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Comment corriger les problèmes liés au solde initial d'un compte si vous l'avez déjà rapproché dans QuickBooks ?

Cet article explique comment vérifier le solde initial d'un compte si vous avez déjà rapproché ce dernier.

Chaque fois que vous rapprochez un compte, vous commencez avec un solde initial dans QuickBooks. Il s'agit du montant tel qu'il apparaît sur votre compte le premier jour de la période à vérifier. Ce montant vous sert de point de départ pour vos opérations futures.

Le solde initial doit correspondre au solde initial et à la date indiqués sur vos relevés bancaires. Si les données ne correspondent pas, ne vous inquiétez pas. QuickBooks vous indiquera si vous devez effectuer une modification. Lisez la suite pour savoir comment corriger les problèmes liés au solde initial avant de commencer à rapprocher vos comptes.

Vous n'avez encore jamais effectué de rapprochement ? Commencez par consulter notre guide.
  • Quelqu'un a modifié, déplacé ou annulé une opération rapprochée précédemment. De tels changements affectent le solde final et le solde initial lors de votre prochain rapprochement.
  • Quelqu'un a rapproché une opération manuellement. Vous ne pouvez ni la valider ni l'ajouter à des rapprochements futurs.

Étape 1 : Vérifier le solde d'ouverture d'origine

Le solde d'ouverture d'un compte est son point de départ. S'il est incorrect, cela aura un impact sur tous vos rapprochements.

Assurez-vous que votre solde d'ouverture est correct. Cette vérification doit être effectuée en priorité.

Passez ensuite à l'étape 2.

Étape 2 : Consulter votre relevé bancaire

Vérifiez que vous rapprochez le bon compte pour le bon mois.

  1. Accédez à la page Plan comptable.
  2. Cliquez sur Rapprochement.
  3. Vérifiez le compte sélectionné dans le menu déroulant Compte.


Si vous avez plusieurs comptes d'une même banque ou du même type dans QuickBooks, assurez-vous que vous rapprochez le bon.

Passez ensuite à l'étape 3.

Étape 3 : Valider et catégoriser vos opérations importées

Si votre compte est connecté aux services bancaires en ligne, validez et catégorisez toutes vos opérations importées avant de commencer le rapprochement. Les opérations non validées affectent votre solde d'ouverture.

Si votre compte n'est pas connecté, passez à l'étape 4.

Étape 4 : Vérifier le rapport d'écart

Si quelqu'un effectue une modification qui affecte votre solde initial, un message s'affichera lorsque vous commencerez votre rapprochement. Cliquez sur le lien pour ouvrir votre rapport d'écart. Utilisez-le pour apporter vos modifications éventuelles.

  1. Cliquez sur Nous allons vous aider à résoudre ce problème pour ouvrir votre rapport d'écart.
  2. Passez le rapport d'écart en revue. Avant de modifier les opérations qu'il contient, contactez les personnes qui ont apporté les changements : ces derniers ont peut-être été effectués volontairement.
  3. Une fois que vous êtes certain de pouvoir effectuer vos changements, modifiez une opération à la fois.
  4. Cliquez sur Afficher pour voir l'historique des modifications apportées à l'opération.
  5. Passez en revue la colonne Type de modification. Elle vous indique ce qui a changé. 
  6. Lorsque vous êtes prêt à apporter vos modifications, sélectionnez l'opération pour développer l'affichage.
  7. Effectuez vos changements en fonction du message indiqué dans la colonne Type de modification :

Quelqu'un a modifié une opération rapprochée ou l'a déplacée vers un autre compte. Pour corriger cette erreur :

  1. Sélectionnez l'opération pour développer l'affichage.
  2. Cliquez sur Modifier pour ouvrir l'opération.
  3. Ajustez le total ou changez de compte si nécessaire.
  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Quelqu'un a annulé le rapprochement d'une opération. Pour la rapprocher à nouveau :

  1. Sélectionnez l'opération pour développer l'affichage.
  2. Cliquez sur la case dans la colonne avec une coche dans l'en-tête jusqu'à ce que la lettre R s'affiche. L'opération est alors rapprochée.
     
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Quelqu'un a ajouté une opération à un rapprochement précédent par erreur. Pour la supprimer et l'ajouter au prochain rapprochement :

  1. Sélectionnez l'opération pour développer l'affichage.
  2. Cliquez sur la case dans la colonne avec une coche dans l'en-tête jusqu'à ce qu'elle soit vide ou que la lettre C s'affiche. L'opération est alors supprimée du rapprochement.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Quelqu'un a annulé une opération rapprochée. S'il s'agit d'une erreur, recréez l'opération exactement comme elle s'affiche sur votre rapport d'écart.

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez une opération (facture, reçu de vente, achat comptant, etc.). Remplissez les champs qui s'affichent, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.
  3. Lorsque vous avez terminé, accédez à la page Plan comptable. Cliquez ensuite sur Plan comptable.
  4. Recherchez l'opération, puis sélectionnez-la pour développer l'affichage.
  5. Cliquez sur la case dans la colonne avec une coche dans l'en-tête jusqu'à ce que la lettre R s'affiche. L'opération est alors rapprochée.
  6. Cliquez sur Enregistrer. Si un message d'avertissement continue de s'afficher lors du prochain rapprochement, ouvrez le rapport d'écart. Même si l'opération supprimée est toujours répertoriée, la différence doit être égale à 0,00 €. Cela n'aura aucun impact sur votre rapprochement.

Une fois que vous avez apporté vos modifications, l'écart total indiqué sur le rapport doit être égal à 0,00 €. Votre solde initial dans QuickBooks doit correspondre à celui indiqué sur votre relevé bancaire.

Cliquez sur Reprendre le rapprochement pour continuer.

Étapes suivantes : Recommencer le rapprochement

Une fois que vous êtes certain que votre solde initial est correct, vous pouvez recommencer le rapprochement. Si vous rencontrez des problèmes lors du rapprochement, voici comment vérifier votre solde final.

Si vous avez suivi toutes les étapes de notre guide de rapprochement, mais que vous avez encore des questions, contactez votre expert-comptable. Il peut vous aider à corriger les problèmes de rapprochement.

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