Que vous soyez entrepreneur ou expert-comptable, vous pouvez facilement importer vos écritures de journal dans QuickBooks.
Cet article vous explique comment procéder selon votre situation.
Étape 1 : Avant l’import
Avant d'importer vos écritures :
- Assurez-vous que votre fichier inclut les informations suivantes (au moins) :
- Date
- Code de journal
- Numéro de compte
- Numéro de la pièce (pour la méthode d'importation réservée aux experts-comptables)
- Débit
- Crédit
- Vérifiez que les numéros de compte et codes de journal utilisés existent bien dans QuickBooks. Si ce n’est pas le cas, ajoutez-les.
- Vérifiez que votre fichier est au format CSV pour les entrepreneurs et Excel pour les experts-comptables.
Note : Si vous le souhaitez, vous pouvez également importer les données suivantes : Description, Client/Fournisseur, Classe et Site. La classe et le site sont disponibles dans QuickBooks Plus. Enfin, vous ne pouvez importer la colonne Site qu’en passant par le bouton + Nouveau (voir première section déroulante).
Étape 2 : Importer vos écritures de journal
La méthode d’import est différente si vous avez un accès à :
QuickBooks (pour les entrepreneurs)
- Cliquez sur le bouton + Nouveau, puis sur Écriture de journal. Sachez que cette procédure ne vous permet d’importer que des écritures de journal ayant la même date.
- En haut à droite de votre écran, cliquez sur Importer, puis sélectionnez votre fichier CSV.
- Un message relatif aux en-têtes de colonnes non reconnus peut s’afficher. Cliquez sur Continuer.
- Si l'import s'est fait correctement, cliquez sur Enregistrer.
QuickBooks Expert-Comptable
Rendez-vous sur votre compte ou dans un compte client, en fonction des écritures que vous voulez importer. Vous pouvez suivre les instructions de la section précédente, ou opter pour l'outil qui vous est réservé en suivant les étapes ci-dessous.
Nouveauté : Vous pouvez désormais importer un fichier contenant des écritures de journal avec des dates différentes.
- Cliquez sur la roue dentée ⚙️, puis sur Importer des données.
- Sélectionnez Écritures de journal.
- Sur la page qui s'affiche, cliquez sur Parcourir.
Note :Si vous avez besoin d'aide pour le formatage de vos écritures de journal, cliquez sur Téléchargement d'un fichier type. - Recherchez et sélectionnez votre fichier Excel. Cliquez sur Ouvrir, puis sur Suivant.
- Mappez vos données. La colonne Votre champ reprend les en-têtes de votre fichier. Faites-les correspondre aux champs QuickBooks.
- Cliquez sur Suivant. En cas d'erreur(s), téléchargez le fichier identifiant les problèmes rencontrés. Corrigez-les et reprenez à l'étape 4 ci-dessus..
- Cliquez sur Terminer.
Une fois l'import terminé, vous pouvez utiliser la barre de recherche pour consulter ou modifier vos écritures de journal.
Les écritures importées ne pourront être supprimées en masse. Veillez à bien vérifier votre fichier avant de procéder à l'import.
