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Joindre des documents pour la transmission par la TED des déclarations TP1 modifiées grâce à la fonction Joindre un DOC

Quand les annexes et formulaires à joindre sont-ils transmis?

Revenu Québec (RQ) autorise la transmission de documents de soutien grâce à la fonction Joindre un DOC après l’envoi d’une déclaration modifiée mais avant la réception d’un avis de cotisation de RQ.

Quels types de fichiers sont acceptés?

Les types de fichiers suivants sont acceptés comme annexes et formulaires à joindre :

  • .pdf
  • .jpg
  • .jpeg
  • .tiff
  • .tif

Quelle est la taille maximale des annexes et formulaires à joindre?

La taille maximale est de 20 mégaoctets (Mo). Cette limite est établie par RQ.

Y a-t-il une limite au nombre d’annexes et de formulaires à joindre que l’on peut transmettre?

Le nombre maximal de documents est de 25 annexes et formulaires à joindre. Cette limite est établie par RQ.

Il existe trois méthodes pour joindre des documents :

  • immédiatement après avoir utilisé la fonction ReTRANSMETTRE pour un formulaire TP1;
  • à partir de l’option HyperDocs du menu déroulant Fichier;
  • à partir de l’option Joindre un DOC du menu déroulant TED.

Après avoir retransmis un formulaire TP1 (ReTRANSMETTRE)

Immédiatement après l’utilisation de la fonction ReTRANSMETTRE pour un formulaire TP1, la fenêtre suivante s’affiche pour vous inviter à transmettre des annexes et formulaires à joindre à RQ :

pcg_L2UPlqij8_FR_1.JPG

Cliquez sur le bouton Transmettre des pièces jointes à Revenu Québec.

L’assistant Joindre un DOC s’affiche.

pcg_L2UPlqij8_FR_2.JPG

À partir de l’option HyperDocs

1. Ouvrez la déclaration TP1.

2. Dans la barre d’outils supérieure, ouvrez le menu Fichier et sélectionnez l’option HyperDocs…

pcg_L2UPlqij8_FR_3.JPG

Le menu HyperDocs s’affiche.

3. Cliquez sur le lien Joindre un DOC.

pcg_L2UPlqij8_FR_4.JPG

L’assistant Joindre un DOC s’ouvre.

pcg_L2UPlqij8_FR_5.JPG

4. Continuez à la section Joindre des documents ci-dessous.

À partir de l’option Joindre un DOC

Dans la barre d’outils supérieure, ouvrez le menu TED et sélectionnez l’option Joindre un DOC...

pcg_L2UPlqij8_FR_6.JPG

L’assistant Joindre un DOC s’affiche.

pcg_L2UPlqij8_FR_7.JPG

L’assistant Joindre un DOC permet de joindre des documents à une déclaration TP1 déjà transmise.

Vous avez deux options pour sélectionner et joindre des documents : les glisser-déposer dans l’assistant, ou parcourir votre ordinateur pour les sélectionner.

Utiliser l’option glisser-déposer

1. Repérez le document que vous voulez joindre.

2. Cliquez sur le fichier puis maintenez le bouton de la souris enfoncé.

3. Faites glisser le fichier dans l’assistant Joindre un DOC; le document est ajouté dans l’assistant.

pcg_L2UPlqij8_FR_8.JPG

Utiliser l’option Parcourir

1. Cliquez sur le bouton Parcourir de l’assistant Joindre un DOC; une fenêtre s’affiche.

pcg_L2UPlqij8_FR_9.JPG

2. Naviguez jusqu’à l’emplacement du document.

3. Cliquez sur le document pour le joindre.

4. Cliquez sur le bouton Ouvrir; le document est ajouté dans l’assistant.

pcg_L2UPlqij8_FR_10.JPG

Utiliser l’option ACTIONS

Les options ACTIONS s’affichent dans l’assistant Joindre un DOC lorsque vous joignez un document.

Utilisez les icônes ACTIONS pour consulter ou supprimer la description des annexes et formulaires à joindre, au besoin.

pcg_L2UPlqij8_FR_11.JPG

Cliquez sur le bouton présentant une flèche pour consulter les documents joints.

Cliquez sur le bouton présentant une corbeille pour supprimer le document dans l’assistant.

Note : Une fois supprimé, le document se trouve toujours à son emplacement d’origine; il n’est supprimé que dans l’assistant Joindre un DOC.

Erreurs relatives aux documents joints

Si le document joint ne respecte pas les exigences de transmission, un message d’erreur s’affichera en rouge.

Vous devez corriger les erreurs avant d’enregistrer de nouveau. Voici un aperçu des causes d’erreurs possibles :

  • le nom du fichier contient des caractères spéciaux;
  • le fichier a été déplacé ou supprimé après avoir été joint.

1. Assurez-vous que tous les fichiers requis s’affichent à l’onglet Ajouter des pièces jointes de l’assistant des annexes et formulaires à joindre.

2. Cliquez sur le bouton Transmettre des pièces jointes à Revenu Québec.

pcg_L2UPlqij8_FR_12.JPG

La fenêtre « Transmission des pièces jointes » s’affiche.

pcg_L2UPlqij8_FR_13.JPG

La fenêtre de fin de soumission s’affiche.

pcg_L2UPlqij8_FR_14.JPG

La transmission de fichiers volumineux peut prendre quelques minutes.

Note : Ne fermez pas la fenêtre « Transmission des pièces jointes » pendant la transmission. Si vous fermez la fenêtre de transmission, les fichiers dont la transmission n’a pas pu être terminée se trouveront toujours dans la liste « Pièces jointes transmises », mais porteront la mention « Refusée ».

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La fenêtre Les pièces jointes ont été transmises s’affiche une fois que le document a bien été transmis.

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En cas d’échec de la transmission, un message d’erreur s’affiche.

pcg_L2UPlqij8_FR_17.JPG

Il comprend un code d’erreur de RQ et une explication de la cause du problème.

Corrigez le problème (par exemple, si un fichier est trop volumineux), puis joignez et transmettez le fichier de nouveau.

Il existe deux méthodes pour réviser le résultat et l’état d’une transmission :

  • à partir du menu Fichier > Propriétés;
  • en cliquant sur le bouton View transmission.

À partir du menu Fichier > Propriétés

1. Ouvrez la déclaration TP1.

2. Sélectionnez l’option Propriétés dans le menu déroulant Fichier.

La fenêtre Propriétés du fichier T1/TP1 s’affiche.

3. Révisez l’état de la transmission dans la fenêtre.

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En cliquant sur le bouton View transmission

4. Cliquez sur le bouton View transmissions; un enregistrement des transmissions et des états précédents s’affiche.

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5. Cliquez sur le lien Afficher le fichier qui se trouve à côté de chaque soumission pour consulter les informations relatives à la transmission.

1. Cliquez sur le bouton Imprimer le code de confirmation; l’enregistrement de la transmission s’ouvre dans votre assistant d’impression.

pcg_L2UPlqij8_FR_20.JPG

2. Imprimez l’enregistrement de la transmission et conservez-le dans vos dossiers.

La fonction HyperDocs de ProFile permet aux utilisateurs de réviser et de gérer des documents déjà transmis.

1. Ouvrez la déclaration TP1.

2. Dans la barre d’outils supérieure, ouvrez le menu Fichier et sélectionnez l’option HyperDocs…

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La fenêtre HyperDocs affiche un historique des tentatives de transmission des annexes et formulaires à joindre.

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3. Sélectionnez une annexe ou un formulaire à joindre et cliquez sur le « X » rouge dans le coin supérieur droit pour le supprimer dans HyperDocs.

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Ou encore, cliquez avec le bouton droit sur une annexe ou un formulaire à joindre et sélectionnez l’option Supprimer dans le menu.

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La fenêtre Confirmation s’affiche.

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4. Cliquez sur Oui pour supprimer l’annexe ou le formulaire à joindre dans HyperDocs.

Une fenêtre de confirmation s’affiche si la pièce jointe n’a pas été bien transmise.

5. Cliquez sur Oui pour supprimer l’annexe ou le formulaire à joindre dans HyperDocs.

L’annexe ou le formulaire à joindre est supprimé de la liste HyperDocs.

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