Transmettez vos justificatifs de dépenses par e-mail à Dépenses express : QuickBooks en extraira automatiquement les infos et vous n'aurez plus qu'à les vérifier !
Dépenses express est disponible uniquement avec les abonnements QuickBooks Plus et Essentials. Vous souhaitez changer d'abonnement ? Consultez cet article.
Découvrez notre article principal sur toutes les autres méthodes d'importation des justificatifs et la validation des dépenses avec Dépenses express.
Étape 1 : Créer l'adresse e-mail où envoyer vos dépenses
Créez une adresse e-mail personnalisée pour pouvoir transférer des photos de vos dépenses, même lorsque vous êtes en déplacement. Pour ce faire :
- Cliquez sur Dépenses dans le menu de gauche, puis sur Dépenses express (Accès direct).
- Sélectionnez Transférer.
- Dans le Entrez l'adresse e-mail adresse champ, créez une adresse e-mail personnalisée. Elle se termine par @qbodocs.com.
- Cliquez sur Suivant.
- Vérifiez que tout est exact, puis cliquez sur Tout semble correct.
- Ensuite, cliquez sur Terminer.
Autoriser d'autres utilisateurs à transférer des reçus
Vous pouvez donner à d'autres utilisateurs standard l'autorisation de transférer des reçus et factures d'achat. Voici comment :
Notes sur la gestion des utilisateurs et des adresses
- Cliquez sur Dépenses, puis sélectionnez Dépenses express (Accès direct).
- Sélectionnez Gérer l'adresse e-mail de transfert.
- Activez les utilisateurs autorisés à transférer des reçus et factures d'achat.
Bon à savoir : Si vous n'avez pas encore configuré d'utilisateurs, cliquez sur Ajouter un e-mail d'envoi. Ils apparaîtront dans la liste une fois votre invitation acceptée. - Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer.
Vos utilisateurs peuvent à présent transférer des dépenses.
Modifier l'adresse e-mail
- Cliquez sur Dépenses, puis sélectionnez Dépenses express (Accès direct).
- Sélectionnez Gérer l'adresse e-mail de transfert puis sélectionnez Mettre à jour.
- Saisissez une nouvelle adresse e-mail et cliquez sur Confirmer la modification.
Étape 2 : Envoyer vos reçus et factures à QuickBooks
Une fois vos reçus et factures en main, il vous suffit de les prendre en photo et de les envoyer à votre adresse e-mail personnalisée. Voici comment :
- Prenez une photo de votre facture ou reçu sur votre appareil mobile (format pdf, jpeg, jpg, gif ou png).
- Veillez à ce que chaque photo ne contienne qu'un seul reçu ou qu'une seule facture. Vous pouvez envoyer plusieurs photos de reçus dans un seul e-mail. La taille du fichier de la pièce jointe à l'e-mail doit être comprise entre 46 Ko et 20 Mo.
- Envoyez les photos par e-mail à votre adresse e-mail personnalisée @qbodocs.com. Le traitement de vos documents peut prendre jusqu'à 30 minutes.
Une fois vos photos dans QuickBooks, les dates, montants, et fournisseurs sont extraits automatiquement : il ne vous reste plus qu'à valider ces données !
Conseils :
- Connectez vos fournisseurs pour importer automatiquement vos factures fournisseurs dans QuickBooks et éviter de transférer tous les e-mails des fournisseurs.
- Supprimez tous les logos de votre e-mail (par exemple, le logo de signature). Sinon ils pourraient être importés en tant que facture fournisseur.
- N'oubliez pas de joindre vos factures et reçus à l'e-mail, surtout en cas de transfert.
Étape 3 : Contrôler et enregistrer vos reçus et factures
Consultez la section Valider vos dépenses de notre article Importer et valider vos reçus et factures avec Dépenses express pour savoir comment contrôler et comptabiliser vos dépenses.