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Saisir des factures à payer et des paiements de factures dans QuickBooks en ligne

Découvrez comment faire le suivi des factures à payer et des paiements de factures.

En plus d’effectuer le suivi des ventes, QuickBooks en ligne facilite l’enregistrement des dépenses d’entreprise. En saisissant vos revenus et vos dépenses, vous aurez un portrait plus complet de votre entreprise et de vos profits.

Si vous prévoyez payer la dépense plus tard, saisissez-la comme une facture à payer. Vous pouvez consigner les factures une à la fois ou en lot pour plusieurs fournisseurs en même temps. Si vous avez déjà payé une dépense d’entreprise, saisissez-la comme une dépense. Ces types d’opérations indiquent à QuickBooks comment tout enregistrer. Voici comment saisir des factures à payer et consigner leur paiement dans QuickBooks.

Assurez-vous de connaître la différence entre les factures, les chèques et les dépenses.

Étape 1 : Saisir les factures dans QuickBooks

Voici comment consigner la facture que vous envoie un fournisseur :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Facture.
  3. Dans le menu déroulant Fournisseur ▼, sélectionnez le fournisseur.
  4. Dans le menu déroulant Conditions ▼ sélectionnez les modalités de la facture. Elles correspondent aux attentes du fournisseur quant au paiement.
  5. Saisissez la  date de facturation la date d’échéance et  le numéro de la facture comme ils s’affichent sur cette dernière.
  6. Saisissez les détails sur la facture à la section Détails de la catégorie. Dans le menu déroulant Catégorie, sélectionnez le  compte de dépenses que vous utilisez pour faire le suivi des opérations de dépenses. Saisissez ensuite une description.  Conseil :  Vous pouvez également saisir des produits et services spécifiques dans la section Détails des articles pour détailler la facture.
  7. Saisissez le  Montant et la taxe.
  8. Si vous envisagez de facturer la dépense à un client, cochez la case Facturable et saisissez son nom dans le champ Client. Pour en savoir plus à propos des dépenses facturables, cliquez ici.
  9. Si vous payez la facture à l’aide d’un Boleto, inscrivez son code dans le champ prévu à cet effet. Si vous exportez un fichier CNAB ultérieurement, cela facilitera le processus.
  10. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Conseil : Si votre entreprise compte de multiples lieux de travail ou secteurs d’activité, vous pouvez également sélectionner les emplacements à partir du menu déroulant Lieux ▼. Découvrez comment activer et utiliser le suivi par lieu.

Consigner le paiement de factures

Il y a deux façons d’enregistrer le paiement d’une facture. Suivez les étapes de la section sur le paiement par carte de crédit ou par chèque.

Utilisez cette méthode pour consigner les paiements comptant ou par carte de crédit. Enregistrez les paiements séparément chaque fois que vous les faites.

Note importante : Cette démarche ne vise qu’à enregistrer les paiements que vous faites aux fins de comptabilité. Vous devez traiter les paiements comme le demande votre fournisseur.

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Payer les factures.

Toutes les factures à payer que vous avez saisies dans QuickBooks s’afficheront, y compris leur solde et leur date d’échéance. Par défaut, les factures des 365 derniers jours s’affichent. Pour modifier la période ou pour voir un bénéficiaire en particulier (p. ex., un fournisseur), appliquez un  filtre.

Pour enregistrer le paiement d’une facture :

  1. Dans la liste déroulante Compte de paiement, sélectionnez le compte à partir duquel vous payez la facture. Par exemple, si vous avez effectué le paiement depuis votre compte chèques, sélectionnez ce compte. Conseil : Vous pouvez consigner le paiement d’une même facture depuis différents comptes (notamment si une partie est payée par chèque et l’autre partie par carte de crédit), ou enregistrer des paiements distincts sur plusieurs jours.
  2. Si vous sélectionnez le compte chèques ou d’épargne, vous pouvez saisir le  numéro du premier chèque. Cette étape est facultative.
  3. Saisissez la date de paiement.
  4. Cochez les cases qui correspondent aux factures payées.
  5. Dans la colonne Paiement, saisissez le montant payé pour chaque facture. Conseil : Si un fournisseur vous a octroyé un crédit, vous pouvez l’inscrire à la colonne  Crédit appliqué.
  6. Une fois cette étape terminée, passez au menu déroulant Planifier les paiements en ligne ▼. Sinon, sélectionnez Planifier les paiements en ligne pour en apprendre davantage sur les options de paiement disponibles.

Chaque fois que vous enregistrez un paiement, il s’affiche dans le menu Dépenses. Les factures s’affichent comme payées et les chèques sont prêts à imprimer. Pour en savoir plus sur la fonction d’impression des chèques dans QuickBooks en ligne, cliquez ici.

Ne suivez ces étapes que si vous avez payé par chèque. Cette procédure consigne le paiement d’une façon précise qui assure l’exactitude des données dans QuickBooks :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Chèque.
  3. Dans le menu déroulant Bénéficiaire, sélectionnez le fournisseur que vous avez payé. Une  fenêtre contenant toutes les factures en attente s’affichera.
  4. Sélectionnez Ajouter pour ajouter une facture impayée. Note : Si vous ne voyez pas cela, sélectionnez la petite flèche à côté du montant. Si vous détenez un crédit auprès du fournisseur, vous pouvez également l’ajouter à la  section Crédits.
  5. Dans la liste déroulante Compte bancaire, sélectionnez le compte à partir duquel vous faites le chèque.
  6. Dans le champ Montant, saisissez le montant du chèque.
  7. À la section Opération non réglée, sélectionnez les factures que le chèque a servi à payer. Conseil : Si le chèque couvrait plusieurs factures, cochez toutes les cases qui correspondent à celles-ci. Vous pouvez fractionner le paiement et saisir le montant pour chaque facture dans la colonne Paiement.
  8. Une fois cette étape terminée, sélectionnez Enregistrer et nouveau ou Enregistrer et fermer.
  9. Sélectionnez Imprimer ou prévisualiser puis Imprimer le remboursement des dépenses ou Imprimer un chèque.

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