Comment corriger les écarts de rapprochements bancaires précédents ?
Vous essayez de terminer votre rapprochement bancaire, mais un message d'erreur indiquant que « Votre compte n'est pas encore prêt à être rapproché » s'affiche ? Ce message signifie qu'il y a un écart dans l'un de vos rapprochements bancaires précédents, car au moins une opération déjà rapprochée a été modifiée ou supprimée.
Cliquez sur le lien Nous allons vous aider à résoudre ce problème pour obtenir une liste détaillée des opérations concernées. Toutes les opérations listées ont été rapprochées, puis modifiées. Vous devez donc corriger chacune d'entre elles jusqu'à ce que la différence totale soit nulle. La colonne Type de modification vous aide à comprendre les modifications effectuées.
Étape 1 : Corriger l'opération
Suivez les étapes en fonction de votre situation :
Situation 1 : Une opération a été annulée.
Type de modification : Supprimée
Si une opération rapprochée a été annulée, vous devez recréer l'opération pour que votre compte bancaire dans QuickBooks corresponde à votre relevé bancaire.
Situation 2 : L'association d'une opération bancaire a été annulée à partir de la page Opérations bancaires.
Type de modification : Supprimée
Vous devrez associer cette opération de nouveau. Pour cela :
- Cliquez sur Opérations, puis sur Opérations bancaires (Accès direct).
- Sélectionnez la vignette du compte bancaire concerné, puis cliquez sur l'onglet À valider.
- L'opération doit apparaître dans la liste. Comptabilisez votre opération ou trouvez une correspondance avec une opération existante pour corriger l'écart.
Situation 3 : Le rapprochement d'une opération bancaire a été annulé manuellement dans l'historique du compte bancaire.
Type de modification : Rapprochement annulé dans l'historique
Cela signifie que le rapprochement d'une opération a été modifié manuellement (dans la colonne avec une coche dans l'en-tête, le champ est passé de « R » à « C » ou a été laissé vide).
Dans ce cas, il vous suffit de rapprocher à nouveau cette opération pour corriger l'écart.
Pour ce faire, reportez-vous à l'Étape 2 : Refaire votre dernier rapprochement bancaire ci-dessous et n'oubliez pas de sélectionner l'opération bancaire non rapprochée dans la liste.
Comment éviter cette situation à l'avenir ?
Lorsque vous souhaitez supprimer une opération rapprochée, ou bien annuler son association à une autre opération, QuickBooks vous informe à l'aide d'un message spécifique :
« L'opération que vous êtes en train de modifier a été rapprochée. L'enregistrement de vos modifications pourrait altérer votre solde la prochaine fois que vous tenterez d'effectuer un rapprochement. Voulez-vous vraiment la modifier ? »
Assurez-vous que vous devez vraiment effectuer cette action avant de confirmer.
Étape 2 : Refaire votre dernier rapprochement bancaire
Pour vous assurer que toutes les opérations corrigées sont correctement rapprochées, effectuez à nouveau votre dernier rapprochement bancaire avec des Date de fin et Solde final identiques. Pour ce faire :
- Cliquez sur Paramètres ⚙ puis sur Rapprocher.
- Dans le menu déroulant Compte, sélectionnez le compte bancaire à rapprocher.
- Saisissez la Date de fin du dernier relevé de compte dans le champ Date de fin.
- Saisissez le Solde final de votre dernier relevé bancaire.
- Si vous ne trouvez pas ce montant, cliquez simplement sur le lien Date de fin du dernier relevé de compte JJ/MM/AAAA : il se trouve sur la ligne Solde final du relevé de compte.
- Sélectionnez toutes les opérations corrigées et terminez votre rapprochement en cliquant sur le bouton Terminer maintenant .
Il n'y a plus d'écart dans votre rapprochement bancaire.
Attention, vous devrez changer manuellement le champ avec une coche dans l'en-tête (passé de « R » à « C » ou laissé vide).
- Accédez à Opérations, sélectionnez Plan comptable (Accès direct).
- Sélectionnez Historique du compte dans le menu déroulant de la colonne Action du compte bancaire concerné.
- Sélectionnez l'opération dont le rapprochement a été annulé manuellement.
- Cliquez sur la case dans la colonne avec une coche dans l'en-tête jusqu'à ce que la lettre R s'affiche (entre les colonnes Dépôt et TVA).
Votre opération est de nouveau rapprochée !
Étapes suivantes : Commencer le rapprochement bancaire
Une fois certain que votre solde initial est correct, vous pouvez commencer le rapprochement bancaire.