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Configurer et faire le suivi de vos stocks dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment faire le suivi de vos stocks dans QuickBooks en ligne Plus.

QuickBooks en ligne a tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos stocks. Effectuez le suivi des articles que vous avez en stock, recevez des alertes quand il est temps de vous réapprovisionner, et ayez une vue d’ensemble de vos achats et de vos ventes. Vous pouvez également saisir des produits et services hors stock pour les ajouter rapidement à vos formulaires de vente. Nous vous aiderons à configurer le tout et à faire vos premiers pas.

Des fonctions de suivi du stock sont disponibles pour QuickBooks en ligne Plus. Si vous n'avez pas le compte Plus, mettre à niveau votre abonnement à QuickBooks pour commencer à faire le suivi de votre stock.

Étape 1 : Activer le suivi des stocks

Si vous ne l’avez pas encore fait, activez ces paramètres afin de pouvoir ajouter vos stocks.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez Ventes.
  3. Sélectionner Modifier ✎ dans la section Produits et services.
  4. Activez l’option Afficher la colonne Produit/service sur les formulaires de vente.
  5. Activez les options Suivi de la quantité et des prix/taux et Suivi de la quantité en stock.
  6. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.

QuickBooks considère toujours les premiers articles que vous achetez comme les premiers que vous vendez. Les comptables appellent cette méthode « premier entré, premier sorti » ou PEPS.

Ce ne sont pas tous les logiciels comptables qui utilisent la méthode PEPS.

Étape 2 : Ajouter vos articles en stock

Vous pouvez maintenant ajouter vos articles en stock ainsi que d'autres produits et services que vous vendez dans QuickBooks. Cela vous permet de les ajouter rapidement à vos formulaires de vente. Les étapes pour ajouter des articles de stock, des articles hors stock et des services sont légèrement différentes :

Ajouter des produits dont vous voulez faire le suivi dans votre stock

  • Suivez les étapes pour ajouter des articles en stock. Il s'agit de produits que vous vendez et qui vous permettent de configurer et de faire le suivi des quantités de produits.

Ajouter les produits et services que vous achetez ou vendez, mais qui ne font pas l'objet d'un suivi dans le stock

  • Suivez les étapes pour ajouter des articles de service. Il s'agit des services que vous vendez à des clients. Par exemple : des services d’aménagement paysager ou de tenue comptable.
  • Suivez les étapes pour ajouter des articles hors stock. Il s’agit des articles que vous achetez ou vendez, mais dont vous n’effectuez pas le suivi (ou ne pouvez pas faire le suivi). Par exemple, écrous et boulons utilisés dans une installation.
  • Créer des offres groupées : Les offres groupées vous permettent de regrouper plusieurs produits ou services. Par exemple : un panier-cadeau de fruits, de fromages ou de vins. L'ajout de produits dans une offre groupée vous évite d'avoir à les sélectionner un à un sur les factures ou les reçus.

Note : : N'oubliez pas que QuickBooks ne fera pas le suivi des quantités pour les services, les articles hors stock et les offres groupées.

Étape 3 : Effectuer le suivi de vos ventes

Après avoir configuré tous vos articles en stock, vous pouvez en effectuer le suivi lorsqu’ils se vendent. Il existe deux façons d’effectuer le suivi de vos ventes :

QuickBooks soustrait alors de vos articles en stock la quantité qui figure sur la facture ou le reçu de vente.

Vérifiez les articles en stock et en commande

Vérifiez les articles en stock et en commande pendant que vous travaillez sur une facture ou un reçu de vente ou que vous effectuez toute autre opération. Glissez simplement le curseur de la souris sur la quantité que vous avez saisie pour en afficher les détails.

Si vous avez établi des seuils de réapprovisionnement, QuickBooks vous informe lorsque la quantité en stock d’un article est basse. Si vous configurez une alerte pour les actions de faible montant, QuickBooks vous avertira également lorsque le niveau le plus bas est atteint.

Note : Pour vérifier la quantité en stock de vos produits, allez à la Ventes menu puis le Produits et services onglet. Ou exécutez des rapports pour vérifier les quantités en stock à tout moment.

Étape 4 : Réapprovisionner vos stocks

QuickBooks vous informe quand le temps est venu de vous réapprovisionner. Vous pouvez commander des stocks directement dans QuickBooks. Ensuite, effectuez le suivi des articles que vous recevez de vos fournisseurs et de ceux en commande. Lorsque vous procédez ainsi, la quantité en stock augmente automatiquement en fonction du nombre d’articles que vous recevez.

Découvrez comment commander un article en rupture de stock ou dont la quantité en stock est basse.

Étape 5 : Utiliser des rapports pour vérifier l’état de vos stocks

Accédez à des rapports pour voir instantanément les articles les plus vendus, les articles en stock, le coût des marchandises et plus encore.

Découvrez comment utiliser des rapports pour voir l’état de vos stocks et leur rendement.

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