Apprenez à créer des modèles pour les opérations récurrentes dans QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé.
Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez créer des modèles pour les opérations récurrentes, comme les dépenses récurrentes. Il est possible de créer un modèle pour toutes les opérations, sauf les paiements de factures, les paiements de clients et les activités chronométrées. Nous vous montrerons comment configurer des modèles récurrents et en tirer le meilleur parti.
Remarque : Vous pouvez automatiser les paiements par carte de crédit avec un reçu de vente récurrent,
Créer un nouveau modèle récurrent
Voici comment créer un nouveau modèle :
- Allez à Paramètres ⚙.
- Dans le Listes colonne, sélectionnez Opérations récurrentes,
- Sélectionnez Nouveau.
- Sélectionnez le type d’opération à créer, puis sélectionnez OK.
- Saisissez le Nom du modèle.
- Sélectionnez un Type : Programmée, Rappel ou Non programmée.
Quel type devrais-je choisir?
| Type |
Rôle |
Contrôle |
Utilisation |
| Programmé |
Crée une série d’opérations en fonction d’un échéancier que vous établissez. Si vous choisissez de les envoyer par courriel une fois créées, elles seront envoyées automatiquement. |
Vous pouvez choisir d’être avisé lorsque les opérations se produisent. Dans un cas comme dans l’autre, elles sont enregistrées sans intervention supplémentaire de votre part. |
Utilisez ce type de modèle pour les opérations dont l’échéancier et le montant ne changent pas, comme le paiement d’un loyer ou d’un prêt, ou la dépréciation.
Note : Les factures que vous créez à l’aide d’un modèle programmé sont finalisées lorsqu’elles sont créées. |
| Rappel |
Crée un échéancier pour vous rappeler de créer des opérations. Ces opérations sont envoyées seulement lorsque vous décidez de les créer et de les envoyer. Après avoir reçu le rappel, vous le trouverez sur le tableau de bord dans Tâches. Sélectionnez Action, puis Afficher les rappels. |
Vous pouvez sélectionner une tâche de rappel, puis sélectionner Action pour la réviser, la modifier ou la créer. |
Utilisez ce type de modèle pour les opérations dont l’échéancier ne change pas et qui doivent être modifiées avant d’être créées, comme les paiements de services publics.
Note : Les factures que vous créez à l’aide d’un modèle de rappel sont d’abord enregistrées comme brouillons de facture. Vous pourrez les finaliser une fois que vous les aurez révisées.
|
| Non programmé |
L’opération est enregistrée avec des données partielles ou complètes et sans échéancier. Rien ne se produit avec ce type de modèle jusqu’à ce que vous décidiez de l’utiliser. |
- Allez à Paramètres ⚙.
- Sélectionnez Opérations récurrentes.
- Choisissez le modèle, puis, dans le menu déroulant de la colonne Action ▼, sélectionnez Utiliser pour utiliser le modèle comme point de départ d’une nouvelle opération.
|
Opérations qui contiennent beaucoup de détails que vous ne voulez pas saisir de nouveau, mais pour lesquelles vous n’avez pas besoin d’un échéancier. Il s’agit par exemple de factures complexes qui doivent être envoyées à différents clients.
Note : Les factures que vous créez à l’aide d’un modèle non programmé sont d’abord créées en tant que brouillons de facture. Vous pourrez les enregistrer comme brouillons pour les finaliser une fois que vous les aurez révisées.
|
- Remplissez les champs et sélectionnez Enregistrer le modèle.
Faire d’une opération un modèle de base pour une opération récurrente
| Votre devis ou les factures auront un aspect différent selon que vous avez l’ancienne ou la nouvelle devis et de facturation. Découvrez votre expérience. |
Rendre récurrente une opération existante dans la nouvelle vue
- Ouvrez une opération existante.
- Dans le pied de page du formulaire, sélectionnez Rendre récurrent pour créer un modèle (ou Activer les paiements récurrents). Si vous avez ouvert une facture, sélectionnez Rendre récurrent,
récurrent(e) devis ne sont pas pris en charge dans le nouveau devis et l’expérience de facturation. Pour créer un devis d’une opération récurrente ,Passer à l’ancienne expérience,
Dupliquer un modèle existant
Créez des modèles plus rapidement en dupliquant des modèles existants.
- Allez à Paramètres ⚙.
- Sélectionnez Opérations récurrentes.
- Dans le Activité colonne, sélectionnez Copier de la Modifier▼ menu déroulant. Tous les paramètres, à l’exception du titre, seront transposés dans la copie.
Modifier un modèle récurrent
Vous pouvez modifier des modèles récurrents pour modifier les factures, les dépenses et les autres tâches que vous effectuez régulièrement.
