S’ils ont effectué des dépenses d’entreprise à partir de leurs fonds personnels, vous pouvez rembourser les employés dès maintenant, ou encore enregistrer ces dépenses et les rembourser plus tard. Nous allons vous montrer comment procéder.
| Note : Si vous devez rembourser un entrepreneur, assurez-vous qu’il est désigné comme fournisseur. Vous pourrez ensuite ajouter une facture et la payer. |
Rembourser un employé dès maintenant
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sélectionnez Chèque ou Dépense.
- Sélectionnez la liste déroulante Bénéficiaire ▼ et recherchez le nom de l’employé.
- Sélectionnez la liste déroulante Catégorie ▼, puis sélectionnez un compte de passif. Note : Si vous n’en avez pas encore, vous pouvez ajouter un nouveau compte.
- Saisissez les autres renseignements :
- Montant : saisissez le montant dû à l’employé. (Répartissez le montant entre différents postes si vous faites un suivi ou que vous rendez le montant facturable pour plusieurs clients.)
- Facturable : (facultatif) cochez la case sous Facturable pour compenser la dépense sur la facture de votre client.
- Client : (facultatif) sélectionnez un client dans la liste déroulante si vous voulez faire le suivi de la dépense pour un ou plusieurs clients particuliers. (Note : Les champs Client et Facturable ne sont pas disponibles dans QuickBooks en ligne Démarrage, mais vous pouvez activer la fonction dans QuickBooks en ligne Plus. Consultez l’article sur la comptabilisation des dépenses facturables.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Enregistrer une dépense à payer plus tard
- Sélectionnez + Nouveau. puis sélectionnez Écriture de journal,
- À la première ligne :
- Sous Compte, sélectionnez votre compte de passif.
- Sous Crédits, saisissez le montant que vous devez à l’employé.
- Sélectionnez la liste déroulante Nom ▼ et recherchez le nom de l’employé.
- À la deuxième ligne :
- Sous Compte, sélectionnez le compte de dépenses qui correspond au type d’achat effectué par l’employé.
- Sous Débits, saisissez le montant de l’achat.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Après avoir enregistré la dépense dans une écriture de journal, vous pourrez rembourser l’employé en utilisant l’option chèque ou dépense.
Consulter les remboursements à l’employé
Si vous n’avez pas remboursé toutes les dépenses de l’employé, vous pouvez exécuter un rapport Détails des opérations pour connaître le solde dû.
- Allez à Rapports (Accéder). Recherchez Détails des opérations par compte.
- Ouvrez le rapport, puis sélectionnez Personnaliser.
- Dans la section Général, sélectionnez la liste déroulante Période couverte par le rapport ▼ et choisissez la période associée à votre opération.
- Dans la section Lignes/Colonnes, sélectionnez la liste déroulante Regrouper par ▼, puis Employé.
- Dans la section Filtre, sélectionnez la liste déroulante Compte de distribution ▼, puis choisissez le compte de remboursement des employés ou le compte de passif que vous avez créé.
- Sélectionnez la liste déroulante Employé ▼, puis choisissez le nom de l’employé. Note : Si vous voulez que le rapport indique ce que vous devez à tous les employés, laissez le paramètre réglé sur Tout.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.