Comptabiliser une provision ou un dépôt dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment comptabiliser une provision ou un dépôt dans QuickBooks en ligne.

Certaines entreprises exigent que leurs clients versent une provision ou un dépôt avant de fournir des services. Lorsqu’elles facturent leurs services aux clients, ces factures sont payées à l’aide de l’argent du dépôt.

Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez mettre en place un processus de dépôt ou de provision pour votre entreprise. Les provisions ou les dépôts sont traités comme des passifs pour indiquer que, même si votre entreprise détient cet argent, il ne lui appartient pas tant qu’il n’est pas utilisé pour payer les services rendus. Lorsque vous facturez des services au client et que vous recevez le paiement, ce passif devient un revenu.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Créer un compte de passif
• Créer un article pour les provisions
• Créer un compte bancaire de passif en fiducie
• Créer un reçu de vente ou une facture pour les dépôts ou les provisions
• Convertir les provisions en crédits sur les factures
• Transférer les fonds de votre compte de passif en fiducie à votre compte d’exploitation
• Faire le suivi des dépôts ou des provisions par client
• Payer les dépenses des clients avec l’argent conservé dans le compte de passif

Étape 1 : Créer un compte de passif

En premier lieu, vous devez créer un compte de passif pour faire le suivi des montants des provisions versées par vos clients.

1. Allez à Paramètres , puis sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Dans le menu déroulant Type de compte ▼, sélectionnez Autres passifs à court terme.
4. À partir du Sous-type ▼ Dans le menu déroulant, sélectionnez Compte en fiducie - Passif,
5. Donnez un Nom au compte (par exemple, Passifs en fiducie) ou acceptez le nom suggéré.
6. Sélectionnez un Code de taxe par défaut, saisissez une Solde impayé, et une en date du date.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Deuxième étape : Créer un article pour les provisions

1. Allez à Paramètres , puis sélectionnez Produits et services.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Dans le panneau Info sur le produit/service, sélectionnez Service.
4. Donnez un Nom au nouveau produit ou service (par exemple, Provision).
5. Dans le menu déroulant Compte de revenus ▼, sélectionnez le compte de passif créé à l’Étape 1.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vous pourrez désormais sélectionner cette provision lorsque vous créerez une facture ou un reçu de vente pour le paiement d’une provision ou d’un dépôt.

Étape 3 : Créer un compte bancaire de passif en fiducie (pas toujours nécessaire)

Vous n’avez pas nécessairement à suivre l’étape 3. Suivez cette étape si vous conservez l’argent provenant des provisions et des dépôts des clients dans un compte en fiducie distinct.

Toutefois, si vous conservez l’argent dans votre compte d’exploitation, cette procédure n’est pas nécessaire. Dans le doute, essayez autant que possible de refléter votre situation réelle.

1. Allez à Paramètres , puis sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Dans le menu déroulant Type de compte ▼, sélectionnez Banque.
4. Dans le menu déroulant Sous-type ▼, sélectionnez Compte en fiducie.
5. Donnez un Nom au compte (par exemple, Compte bancaire de passif en fiducie) ou acceptez le nom suggéré.
6. Sélectionnez un Code de taxe par défaut, saisissez le numéro SOLDE, et une en date du date.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Quatrième étape : Créer un reçu de vente ou une facture pour les dépôts ou provisions

Une fois que vous aurez configuré les comptes et la provision ou le dépôt, vous pourrez commencer à créer des Reçus de vente pour les dépôts ou les provisions que vous recevez.

Si vous préférez facturer les dépôts ou les provisions à vos clients au lieu de les recevoir directement, passez à l’Option 2.

Option 1 : créer un reçu de vente

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Reçu de vente.
3. Sélectionnez le nom du Client dans le menu déroulant.
4. Dans le menu déroulant Déposer sur ▼, sélectionnez le compte bancaire de passif en fiducie que vous avez créé, votre compte d’exploitation principal ou le compte dans lequel l’argent sera détenu.
5. Dans la colonne Produit/Service, sélectionnez la Provision ou le Dépôt que vous avez créé.
6. Saisissez le montant reçu pour le dépôt ou la provision dans la colonne Taux ou Montant.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

En plus d’être ajouté au compte bancaire choisi, le montant de la provision ou du dépôt est ajouté au solde de votre compte de passif pour indiquer que l’argent ne vous appartient pas encore, et éviter ainsi de le traiter comme un revenu pour le moment.

Option 2 : Facturer les dépôts ou provisions aux clients

Au lieu de créer des Reçus de vente (Option 1), vous pouvez facturer les dépôts ou les provisions aux clients. Voici comment procéder.

Les étapes sont semblables à celles de la création d’un Reçu de vente, sauf que vous ne sélectionnerez pas de compte sous Déposer sur avant de recevoir le paiement de la facture.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Facture.
3. Sélectionnez le nom du Client dans le menu déroulant.
4. Dans la colonne Produit/Service, sélectionnez la Provision ou le Dépôt que vous avez créé.
5. Saisissez le montant reçu pour le dépôt ou la provision dans la colonne Taux ou Montant.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Cinquième étape : Transformer les provisions en crédits sur les factures

Lorsque vous facturez vos services à un client, vous pouvez convertir la provision ou le dépôt qu’il vous a versé en crédit sur une facture et le percevoir à titre de paiement.

1. Créez une facture qui répertorie les produits ou services que vous avez fournis au client.
2. Sur la dernière ligne de la facture, dans le champ Produit/Service, sélectionnez Provision ou Dépôt.
3. Saisissez le Montant de la provision comme montant négatif pour le soustraire de la facture. Le montant de la provision ne doit pas dépasser le montant total de la facture. Le total d’une facture peut être nul, mais pas négatif.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Cette étape réduit le solde de votre compte de passif et applique le crédit à la facture du client, dont le montant est converti en revenu. L’argent est maintenant à vous.

Sixième étape : Transférer les fonds de votre compte de passif en fiducie vers votre compte d’exploitation

Vous avez créé un compte bancaire de passif en fiducie distinct pour conserver les provisions ou dépôts? Une fois que vous aurez converti les provisions en revenus, vous pourrez transférer cet argent à votre compte bancaire d’exploitation.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Virement.
3. Dans le menu déroulant Transférer des fonds de ▼, sélectionnez votre compte bancaire de passif en fiducie.
4. À partir du Transférer des fonds à ▼ Dans le menu déroulant, sélectionnez votre compte bancaire d’exploitation.
5. Saisissez le montant du paiement que vous venez de recevoir pour la facture.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

L’argent est comptabilisé comme ayant été transféré du compte en fiducie spécial au compte d’exploitation de votre entreprise.

Faire le suivi des dépôts ou des provisions par client

Vous pouvez faire le suivi du montant d’une provision ou d’un dépôt que vous détenez pour chaque client à partir du rapport Bilan.

Pour passer en revue les provisions ou les dépôts par client dans le rapport Bilan :

Vous avez maintenant accès au solde des provisions ou dépôts de chaque client, ainsi qu’à un relevé des opérations qui ont eu une incidence sur ce solde.

Pour réduire le nombre de résultats affichés, vous pouvez raccourcir la période couverte par le rapport ou sélectionner le petit triangle à côté du nom d’un client pour masquer les renseignements le concernant.

Payer les dépenses des clients avec l’argent conservé dans le compte de passif

Si votre entreprise paie les dépenses des clients avec l’argent conservé dans le compte de passif, vous devez créer un article spécial pour faire le suivi de ces dépenses, car celles-ci ne devraient pas apparaître dans votre rapport État des résultats.

Par exemple, supposons que vous travaillez au sein d’un cabinet d’avocats qui reçoit un règlement d’un tribunal au nom d’un client. Si vous en utilisez une partie pour régler les frais médicaux du client avec l’intention de lui remettre la différence, vous devez déposer le montant du règlement dans un compte réservé à cet effet, que vous utiliserez pour régler les frais afin que ces opérations ne soient pas liées aux comptes de votre entreprise.

Pour configurer l’article nécessaire, vérifiez d’abord que l’option Faire le suivi des dépenses et des articles par client est activée :

1. Allez au menu Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Dépenses.
3. Dans la section Factures à payer et dépenses, sélectionnez l’icône Modifier ✎.
4. Sélectionnez l’option Faire le suivi des dépenses et des articles par client pour l’activer.
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Le suivi des dépenses et des articles par client est maintenant activé, ce qui vous permet de voir les opérations et leur incidence sur la provision du client.

La prochaine étape consiste à créer un article pour faire le suivi de ces dépenses.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Produits et services.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionnez Hors stock ou Service.
4. Inscrivez un Nom qui décrit l’objet de la provision (par exemple, Frais médicaux ou Règlement net).
5. Décochez la case Je vends ce produit/service à mes clients.
6. Dans le menu déroulant Compte de dépenses ▼, sélectionnez le compte de passif en fiducie que vous avez créé.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

L’article pour la provision est créé. La prochaine étape consiste à payer les dépenses du client.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Dépense.
3. Sélectionnez votre Bénéficiaire ▼ dans le menu déroulant. Le bénéficiaire peut être un fournisseur, par exemple une autre entreprise. Si vous créez cette dépense dans le but de remettre la totalité ou une partie de la provision au client (par exemple, pour remettre un règlement net à un client), sélectionnez le client comme bénéficiaire.
4. Sélectionnez la banque Compte de paiement à partir duquel pour payer la dépense. Si vous avez un compte bancaire en fiducie distinct, sélectionnez-le. Sinon, sélectionnez votre compte d’exploitation principal.
5. Dans le menu déroulant Produit/Service ▼ de la section Détail des articles, sélectionnez la provision que vous venez de créer.
6. Saisissez le Taux, le Montant ou d’autres détails relatifs à la dépense, au besoin.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Les dépenses réduisent le solde de votre compte de passif et du compte bancaire que vous avez choisi sans affecter les comptes de dépenses de votre entreprise.