Cet article explique comment gérer un acompte dans QuickBooks, de sa création à son paiement jusqu'à la création de la facture finale.
Vous avez accepté la commande d'un client et souhaitez qu'il vous verse un acompte avant la livraison du produit ou la fourniture du service ? Émettez une facture d'acompte. Une fois les marchandises livrées ou la prestation de services effectuée, vous créerez et enverrez votre facture finale, d'où vous déduirez la facture d'acompte.
L'acompte ne peut pas être considéré comme une vente tant que vous n'aurez pas fourni la marchandise ou le service : il est enregistré comme une dette vis-à-vis de votre client. Lorsque vous facturez le client, vous transformez cette dette en ventes.
Créer une facture d'acompte
Créer une facture d'acompte vous permet de suivre l'ensemble des acomptes que vous recevez de vos clients.
Même si vous avez la possibilité de créer un acompte directement à partir d'un devis, nous vous le déconseillons, car, ensuite, ce serait compliqué de créer la facture finale à partir d'un devis.
Important : Vous ne pouvez pas créer de facture d'acompte incluant à la fois des produits et des services. Vous devez dans ce cas créer deux factures d'acompte distinctes que vous déduirez ensuite de la facture finale.
- Cliquez sur le bouton + Nouveau, puis sélectionnez Facture.
- Sélectionnez le nom du Client dans la liste déroulante.
- Sous Facture d'acompte, en bas de la partie grisée, sélectionnez Cochez cette case pour créer une facture d'acompte.
- La mention Demande d'acompte apparaît dans la colonne Produit/Service. Saisissez le montant de l'acompte.
- Choisissez le pourcentage de TVA applicable.
- Si vous créez une facture d'acompte pour un produit, sélectionnez Pas de TVA FR (Ventes).
- Si vous créez une facture d'acompte pour un service, sélectionnez le taux de TVA applicable.
- Cliquez sur Finaliser et fermer, puis sur Finaliser.
La facture d'acompte est à présent enregistrée pour votre client.
Enregistrer le paiement d'une facture d'acompte
Une fois que votre client a payé votre facture d'acompte, vous devez enregistrer son paiement.
Si votre compte bancaire est connecté, veuillez associer l'opération bancaire à l'acompte créé dans les étapes ci-dessus.
Si votre compte bancaire n'est pas connecté, procédez comme suit :
- Ouvrez votre facture d'acompte.
- Sélectionnez Paiement entrant.
- Renseignez toutes les infos nécessaires et sélectionnez le compte bancaire sur lequel vous avez reçu le règlement de votre client dans le menu déroulant Déposer sur.
- Saisissez le montant réglé par le client dans Montant reçu.
- Rédigez un Mémo si nécessaire et cliquez sur Enregistrer et fermer.
Déduire les acomptes des factures
Les acomptes versés par un client viennent en déduction du montant total à payer de la facture finale.
- Cliquez sur le bouton + Nouveau, puis sélectionnez Facture ou créez la facture à partir d'un devis.
- Sélectionnez le nom du Client pour lequel vous avez créé une facture d'acompte.
- Dans le panneau de droite, cliquez sur Ajouter pour déduire les acomptes de la facture.
- Dans la colonne Produit/Service, ajoutez les services ou les biens que vous avez fournis.
- Cliquez sur Finaliser et fermer, puis sur Finaliser.
Annuler une facture d'acompte
Si vous avez fait une erreur et que vous voulez annuler une facture d'acompte, vous devez suivre les mêmes étapes que pour l'annulation d'une facture.
Si le message d'erreur « Cette facture d'acompte ne peut pas être annulée, car elle a été payée entièrement ou en partie. » apparaît, vous devez d'abord annuler le paiement de l'acompte avant d'annuler la facture d'acompte.
Si le message d'erreur « Cette facture d'acompte ne peut pas être annulée, car elle a déjà été utilisée sur une autre facture » s'affiche, vous devez d'abord annuler la facture finale avant d'annuler la facture d'acompte.
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