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Importer des styles de formulaire personnalisés pour les factures ou les devis

Apprenez comment importer et concevoir des styles de formulaire personnalisés pour vos factures ou vos devis dans QuickBooks en ligne.

Des styles de formulaire personnalisés sont disponibles pour vous dans QuickBooks en ligne. Avec différents modèles d'échantillonnage, vous pouvez importer et ensuite ajouter les renseignements sur votre entreprise (comme le logo de l'entreprise) pour mettre votre marque en valeur. Cette fonction permet de refléter l'identité de votre marque dans vos formulaires de vente avec moins d'effort et de temps.

Concevez votre style de formulaire personnalisé

Apprenez les bases de la conception de votre modèle .docx pour perfectionner votre formulaire personnalisé. Voici comment.

Les champs EZ Map sont des ensembles de mots-clés ou de champs connus dans QuickBooks en ligne. Au fur et à mesure que vous téléversez, QuickBooks recherche le texte placé entre chevrons (<>) dans votre modèle .docx. QuickBooks identifie les parties du modèle qui sont dynamiques, puis les apparient dans les champs de QuickBooks pour faciliter le mappage de votre formulaire personnalisé.

Par exemple, utiliser des mots-clés date d'expédition et adresseexpédition permet à QuickBooks d'apparier correctement vos champs avec les champs de QuickBooks Date d'expédition et Adresse d'expédition.

Note : : Télécharger l'intégralité Catalogue des champs EZ Map de QuickBooks en ligne. Si vous avez un design personnalisé en format .docx (MS Word 2010+), vous pouvez le mapper avec les champs EZ Map. Pour commencer, utilisez notre échantillons.

Champs scalaires et de table

Les champs scalaires sont des champs indépendants les uns des autres qui ne se répètent pas.

  • Vous pouvez placer des champs scalaires séparément ou dans des tables.
  • N’utilisez pas de champs scalaires et de table dans la même table.

Les champs de la table sont des champs qui se répètent et qui vont ensemble dans le cadre d'un plus grand groupe d'information. Par exemple, les champs qui constituent une table d’activité ou un sommaire de compte sur une facture.

  • Placez les champs de la table dans les tableaux. Les champs de table placés en dehors d’une table extrairont des données de la première rangée de champs.
  • Pour le modèle, mappez la première rangée de la table qui n'est pas une entête. QuickBooks ignore toutes les autres rangées.
  • Ne mélangez pas des champs de table appartenant à des tables différentes. Par exemple, ne combinez pas des champs de table d’activité avec des champs de sommaire de compte.
  • N’utilisez pas de champs scalaires et de table dans la même table.

Conseil : Séparez les mises en page pour éviter les problèmes d'impression. Les tables placées à l'intérieur de tables, ou fusionner et fractionner des cellules peuvent entraîner des résultats inattendus. Essayez d’utiliser des tables composées de colonnes et de lignes simples.

Voici les polices que vous pouvez utiliser dans votre formulaire personnalisé.

  • Arial Unicode MS.
  • Messagerie, messagerie rapide, courier Oblique, messagerie bold-oblique
  • Helvetica, Helvetica Bold, Helvetica Oblique, Helvetica Bold-Oblique
  • Times Roman, Times Bold, Times Italic, Times Bold-Italic
  • Symbol
  • Zapf Dingbats

Ces types de fichiers peuvent entraîner des problèmes lors du téléchargement de votre formulaire personnalisé. Évitez-les.

  • Fichiers audio
  • Clipart, WordArt
  • GIF animés
  • Fichiers incorporés
  • Liens cachés ajoutés ou mis à jour ou champs fusionnés.
  • Fichiers de plus de 2 Mo
  • Types de fichiers autres que .docx ou anciens fichiers MS Word renommés fichiers .docx

Importez votre propre style de formulaire personnalisé

  1. Ouvrez votre modèle DOCX.
  2. Lorsque vous concevez votre modèle, étiquetez le texte ou les champs qui ne changent pas à chaque impression. Les logos, les renseignements sur la société, les certifications et autres sont des données statiques. Intégrez-les à votre modèle.
  3. Remplacez tous les champs par des champs scalaires ou de table, en fonction du type de formulaire choisi.
  4. Assurez-vous que tous les champs correspondent aux champs EZ Map définis dans le catalogue EZ Map.

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis Styles de formulaire personnalisés.
  2. Sélectionnez le Nouveau style Menu déroulant ▼, puis Importer le style.
    Note : : Vous ne voyez pas Importer le style? Allez à Paramètres ⚙, puis Labos QuickBooks. Activez ensuite Importer des styles.
  3. Sélectionnez un type de formulaire.
  4. Sélectionner Téléverser votre fichier .DOCX, puis trouvez et sélectionnez votre modèle .docx.
  5. Sélectionnez Suivant.

Les styles de formulaires personnalisés prennent en charge une seule page. Selon le nombre de postes, votre facture finale peut comporter plusieurs pages.

Vous n’avez pas besoin d’effectuer d’autres mises en correspondance si vous avez utilisé les champs EZ Map. Par contre, vous pouvez facilement modifier les champs QuickBooks correspondants si vous le souhaitez.

  1. Vérifiez l'exactitude des champs de modèles dans les champs de QuickBooks. Vous pouvez modifier les champs de QuickBooks si ce n’est pas le cas.
  2. Sélectionnez Suivant si tout semble correct.

Note : Le style que vous voulez importer doit avoir au moins un champ qui doit être mis en correspondance avec les champs de QuickBooks.

Avant d’enregistrer, prévisualisez votre style pour vous assurer qu’il ressemble précisément à ce que vous voulez.

  • Si vous êtes satisfait de la présentation de votre style, sélectionnez Enregistrer et nommez-le.
  • Pour effectuer des modifications, sélectionnez Précédent ou modifiez le fichier dans votre éditeur de fichiers DOCX pour ensuite le réimporter.

Vous pouvez enregistrer une copie PDF de votre style de formulaire personnalisé. Enregistrez une copie locale du modèle que vous avez téléversé et prenez rapidement note des mappages que vous avez faits.

Prêt à utiliser votre style de formulaire personnalisé? Commencer créer des factures ou devis avec votre style maintenant.

Obtenez de l’aide si des erreurs surviennent

Si vous obtenez des erreurs lors du téléversement de votre formulaire ou des champs correspondants, voici comment vous pouvez le corriger :

Code d’erreur Qu’est-ce que cela signifie? Comment puis-je résoudre ce problème?
size_validation_error Votre fichier est trop volumineux pour être téléversé. Assurez-vous que la taille de votre document est inférieure à 2 Mo.
extension_format_error Le type de fichier que vous avez sélectionné n’est pas pris en charge. Essayez de télécharger un fichier Microsoft Office 2010+ (*.docx)

Code d’erreur Qu’est-ce que cela signifie? Comment puis-je résoudre ce problème?
L’aperçu a échoué La tentative de création d’un aperçu de votre style a échoué. Vérifiez si des chevrons ont été insérés incorrectement ou aux mauvais endroits. Essayez de réduire les champs marqués par des chevrons afin de pouvoir afficher l’aperçu, puis ajoutez les chevrons un à la fois pour circonscrire l’erreur de mise en correspondance.
Échec de l’enregistrement de la mise en correspondance La mise en correspondance sélectionnée n’a pas pu être enregistrée. Veuillez réessayer ou communiquer avec le soutien technique.
Aucune mise en correspondance n’a été trouvée QuickBooks n’a trouvé aucun champ nécessitant une mise en correspondance. Assurez-vous d'utiliser des chevrons (<>) pour les éléments de votre modèle qui doivent être mis en correspondance avec les champs de QuickBooks.
Document de plusieurs pages Le document téléversé compte plusieurs pages. Assurez-vous que votre document ne comporte qu’une seule page.

Foire aux questions

Voici les réponses aux questions fréquemment posées sur l’importation de styles de formulaire personnalisés.

Certains champs sont prévus au sein des tableaux. Par exemple, des renseignements sur les lignes de formulaire comme Quantité, Produit et Prix sont sous forme de tableau (ou de champs de table) et devraient être compris dans des tableaux. Assurez-vous de mettre en correspondance ces champs dans les tables de votre fichier DOCX. En savoir plus sur les champs de table dans la section «Rendre le mappage sans tracas» de cet article.

Votre style de formulaire principal détermine la manière dont les données sont traitées et affichées dans tous vos formulaires. Par exemple, si le champ « Numéros de formulaire » de votre formulaire principal n’est pas coché, le numéro de votre facture ne figurera pas dans vos styles de formulaire personnalisés, même si vous l’aviez ajouté à la facture.

Pour activer les paramètres voulus dans votre style de formulaire principal :

  1. Paramètres ⚙ et sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
  2. Trouvez le modèle Standard (le type de formulaire est Principal), puis sélectionnez Modifier.
  3. Personnalisez le modèle selon vos préférences, puis sélectionnez Enregistrer.


L'option de personnaliser ce que voient vos clients est disponible lorsque vous créez une facture.
Note : Vous pouvez voir cette option en sélectionnant le Paramètres ⚙ (à côté du point d'interrogation dans un cercle) de votre facture.

Lorsque vous utilisez l'option Importer un formulaire personnalisé, il est impossible de choisir entre ce que vous et vos clients voyez parce que votre style de formulaire principal détermine comment les données seront affichées dans tous vos formulaires.

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