Dans cet article, nous vous expliquons comment vous organiser au mieux au sujet de votre clientèle. Tout commence depuis l'onglet Journal de bord, accessible dans le menu de gauche (section « Votre cabinet »).
Rappel :
- Tous vos collaborateurs peuvent accéder à la page Projets.
- Votre équipe peut voir les éléments pour les clients auxquels ils ont accès dans l'onglet Équipe.
- Tout collaborateur ayant accès au compte d'un client peut créer ou modifier des éléments le concernant dans la page Projets.
Étape 1 : Créer une demande client ou un projet
Créer une demande client
La demande client est une requête que vous envoyez à votre client (pour répondre à une question, télécharger un document, réaliser une tâche précise, etc.). Votre client pourra la consulter dans son propre compte depuis l'onglet Mon expert-comptable.
- Sélectionnez le Projets onglet.
- Cliquez sur Créer une demande client. Un panneau apparaît alors à droite de l'écran.
- Renseignez les champs demandés.
- Si vous souhaitez joindre un fichier, cliquez sur Documents et importez votre document.
Note : la taille maximale est fixée à 30 Mo. - Pour partager avec et informer votre client de la demande, cliquez sur Informer le client, si ce n'est pas déjà fait.
- Sélectionner Partager.
Créer un projet
Les projets vous servent à effectuer le suivi du travail de votre équipe. Les tâches, quant à elles, représentent les différentes parties d'un projet dont votre équipe doit s'acquitter pour mener à bien ledit projet. Vos clients n'ont pas accès à ces informations.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Projets, puis sur Créer un projet. Un panneau apparaît alors à droite de l'écran.
- Renseignez les champs demandés.
- (facultatif) Si vous souhaitez que votre projet soit récurrent à certains fréquences, activez la Récurrent Changez, puis configurez l'intervalle, le jour de la récurrence et l'heure de fin.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Étape 2 : Gérer vos demandes et projets
Modifier un projet
Si besoin, vous pouvez tout à fait modifier un projet.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Projets, puis sélectionnez le projet à modifier. Le panneau de modification apparaît à droite de l'écran.
- Effectuez les changements nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Modifier une demande
Vous pouvez également modifier une demande.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Projets, puis sélectionnez une demande client. Le panneau de modification apparaît à droite de l'écran.
- Apportez les modifications et fermez la demande.
Dupliquer un projet
Vous voulez créer un projet similaire à un projet existant ? Plutôt que de repartir de zéro, utilisez le bouton de duplication.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Journal de bord, puis sélectionnez le projet à modifier. Le panneau de modification apparaît à droite de l'écran.
- Cliquez sur Dupliquer.
- Procédez aux changements nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un projet ou une demande
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Journal de bord, puis cliquez sur le projet ou la demande que vous souhaitez supprimer. Le panneau de modification apparaît à droite de l'écran.
- Sélectionnez le supprimer, puis sélectionnez Supprimer pour confirmer.
Télécharger des documents partagés
Si votre client a joint un fichier en répondant à votre demande, vous pouvez le télécharger sous Documents partagés.
- Accédez à la page Clients.
- Cliquez sur le nom du client.
- Rendez-vous dans l'onglet Documents partagés.
- Recherchez le document souhaité.
- Dans la colonne Actions, sélectionnez le points de suspension verticaux ⋮ , puis Télécharger pour télécharger le document sur votre ordinateur.
Étape 3 : Effectuer le suivi des demandes et projets
QuickBooks propose trois types d'affichage (voir icônes sous le bouton Créer un projet) :
- Grille
- Liste- Affiche les éléments terminés et les éléments dus à plus de 30 jours.
- Calendrier
Filtrer le tableau de bord
Les filtres à votre disposition vous permettent d'obtenir les résultats suivants :
- Projet ou demande confiés à votre cabinet ou à un client en particulier
- Projet affecté à un membre de l'équipe en particulier
- Type particulier (projet, tâche ou demande)
- État particulier (disponible uniquement en mode liste)
- Échéance particulière (disponible uniquement en mode liste)
Utiliser le bouton Depuis QuickBooks
Le Depuis QuickBooks Le commutateur apparaît uniquement dans l'affichage en plan. Une fois ce dernier activé, vous verrez également apparaître les tâches à effectuer dans les comptes de vos clients (en l'occurence, la validation des opérations bancaires).
Une tuile s'affiche lorsque vos clients ont des opérations bancaires à catégoriser. Contrairement aux projets et demandes, ces tâches disparaissent une fois réalisées.