La connexion de vos comptes bancaires et de carte de paiement à QuickBooks vous permet de gagner du temps. Une fois la connexion établie, vos opérations sont automatiquement importées.
Étape 1 : Exporter vos opérations bancaires
- Accédez à Paramètres
, sélectionnez Opérations bancaires, puis allez dans l'onglet À valider. Ensuite, sélectionnez Plan comptable (Accès direct). - Choisissez le compte dans lequel vous souhaitez importer les opérations. Ensuite, sélectionnez Historique du compte.
- Trouvez l'opération la plus ancienne, puis notez la date.
Note : En général, l'opération la plus ancienne est la solde d'ouverture.
Étape 2 : Nettoyer votre fichier
- Connectez-vous au site Web de votre banque.
- Suivez les instructions de votre banque pour télécharger vos opérations sur votre ordinateur. Les procédures diffèrent selon les établissements. Choisissez une période pour laquelle aucune opération n'a encore été importée dans QuickBooks.
- Téléchargez le fichier au format CSV. Enregistrez le fichier là où vous pouvez facilement le retrouver, par exemple sur votre Bureau.
Note : Si votre banque propose un téléchargement au format Microsoft Money (OFX), choisissez ce dernier et passez à l'étape 3.
QuickBooks ne reconnaît que les fichiers CSV à 3 ou 4 colonnes.
Le fichier à trois colonnes doit comporter la Date, la Description et le Montant de l'opération.
| A | B | C | |
| 1 | Date | Description | Montant |
| 2 | 01/01/2020 | Exemple de paiement sortant | -100,00 |
| 3 | 01/01/2020 | Exemple de paiement entrant | 200,00 |
Dans les fichiers à quatre colonnes, le montant de l'opération est réparti entre Débit et Crédit.
| A | B | C | D | |
| 1 | Date | Description | Débit | Crédit |
| 2 | 01/01/2020 | Exemple de paiement sortant | 100,00 | |
| 3 | 01/01/2020 | Exemple de paiement entrant | 200,00 |
Suivez ces quelques instructions pour un formatage correct de votre fichier CSV, indispensable à l'importation de vos opérations :
- Les en-têtes de colonne doivent figurer sur la première ligne du fichier CSV.
- Dans les fichiers à 3 colonnes, les dépenses doivent être précédées du signe moins (-).
- Le montant doit être au format Nombre. Faites un clic droit sur la colonne, choisissez Format de cellule, puis Nombre.
- Si une cellule ne contient pas de montant, entrez « 0 ».
- Choisissez un format de date reconnu par QuickBooks, (par exemple JJ/MM/AAAA). Par exemple, certaines banques mentionnent le jour de la semaine et l'incluent dans la colonne Date (« MAR. 20/11/2018 »). Pour que QuickBooks reconnaisse la date, déplacez le jour de la semaine dans une colonne séparée. :
- Insérez une colonne à gauche de la colonne Date.
- Cliquez sur la colonne Date.
- Sélectionnez Données > Convertir.
- Suivez les instructions de l'assistant de conversion et sélectionnez les options suivantes :
- Type de données d'origine : Délimité
- Séparateurs : consultez l'aperçu en bas de la fenêtre pour sélectionner le bon séparateur (il peut y en avoir plusieurs, virgule ET espace, par exemple).
- Format des données en colonne : Date
- Cliquez sur Terminer.
- Supprimez la colonne indiquant le jour de la semaine.
- Assurez-vous que le nom de la colonne comportant les dates d'opérations s'appelle bien Date.
Étape 3 : Lancer l'importation
- Cliquez sur Opérations, puis sur Opérations bancaires (Accès direct).
- Cliquez sur la flèche à droite du bouton Connecter un compte et sélectionnez Importer à partir d'un fichier. À savoir : Si c'est la première fois que vous vous rendez à la page Opérations bancaires, cliquez sur le bouton Importer des opérations.
Étape 4 : Importer votre fichier dans QuickBooks
- Faites glisser le fichier dans l'encadré ou cliquez sur Sélectionner des fichiers pour sélectionner le fichier CSV, puis cliquez sur Continuer.
| Un message d'erreur s'affiche ? Consultez cet article pour en savoir plus. |
- Depuis le menu déroulant Compte ▼, sélectionnez le compte dans lequel importer les opérations bancaires, puis cliquez sur Continuer.
- Suivez les instructions à l'écran. Faites bien correspondre les colonnes du fichier CSV avec les champs dans QuickBooks, puis cliquez sur Continuer.
- Sélectionnez les opérations que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Continuer.
- Cliquez sur Oui pour confirmer l'importation des données.
- Une fois que vous avez accepté vos opérations, cliquez sur Terminer. Les opérations apparaissent maintenant sur votre page Opérations bancaires dans l'onglet À valider.