Cet article explique comment mettre de l'ordre dans vos comptes (plan comptable), clients et fournisseurs.
Si certains comptes, clients ou fournisseurs ont été créés plusieurs fois par erreur, fusionnez-les. Toutes les données existantes sont reprises et cela élimine les doublons. Vos comptes seront ainsi plus lisibles et vous gagnerez du temps dans la saisie de vos opérations.
Attention : Soyez prudent lors de la fusion. Ne fusionnez que des doublons créés par erreur. Il s'agit d'une bonne pratique comptable. Si vous êtes expert-comptable, procédez comme suit pour fusionner plusieurs listes de clients dans votre cabinet.
Fusionner des comptes
N'oubliez pas que la fusion des comptes est permanente. irréversible. Notez également que QuickBooks utilise des comptes par défaut pour certaines fonctionnalités. Par exemple, les comptes connectés ne peuvent pas être fusionnés ni supprimés.
- Si vous fusionnez des comptes rapprochés, enregistrez leurs rapports de rapprochement au préalable. C'est important car l'historique de rapprochement du compte fusionné peut ne pas être conservé. Les opérations restent cependant rapprochées et associées au compte fusionné.
- Accéder à Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable (Accès direct).
- Recherchez le compte que vous souhaitez conserver, Ensuite, cliquez sur la flèche du menu déroulant de la colonne Action, puis sélectionnez Modifier.
- Notez le nom du compte. Attention : S'il contient un symbole, supprimez ce dernier pour éviter les erreurs lors de la fusion.
- Vérifiez si la case Est un compte rattaché est cochée. Si tel est le cas, prenez note du compte principal.
Maintenant que vous disposez de ces infos, passons au doublon :
- Retourner à Plan comptable (Accès direct).
- Recherchez le compte en double (à supprimer et fusionner). Ensuite, cliquez sur la flèche du menu déroulant de la colonne Action et sélectionnez Modifier.
- Modifiez le Numéro et Nom afin que les infos du compte en double correspondent exactement à celles du compte que vous souhaitez conserver. S'il s'agit d'un Compte rattaché, gardez à l'esprit :
- Si vous fusionnez des comptes principaux, ils ne doivent avoir aucun compte rattaché.
- Si vous fusionnez deux comptes rattachés, vérifiez qu'ils ont le même compte principal.
- Si un des deux comptes est un compte rattaché, décochez Est un compte rattaché.
- Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer, puis sur Oui pour confirmer.
Vos deux comptes sont fusionnés en un seul et QuickBooks transfère toutes les opérations du doublon vers le compte que vous conservez.
Fusionner des clients
Pour fusionner des clients, vous devez en supprimer un manuellement. Vous pouvez transférer les données vers le client à conserver. En savoir plus sur comment fusionner des clients.
Fusionner des fournisseurs
N'oubliez pas que la fusion des profils fournisseurs est permanente. irréversible.
- Cliquez sur Dépenses dans le menu de gauche, puis sur Fournisseurs (Accès direct).
- Recherchez le fournisseur à conserver, cliquez sur son nom puis cliquez sur le bouton Modifier.
- Notez l'Entreprise et le Nom à afficher.
- Retournez dans l'onglet Fournisseurs.
- Recherchez le fournisseur à supprimer, cliquez sur son nom puis cliquez sur le bouton Modifier.
- Remplacez le nom à afficher par celui du fournisseur que vous conservez.
- Cliquez sur Enregistrer, puis sur Oui pour confirmer.
Vos deux fournisseurs sont fusionnés en un seul profil et QuickBooks transfère toutes les opérations du doublon vers le fournisseur que vous conservez.