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Comment envoyer vos reçus et factures d'achat par e-mail à QuickBooks ?

Cet article explique comment envoyer par e-mail vos reçus d'achat et factures fournisseurs à QuickBooks. Une fois que vous avez terminé, vous les verrez dans Gestion des dépenses onglet.

Une fois vos dépenses dans QuickBooks, nous nous chargerons d'en extraire les infos et de créer une opération à valider. Vous pouvez ensuite modifier le reçu, l’ajouter à un compte ou le rapprocher à une opération existante dans Gestion des dépenses onglet.

Étape 1 : Créer l'adresse e-mail où envoyer vos dépenses

Avant toute chose, il vous faut créer votre propre adresse QuickBooks. Pour ce faire :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Dépenses.
  2. Rendez-vous dans l'onglet Dépenses express.
  3. Cliquez sur Créer une adresse personnalisée.
  4. Créez votre adresse QuickBooks. Elle se termine désormais par @qbodocs.com.
  5. Cliquez sur Créer l'adresse, puis sur Confirmer. Attention : la procédure est irréversible.
  6. Enfin, choisissez les utilisateurs autorisés à envoyer des photos de dépenses.

  • Vous ne pouvez ajouter qu'une adresse e-mail par utilisateur. Voici comment modifier l'adresse e-mail associée à votre compte.
  • Dans Dépenses express, cliquez sur Gérer les e-mails d'envoi pour choisir les expéditeurs autorisés.
  • Pour pouvoir envoyer des reçus et des factures fournisseurs, les utilisateurs doivent disposer d’une autorisation fournisseur standard.
  • Si vous possédez une adresse Gmail comportant le caractère +, il est possible que vous ne puissiez pas l'enregistrer.

Étape 2 : Envoyer vos dépenses à l'adresse créée

Tout d'abord, prenez en photo les dépenses concernées.

  1. Prenez la photo depuis votre appareil mobile. Formats autorisés : .pdf, .jpeg, .jpg, .gif; .png.
  2. Veillez à ce que chaque photo ne représente qu'une seule dépense.
  3. Envoyez la photo à l'adresse créée. Le traitement de vos documents peut prendre jusqu'à 30 minutes.

Une fois vos photos dans QuickBooks, nous nous chargerons d'en extraire les infos.

Note : Vous pouvez envoyer plusieurs reçus ou factures d'achat dans un même e-mail. La taille totale des fichiers ne doit cependant pas excéder 20 Mo.

Étape 3 : Catégoriser et valider vos dépenses

Découvrez comment utiliser l'onglet Dépenses express pour valider les opérations créées à partir de vos reçus et factures fournisseurs.

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