Vous n’avez pas besoin d’un diplôme en comptabilité pour faire la tenue de comptes dans QuickBooks. Néanmoins, c’est une bonne chose de connaître les principes de base. Utilisez le présent glossaire pour en savoir plus sur ce qui se passe dans les coulisses de QuickBooks.
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A
Actifs
Les actifs sont des articles que vous possédez et que vous utilisez pour gérer votre entreprise. Ils conservent généralement leur valeur pendant un an ou plus. Il existe quelques types d’actifs :
- Actifs à long terme : actifs que vous ne comptez pas vendre ni utiliser durant l’année suivant la date d’acquisition, par exemple des biens, des terrains ou des équipements.
- Actifs à court terme : articles physiques que vous possédez et que vous prévoyez vendre ou utiliser d’ici un an, par exemple les stocks, la petite caisse, les paiements anticipés pour les dépenses et les dépôts de garantie.
Exemple : Vous avez acheté un nouveau camion de livraison pour votre pizzeria. Le camion est une immobilisation corporelle. Vous avez aussi acheté une machine à remuer la pâte. Il s’agit également d’une immobilisation corporelle. (Voir aussi Passifs)
B
Balance de vérification
La balance de vérification est un rapport que les comptables utilisent pour s’assurer que les comptes sont équilibrés à la fin de l’exercice. Elle répertorie tous les comptes dans un plan comptable et leurs totaux sous forme de débits ou de crédits. Cela permet aux comptables de comparer les comptes côte à côte et de détecter rapidement les erreurs. Lorsque les crédits d’un compte ne correspondent pas aux débits d’un compte connexe, ceux-ci savent qu’il y a un problème. Contrairement au bilan, la balance de vérification ne regroupe pas les comptes par catégorie et présente les totaux sous forme de débits et de crédits. (Voir aussi Bilan)
Bilan
Le bilan vous donne un aperçu de la situation globale de votre entreprise à un moment donné. Il indique ce que vous possédez (actifs), ce que vous devez (passifs) et ce que vous avez investi dans votre entreprise (capitaux propres), notamment les ventes, les dépenses, le mobilier de bureau et les prêts. Contrairement à la balance de vérification, le bilan regroupe les comptes par catégorie : actifs, passifs et capitaux propres. Il présente également un sommaire des soldes des comptes sous forme de totaux en argent. C’est le rapport que la plupart des comptables utilisent pour évaluer la santé d’une entreprise. Ils examinent la valeur de ce qu’une entreprise possède et a investi et la soustraient de ce qu’elle doit. Ce calcul leur indique la valeur réelle de l’entreprise. Exemple : Si vous voulez demander un prêt, vous aurez besoin d’un bilan. Il s’agit de l’un de plusieurs rapports qui permettent à la banque de déterminer si vous êtes solvable.
Bénéfices non répartis
Les bénéfices non répartis sont un compte utilisé pour faire le suivi des bénéfices des périodes antérieures qui n’ont pas encore été distribués aux propriétaires.
Au début de l’exercice, QuickBooks transfère automatiquement le revenu net, c’est-à-dire le profit net ou la perte nette de l’exercice précédent qui n’a pas été retirée de l’entreprise par le propriétaire, dans le compte des bénéfices non répartis.
C
Capitaux propres
Les capitaux propres correspondent aux liquidités ou aux biens personnels qu’un propriétaire a investis directement dans son entreprise. Lorsqu’un propriétaire retire de l’argent de l’entreprise, on parle de retrait du propriétaire. Il existe de nombreuses façons de comptabiliser les capitaux propres. Cela dépend surtout de la façon dont vous établissez votre entreprise (propriétaire unique, société de personnes, société).
Capitaux propres
Les capitaux propres correspondent à la valeur potentielle de l’entreprise. Ils comprennent les investissements dans l’entreprise et englobent tous les profits et toutes les pertes. Il s’agit essentiellement de la valeur nette de votre entreprise. Pour calculer vos capitaux propres, soustrayez ce que votre entreprise doit (passifs) de ce qu’elle possède (actifs). Beaucoup de gens utilisent les capitaux propres pour évaluer la santé d’une entreprise. Une entreprise saine gagne plus qu’elle ne dépense. Rappelez-vous que vous n’avez pas besoin de vendre quoi que ce soit pour avoir des capitaux propres. Exemple : Les actifs de votre entreprise ont une valeur de 5 000 $. Vous avez un prêt bancaire de 2 000 $. Ce mois-ci, votre entreprise a fait 1 000 $ de profit. Vos capitaux propres actuels sont de 4 000 $ (5 000 $ - 2 000 $ + 1 000 $ = 4 000 $).
Comptes clients (CC)
Les comptes clients sont des comptes qui permettent de faire le suivi des sommes dues à votre entreprise. Il s’agit habituellement de factures que vos clients n’ont pas encore payées. Les comptes clients sont parfois identifiés par les lettres CC. QuickBooks fait le suivi des factures impayées dans vos comptes clients. Exemple : Vous avez envoyé 10 factures la semaine dernière. Vous n’avez pas encore été payé, alors elles font partie de vos comptes clients.
Comptes fournisseurs (CF)
Les comptes fournisseurs sont des comptes qui permettent de faire le suivi des sommes d’argent que votre entreprise doit à d’autres. Il s’agit habituellement des factures de vos fournisseurs que vous n’avez pas encore payées. Les comptes fournisseurs sont parfois identifiés par les lettres CF. QuickBooks fait le suivi de vos factures impayées dans vos comptes fournisseurs. Exemple : La semaine dernière, vous avez acheté 100 kg de café auprès de différents fournisseurs. Vous avez maintenant plusieurs factures impayées sur votre bureau. Ces factures font partie de vos comptes fournisseurs.
Coût des produits vendus
Le coût des produits vendus est le coût total de production des produits ou services que vous vendez. On parle aussi parfois de CPV, de coût des marchandises vendues, de coût des ventes ou de coût du service (CDS). Il s’agit d’une dépense pour votre entreprise. Si vous créez un article, le coût des produits vendus comprend les matériaux, la main-d’œuvre de production et les dépenses engagées pour vendre l’article. Ces coûts ont une incidence directe sur le profit que vous tirez des articles vendus. [Revenus des ventes]– [ CPV] = Montant réel que vous gagnez par article Le coût des produits vendus ne comprend que les coûts directs. Vous ne devez pas inclure les dépenses indirectes comme le loyer, le marketing ou la publicité. Exemple : Si une tasse que vous vendez à 5 $ coûte 2 $ à fabriquer, le coût des produits vendus est de 2 $.
D
Dépenses
Les dépenses sont les coûts des articles que vous utilisez pour votre entreprise. Cela comprend les produits et les services que vous utilisez pour gérer votre entreprise ainsi que des éléments comme les services publics. Dans QuickBooks, vous catégorisez vos dépenses dans différents comptes de dépenses pour en faciliter le suivi. Exemple : Votre téléphone de travail est un actif. Vos factures d’électricité et de téléphone sont des dépenses.
Dépréciation
La dépréciation est la perte de valeur d’un actif par rapport à son prix d’achat initial. Tous vos biens matériels (voitures, ordinateurs, équipements, machines, etc.) perdent de la valeur avec le temps. Cette perte est une dépréciation. Les biens se déprécient en raison de l’usure normale, de la valeur de reprise actuelle, des acomptes versés, des frais impayés, etc. Comme il y a plusieurs facteurs à prendre en compte, la dépréciation peut être difficile à calculer. Informez-vous auprès de votre comptable concernant la meilleure façon d’en faire le suivi. Exemple : Vous voulez vendre votre guitare. Vous l’avez achetée il y a 5 ans pour donner des concerts en ville. Elle est très usée et a besoin d’être réparée. Si vous la vendez à un prix inférieur à son prix d’achat initial, la perte de valeur correspond à sa dépréciation. (Voir aussi Actifs)
F
Flux de trésorerie
Le flux de trésorerie est le mouvement des rentrées et des sorties d’argent dans votre entreprise. Les encaissements ou rentrées d’argent sont des revenus, tandis que les pertes ou gains reliés au taux de change sont des dépenses. Vous voulez un flux de trésorerie positif. Cela signifie gagner plus d’argent que vous ne dépensez. Toutefois, il est normal que les nouvelles entreprises traversent des périodes de flux de trésorerie négatif, surtout lorsqu’elles sont en croissance. Exemple : Vous tenez un magasin de tartes. Le revenu des ventes de tartes fait partie de vos encaissements. Le coût des ingrédients pour les tartes fait partie de vos décaissements.
Fonds en caisse ou petite caisse
Les fonds en caisse correspondent à l’argent que vous gardez pour un usage général. Ils servent à faire de petits achats immédiats pour l’entreprise. C’est ce qu’on appelle communément la petite caisse. Par exemple, au lieu de faire un chèque de 1,50 $, vous pouvez simplement utiliser vos fonds en caisse. Autrement dit, il s’agit d’un fonds de réserve pour les mauvais jours. Dans QuickBooks, vous catégorisez la petite caisse séparément de vos revenus de vente. Vous devez désigner un membre de votre équipe à titre de responsable du suivi de la petite caisse. Exemple : L’argent que vous gardez dans votre coffre-fort pour acheter du papier d’imprimante lorsque vous n’en avez plus fait partie de la petite caisse.
M
Méthode de comptabilité d’exercice
Si vous utilisez la méthode de comptabilité d’exercice, votre entreprise fait le suivi des revenus et des dépenses pour les opérations effectuées et en attente. Par conséquent, vous inscrivez les opérations dans des comptes fournisseurs (CF) et des comptes clients (CC). Si vous utilisez la méthode de comptabilité d’exercice dans QuickBooks, les opérations effectuées et en attente apparaissent dans les rapports financiers. Vous voyez les opérations des clients, même celles pour lesquelles vous n’avez pas encore été payé, ainsi que les factures que vous n’avez pas encore payées. La méthode de comptabilité d’exercice vous donne une vue d’ensemble de vos finances, car vous faites le suivi des opérations courantes et à venir. Cependant, surveillez ce que vous avez réellement à la banque. Puisque vous comptez aussi les opérations impayées comme un revenu, vous pourriez avoir l’impression d’avoir plus d’argent que vous n’en avez réellement. Exemple : Votre entreprise utilise la méthode de comptabilité d’exercice. Vous venez de recevoir un paiement de facture de 100 $, mais vous ne l’avez pas encore déposé. Vous avez également une facture impayée de 100 $. Si vous exécutez un rapport État des résultats, vous verrez les deux opérations. (Voir aussi Méthode de comptabilité de caisse)
Méthode de comptabilité de caisse
Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse, votre entreprise déclare uniquement les revenus et les dépenses des opérations effectuées. Vous ne comptabilisez pas les opérations en suspens dans vos comptes clients (CC) ni dans vos comptes fournisseurs (CF). Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse dans QuickBooks, seules les opérations effectuées apparaissent dans les rapports financiers. Vous voyez les opérations seulement après que les clients vous ont payé ou que vous avez payé vos factures. Certaines personnes préfèrent la méthode de comptabilité de caisse parce qu’elle est simple. Vous ne suivez l’argent que lorsqu’il rentre dans votre entreprise et en sort. Toutefois, cette méthode peut compliquer la planification à long terme, car vous ne tenez pas compte des revenus et des dépenses à venir. Exemple : Votre entreprise utilise la méthode de comptabilité de caisse. Vous venez de déposer un paiement de facture de 100 $. Vous avez également une facture impayée de 100 $. Si vous exécutez un rapport État des résultats, vous ne verrez que les 100 $ déposés, et non le paiement en attente. (Voir aussi Méthode de comptabilité d’exercice) Conseil : Lorsque vous démarrez votre entreprise, choisissez une méthode comptable et conservez-la.
P
Passifs
Le passif est l’argent que vous devez actuellement à d’autres personnes. Il s’agit essentiellement de vos dettes. Le passif comprend le loyer, les factures impayées, les soldes de carte de crédit, les impôts dus et les dettes sur les prêts. Il comprend également les montants que vous payez régulièrement, comme les retenues à la source. Dans QuickBooks, il existe deux types de passifs :
- Passifs à court terme : dettes à court terme que vous prévoyez rembourser dans un délai d’un an. Cela comprend les factures, les taxes de vente, les cotisations sociales, les salaires différés et les prêts à court terme.
- Passifs à long terme : dettes que vous prévoyez rembourser sur plus d’un an. Les gros prêts et les hypothèques entrent dans cette catégorie.
Exemple : Vous avez contracté un prêt de 2 000 $ pour acheter un appareil photo. Vous utilisez cet appareil photo uniquement pour le travail. Le prêt est un passif. L’appareil photo, par contre, est un actif pour votre entreprise. (Voir aussi Actifs)
R
Revenus
Les revenus sont l’argent que vous gagnez en vendant des produits et des services. Dans QuickBooks, vous utilisez les comptes de revenus pour faire le suivi de vos revenus. Utilisez plusieurs comptes de revenus distincts pour faire le suivi de différentes sources de revenus. Conseil : Utilisez un compte Autres revenus pour faire le suivi des revenus que vous tirez de sources autres que vos activités commerciales habituelles. Les intérêts sont un exemple d’autres revenus.