2 Mo ou 1 000 lignes. Pour importer une liste plus volumineuse, vous devrez la diviser et faire plusieurs importations.
- Les comptes rattachés ne peuvent pas être importés. Nous vous recommandons de changer les comptes rattachés en comptes principaux avant l’importation. Vous pourrez ensuite les modifier après l’importation.
- Si le fichier est importé incorrectement et doit être réimporté, votre liste de clients ou de fournisseurs ne sera pas écrasée, ce qui peut créer des saisies en double. Vous devrez supprimer les clients ou les fournisseurs importés avant de réimporter, ou modifier chacun d'eux individuellement.
- Les saisies dans le champ Nom doivent être uniques, Un fournisseur, un client ou un employé ne peut pas avoir le même nom qu’un autre.
- L’importation ne prend en charge qu’une seule adresse courriel. Ne vous inquiétez pas, vous pourrez en ajouter d’autres dans QuickBooks plus tard.
- Lorsque vous importez des contacts à partir d’une feuille de calcul (y compris des fichiers exportés à partir d’Excel et au format CSV), assurez-vous que :
- Les en-têtes de colonne se trouvent sur la première ligne.
- Les contacts sont sur la feuille de calcul 1.
- La feuille de calcul ne contient pas de formules, de graphiques ou de lignes vides.
- La feuille de calcul ne contient aucune erreur, comme #REF!, #NOM?, # N/A ou #VALEUR!.
- Les noms ne contiennent pas de deux-points (:) ni de guillemets (« »).
Exporter des contacts à partir d’Outlook ou de Gmail
Si vous avez une liste de contacts dans Outlook ou Gmail, vous pouvez exporter un fichier CSV de vos contacts et l’importer dans QuickBooks.
Exporter des contacts à partir d’Outlook
- Sélectionner Fichier, puis Ouvrir et exporter et Importer/Exporter,
- Dans l’assistant Importer et exporter, sélectionnez Exporter vers un fichier et choisissez Valeurs séparées par une virgule pour le type.
- Sélectionnez le dossier dans lequel vous conservez les coordonnées de vos clients et suivez les instructions affichées à l’écran pour enregistrer le fichier exporté. Assurez-vous de noter l’endroit où le fichier est enregistré.
Exporter des contacts de Gmail
- Connectez-vous à Gmail.
- Sélectionnez Applis Google, puis choisissez Contacts.
- Sélectionner Exporter,
- Indiquez si vous voulez exporter tous les contacts ou seulement un groupe.
- Sélectionnez le .Outlook CSV ou Google CSV format, puis Exporter,
- Sélectionnez un emplacement pour enregistrer votre fichier, puis sélectionnez OK,
Pour importer une feuille de calcul dans QuickBooks, vous devez la formater correctement. En savoir plus sur descriptions et restrictions des champs de contact. Ensuite, suivez ces étapes pour créer votre feuille de calcul.
- Créez une nouvelle feuille de calcul dans Excel.
- Assurez-vous d'utiliser la feuille1 de la feuille de calcul.
- Assurez-vous que la ligne 1 de votre feuille de calcul est remplie comme la colonne de la feuille de calcul ci-dessous (sous les lettres majuscules). Par exemple, nommez la colonne A, ligne 1 ,Nom complet. Nommez la colonne B, ligne 1 ,Nom de l’entreprise, etc. Assurez-vous également qu’il n’y a pas de cellules vides ou d’autres en-têtes en haut de la feuille de calcul.
- Remplissez votre feuille de calcul avec les renseignements de vos contacts. Vous pouvez laisser en blanc toute information que vous n’avez pas. Note : L’importation mappe l’adresse du contact au champ d’adresse de facturation dans QuickBooks en ligne.
- Si vous utilisez Excel, enregistrez la feuille de calcul en tant que fichier XLS ou XLSX et notez l’endroit où vous l’enregistrez.
Vérifier le fichier exporté
Avant d’importer vos contacts, il est important de vérifier l’information et de vous assurer que tout semble correct. Si l’importation comporte des erreurs, la correction ou la suppression manuelle des contacts importés peut prendre du temps.
- Ouvrez le fichier CSV ou XLSX que vous avez enregistré et vérifiez son exactitude.
- Vérifiez que les titres des colonnes de votre feuille de calcul dans la ligne 1 correspondent à l’exemple de feuille de calcul ci-dessus.
- Vérifiez les contacts, remplissez les renseignements manquants et corrigez les erreurs.
- Assurez-vous que le fichier ne dépasse pas la limite de 2 Mo ou de 1 000 lignes. Si c’est le cas, divisez-le en plusieurs fichiers d’importation.
Importer des contacts
Maintenant que votre feuille de calcul est exacte, vous êtes prêt à importer vos contacts dans QuickBooks en ligne.
- Connectez-vous à QuickBooks.
- Sélectionnez Paramètres ⚙. Sélectionnez ensuite Importer des données.
- Sélectionnez Clients ou Fournisseurs, selon ce que vous importez.
- Sélectionnez Parcourir pour téléverser le fichier à partir de votre ordinateur. Choisissez le fichier et sélectionnez Ouvrir.
- Sélectionnez Suivant.
- Dans la colonne Votre champ, sélectionnez chaque icône de petite flèche ▼. Ensuite, appariez votre champ au champ QuickBooks en ligne correspondant.
- Sélectionnez Aucun appariement si vous avez un champ qui n’a pas de colonne correspondante dans votre feuille de calcul.
- Confirmez vos contacts. Décochez toutes les cases que vous ne voulez pas enregistrer.
- Si tout semble correct, sélectionnez Importer.
En savoir plus sur les autres types d’importations
- Produits et services : importer des produits et services
- Plan comptable : importer un plan comptable
- Opérations bancaires : téléverser plus de 90 jours d’opérations bancaires
- Recréation de la liste à partir d’un autre fichier d’entreprise : déplacer vos listes vers QuickBooks en ligne