Résoudre les problèmes liés aux comptes rapprochés dans QuickBooks en ligne

Apprenez ce qu’il faut réviser pour commencer le rapprochement.

Chaque fois que vous devez commencer le rapprochement d’un compte, vous vérifiez le solde d’ouverture dans QuickBooks. Il s’agit du montant dans le compte au début de la période que vous révisez. Considérez ce solde comme un point de contrôle. Il vous permet de savoir si vous commencez avec des chiffres exacts.

Le montant du solde initial doit correspondre à celui qui figure sur votre relevé de compte pour le même jour de début. Si ce n’est pas le cas, ne vous inquiétez pas. QuickBooks vous indique les changements que vous pourriez devoir apporter. Voici comment résoudre les problèmes liés au solde d’ouverture pour que vous puissiez effectuer un rapprochement.

• Découvrez les causes des problèmes liés au solde d’ouverture
• Étape 1 : vérifier le solde d’ouverture original
• Étape 2 : Vérifier votre relevé de compte
• Étape 3 : Apparier et catégoriser les opérations téléchargées
• Étape 4 : examiner tout rapport d’écarts
• Prochaines étapes : Commencer le rapprochement

Découvrez les causes des problèmes liés au solde d’ouverture

• Quelqu’un a saisi un solde d’ouverture incorrect lors de la création du compte dans QuickBooks.
• Quelqu’un a ajouté des opérations qui sont antérieures au solde d’ouverture, mais n’a pas modifié l’entrée du solde d’ouverture original pour tenir compte du changement.
• Quelqu’un a modifié, supprimé, déplacé ou non rapproché une opération déjà rapprochée. Cela modifie le solde de fermeture de votre dernier rapprochement, ce qui a une incidence sur le solde d’ouverture du prochain.
• Quelqu’un a rapproché manuellement une opération afin qu’elle ne s’affiche pas au prochain rapprochement.

Étape 1 : vérifier le solde d’ouverture original

Le solde d’ouverture est le point de départ des comptes dans QuickBooks. S’il est incorrect, il affecte tous les rapprochements futurs.

Assurez-vous que votre solde d’ouverture est correct avant de vérifier votre solde initial. Puis, passez à l’étape 2.

Étape 2 : Vérifier votre relevé de compte

Assurez-vous de rapprocher le bon compte pour le bon mois :

Si vous avez plusieurs comptes à la même banque ou plusieurs comptes du même type, assurez-vous de rapprocher le bon compte.

Étape 3 : Apparier et catégoriser les opérations téléchargées

Si votre compte est connecté aux services bancaires en ligne, appariez et catégorisez toutes vos opérations téléchargées avant de commencer le rapprochement. Vous devez tout catégoriser pour obtenir votre correct solde initial.

Étape 4 : Examiner tout rapport d’écarts

Si quelqu’un a fait un changement qui affecte votre solde d’ouverture, vous recevrez un message avant de commencer le rapprochement.

1. Sélectionnez le lien Nous pouvons vous aider à résoudre ce problème pour ouvrir votre rapport d’écarts.
2. Passez le rapport en revue. À partir des données qu’il contient, déterminez si vous devez apporter des modifications et, le cas échéant, lesquelles.
3. Avant de modifier quoi que ce soit, parlez-en à la personne qui a apporté les modifications - elles peuvent être intentionnelles.

Par la suite, vérifiez chaque opération du rapport, une à la fois :

1. Sélectionnez Afficher pour voir l’historique des changements de l’opération.
2. Passez en revue la colonne Changer le type. Vous y verrez les changements apportés.
3. Apportez des modifications en fonction du message de la colonne Changer le type :

Montant modifié

Cela signifie qu’une personne a modifié une opération rapprochée ou l’a déplacée vers un autre compte. Solution :

1. Sélectionnez l’opération pour développer l’affichage.
2. Sélectionnez Modifier pour ouvrir le formulaire.
3. Rajustez le total ou modifiez le compte, au besoin.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Non rapprochée dans le registre

Cela signifie qu’une personne n’a pas rapproché l’opération. Pour la rapprocher de nouveau :

1. Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Aller à cette section).
2. Sélectionnez le compte que vous voulez rapprocher de nouveau, puis sélectionnez Aller au registre bancaire,
3. Sélectionnez Rapprocher.
4. Vérifiez le Compte que vous avez sélectionnée et modifiée, au besoin.
5. Saisissez les renseignements de votre relevé dans le Solde final champ et Date de fin champ. Ensuite, sélectionnez Commencer le rapprochement,
6. Révisez les opérations et sélectionnez celles qui correspondent aux opérations de votre relevé de compte.
7. Une fois la fenêtre Différence est de 0,00 $ CA, sélectionnez Finir maintenant, puis sélectionnez Terminer,

Autrement, pour rapprocher une opération manuellement :

1. Allez à Opérations et sélectionnez Plan comptable (Aller à cette section).
2. Sélectionner Historique du compte dans le Activité colonne de votre compte bancaire.
3. Sélectionnez l’opération dont le rapprochement a été annulé manuellement.
4. Cochez la case dans la colonne à cocher jusqu’à ce qu’un R apparaisse. Cette opération rapproche manuellement l’opération.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Rapprochée par erreur

Cela signifie que l’opération a été déjà rapprochée accidentellement. Pour la supprimer et l’ajouter à votre prochain rapprochement :

1. Sélectionnez l’opération pour développer l’affichage.
2. Cochez la case dans la colonne des coches jusqu’à ce qu’elle soit vide ou que vous voyiez un C. Cette action supprime l’opération du rapprochement.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimée

Cela signifie que quelqu’un a supprimé l’opération. S’il s’agit d’une erreur, recréez l’opération exactement comme elle apparaît sur votre rapport d’écarts.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez le bon formulaire (facture, reçu de vente, dépense, etc.).
3. Remplissez le formulaire et sélectionnez Enregistrer et fermer.
4. Allez à Opérations et sélectionnez Plan comptable (Aller à cette section).
5. Trouvez le compte dans lequel vous avez placé l’opération et sélectionnez Historique du compte.
6. Trouvez l’opération et sélectionnez-la pour développer l’affichage.
7. Cochez la case dans la colonne des coches jusqu’à ce que vous voyiez un R. Cette opération rapproche manuellement l’opération.
8. Sélectionnez Enregistrer. Si vous voyez toujours une alerte la prochaine fois que vous effectuez un rapprochement, ouvrez le rapport d’écarts. L’opération supprimée peut encore figurer sur la liste, mais la différence devrait être de 0,00 $ CA. Cela n’aura aucune incidence sur votre rapprochement.

Après avoir révisé tous les éléments du rapport d’écarts, la différence totale des écarts dans le rapport devrait être $ CA0,00. Vérifiez le solde initial de nouveau dans QuickBooks. Il devrait correspondre au solde initial de votre relevé de compte. Sélectionnez Reprendre le rapprochement pour continuer.

Prochaines étapes : Commencer le rapprochement

Une fois que vous savez que votre solde initial est correct, vous pouvez commencer le rapprochement. Si vous rencontrez des problèmes au milieu de votre rapprochement, voici ce que vous devriez réviser.

Si vous avez suivi toutes les étapes du guide sur le processus de rapprochement, mais que vous avez encore des questions, communiquez avec votre comptable. Il peut vous aider à vous remettre sur la bonne voie.