Cet article explique comment activer et configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks Essentials et Plus.
Utilisez cette fonctionnalité pour suivre et facturer les clients pour le nombre d'heures passées sur un projet ou une activité. Voici comment procéder.
Activer le suivi des heures travaillées
Voici comment activer le suivi des heures travaillées :
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Compte et paramètres.
- Cliquez sur Suivi des heures.
- Cliquez sur le crayon ✏ pour modifier les sections Informations générales et Feuille de temps.
- Activez les options de votre choix :
- Premier jour de la semaine de travail▼dropdown- Ceci affecte la façon dont les feuilles de temps hebdomadaires s'affichent pour les employés et les entrepreneurs.
- Afficher le champ des services - Si cette option est activée, vos collaborateurs et prestataires de service peuvent préciser les services fournis dans les feuilles de temps.
- Autoriser les heures à facturer- Si cette option est activée, vos collaborateurs et prestataires de service peuvent indiquer dans les feuilles de temps si leurs heures de travail doivent être refacturées aux clients.
- Montrer le tarif facturé aux utilisateurs qui complètent les feuilles de temps (facultatif : cochez cette case uniquement si vous souhaitez partager avec vos collaborateurs et prestataires leur tarif horaire de facturation)
- Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.
ajouter un utilisateur Suivi des heures travaillées
Voici comment ajouter un utilisateur pour qu'il saisisse ses heures travaillées dans QuickBooks :
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Gérer les utilisateurs.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur.
- Sélectionnez le profil Suivi des heures travaillées uniquement.
- Cliquez sur Suivant.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez le collaborateur ou le prestataire à ajouter, cliquez sur Suivant, puis renseignez ses coordonnées.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Une fois que vous avez ajouté l'utilisateur, ce dernier peut saisir ses heures travaillées dans une feuille de temps :
| À savoir : Vous ne pouvez pas modifier les droits d'accès d'un utilisateur avec le profil Suivi des heures travaillées uniquement. Si un utilisateur Suivi des heures travaillées uniquement a besoin d'un autre type d'accès à l'entreprise ,supprimez l'utilisateur et ajoutez-le à nouveau. avec le nouveau type d'utilisateur. |
Refacturer les heures travaillées
Une fois le suivi des heures travaillées configuré, vous pouvez indiquer directement dans la feuille de temps si les heures sont à facturer au client.
- Cliquez sur + Nouveau.
- Cliquez sur Heures travaillées ou Feuille de temps hebdo.
- Renseignez les différents champs.
- Cochez la case À facturer.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Facturer systématiquement les heures travaillées
- Accédez à Mon équipe.
- Recherchez le collaborateur concerné, puis cliquez sur Modifier ✏.
- Cochez la case À facturer par défaut.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Accéder aux rapports de suivi des heures travaillées
- Cliquez sur Rapports (Accès direct).
- Dans la barre de recherche, saisissez « heures » ou le nom d'un des rapports suivants : Heures travaillées récentes/modifiées, Détail des heures travaillées par client, Détail des heures travaillées par employé ou Heures travaillées non facturées.
Détails des heures travaillées
Si vous avez activé la facturation des heures travaillées dans vos paramètres et qu'un tarif de facturation a été saisi dans les feuilles de temps, les factures clients reprendront automatiquement ces informations. Vous pouvez inclure les infos suivantes :
- Le nom du collaborateur
- Le tarif de facturation horaire
- Le nombre d’heures facturées
Vous pouvez également personnaliser la facture pour afficher les éléments suivants :
- Le texte du champ Description tel que renseigné dans la feuille de temps
- Le nom du service standard que vous utilisez
- Le texte personnalisé que vous avez défini pour la facturation des heures travaillées
Consultez l'article Comment personnaliser les factures et autres documents commerciaux dans QuickBooks pour en savoir plus à ce sujet.
| Bon à savoir : Les utilisateurs ne peuvent saisir leurs heures travaillées sur leur téléphone ou appli mobile que s'ils se connectent à QuickBooks via un navigateur. |