Cet article explique comment créer et gérer des projets dans QuickBooks Plus et QuickBooks Expert-Comptable.
Utilisez les projets dans QuickBooks pour suivre la rentabilité de vos activités. Vous pouvez ajouter les revenus, dépenses, coûts de main-d'œuvre et exécuter des rapports par projet à partir d'un seul tableau de bord. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter d'anciennes opérations aux projets nouveaux ou en cours.
La fonctionnalité Projets est uniquement disponible dans QuickBooks Plus et QuickBooks Expert-Comptable.
Découvrez comment :
- Activer les projets
- Créer un projet
- Modifier le client attribué à un projet
- Ajouter des opérations à un projet
- Ajouter des dépenses existantes à un projet
- Ajouter des feuilles de temps existantes à un projet
- Ajouter des factures existantes à un projet
- Suivez vos coûts de main d'œuvre
- Optimisez vos opérations
Activer les projets
Si ce n'est pas déjà fait, activez la fonction Projets dans QuickBooks :
- Cliquez sur Paramètres
, puis sur Compte et paramètres. - Accédez à l'onglet Options avancées.
- Dans la section Projets, cliquez sur le crayon ✎.
- Activez la fonction.
- Cliquez sur Enregistrer , puis sur Terminer.
Note : si vous ne voulez plus utiliser de projets, retournez à Paramètres ⚙ et utilisez le bouton pour les désactiver.
Si vous utilisez QuickBooks Expert-Comptable, la fonctionnalité Projets doit être activée pour suivre des projets.
Attention : L'activation de la fonctionnalité Projets dans QuickBooks Expert-Comptable est irréversible.
Activer la fonction Projets dans QuickBooks Expert-Comptable
- Sélectionner Paramètres ⚙. puis sélectionnez Paramètres de l'entreprise.
- Cliquez sur l'onglet Options avancées.
- Dans la section Projets, cliquez sur le crayon ✎.
- Sélectionnez le Utiliser le suivi financier du projet
commutateur. - Sélectionner Enregistrer, puis OK pour confirmer.
- Cliquez sur Terminer.
Créer un projet
- Connectez-vous à QuickBooks.
- Cliquez sur Projets (Accès direct).
- Cliquez sur Commencer un projet.
- Dans le champ Nom du projet, saisissez un nom de projet.
- Sélectionnez un client dans le menu Client Menu déroulant ▼.
- Entrez un Date de début et Date de fin pour le projet.
- Sélectionnez l'état d'un projet dans le État du projet Menu déroulant ▼.
Note : vous pouvez également ajouter plus d'infos sur le projet dans la Notes champ. - Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Vous pouvez à présent ajouter au projet des opérations nouvelles et existantes.
Modifier le client attribué à un projet
Voici nos conseils :
- Toutes les factures existantes et devis pour le projet sera associé à votre nouveau client.
- Vous devez envoyer les factures impayées ou en attente devis à votre nouveau client.
- Cliquez sur Projets (Accès direct).
- Recherchez et sélectionnez le projet dont vous voulez modifier le client attribué.
- Cliquez sur Modifier dans le menu déroulant de la colonne Action.
- Sélectionnez le nouveau client dans le Client Menu déroulant ▼.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- Révisez l'invitation, puis sélectionnez Attribuer un nouveau client.
Ajouter des opérations à un projet
Ajouter des opérations comme les factures, les dépenses ou devis à votre projet. Cela n'aura aucune incidence sur vos comptes ni ne modifiera la façon dont vos opérations sont catégorisées. Il suffit de les marquer comme faisant partie d'un projet, ce qui vous permet de suivre les revenus et dépenses de ce projet.
Vous pouvez rattacher de nouvelles opérations à un projet de deux façons différentes. Soit vous créez une opération dans QuickBooks comme vous le feriez habituellement, Il vous suffit d'entrer le nom du projet dans le Client/Projet Menu déroulant ▼. Vous pouvez également suivre ces étapes pour créer une opération à partir de vos projets :
- Cliquez sur Projets (Accès direct).
- Recherchez et sélectionnez le projet auquel vous souhaitez ajouter une opération.
- À partir du Ajouter au projet ▼, sélectionnez le type d'opération à ajouter.
- Entrez les détails de l'opération comme d'habitude.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
| Bon à savoir : Lorsque vous créez une facture client ou fournisseur directement dans un projet, celle-ci est automatiquement taguée comme suit : [nom du client]: [nom du projet]. Si la facture n'est pas associée à un projet, seul le nom du client est indiqué. |
Ajouter des dépenses existantes à un projet
Si vous utilisez déjà des opérations de dépense dans QuickBooks, vous pouvez les ajouter à un projet. Ceci vous aide à suivre les dépenses de votre projet.
- Accéder à Dépenses, puis Dépenses (Accès direct).
- Recherchez et sélectionnez l'opération que vous souhaitez ajouter à votre projet.
- Dans le Client/Projet, cliquez sur le menu déroulant ▼, puis sélectionnez le projet auquel vous souhaitez ajouter l'opération.
Voici nos conseils :- puis répétez la procédure pour chaque dépense à rattacher au projet (il ne s'agit pas du fournisseur).
- Si vous ne voyez pas la colonne Client/Projet, allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres. Ensuite ,activer le suivi des dépenses et des articles par client dans la section Dépenses.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer. Vous pouvez également sélectionner d'autres options d'enregistrement.
Ajouter des feuilles de temps existantes à un projet
Si les feuilles de temps ne sont pas à facturer, mais que vous souhaitez tout de même les ajouter à un projet afin de suivre votre rentabilité, vous pouvez les rechercher et les ajouter dans la feuille de temps hebdomadaire.
Ajouter des factures existantes à un projet
Créer des factures pour les ajouter à un projet est simple comme bonjour (voir Ajouter des opérations à un projet), mais si vous ajoutez des factures existantes à votre projet, et notamment celles associées à un paiement, vous devez faire attention avant de les modifier. Voici comment ajouter des factures existantes à votre projet.
Suivez vos coûts de main d'œuvre
Vous pouvez ajouter le coût horaire pour chaque employé. QuickBooks augmentera le coût horaire par les heures travaillées pour calculer votre coût de la main d'œuvre.
Découvrez comment configurer, suivre et afficher vos coûts horaires de main-d'œuvre ;.
Optimisez vos opérations
Vous savez à présent comment suivre les coûts et les revenus de vos projets. Vérifiez que les données affichées sont les bonnes : Sélectionnez un projet pour afficher chacun de ces onglets.
- Dans l'onglet Aperçu, utilisez les colonnes Revenu et Coût comme guides. Veillez à ce que le total de la colonne soit correct lorsque vous ajoutez des factures, des dépenses et des feuilles de temps hebdomadaires.Vous pouvez voir ces coûts dans l'onglet Heures travaillées ou dans le rapport Coût des heures travaillées par employé ou fournisseur si vous avez configurer des coûts horaires.
- L'onglet Heures travaillées détaille les heures de vos collaborateurs par date. Il indique également le total des coûts de la main-d'œuvre pour chaque employé et chaque service que vous offrez, ce qui vous permet de faire le suivi des coûts des différentes parties de votre projet.
- L'onglet Opérations répertorie l'ensemble des opérations associées à un projet. À partir de cet onglet, vous pouvez effectuer directement certaines tâches, comme créer une facture à partir d'un devis.
- Consultez le rapport Coût total des heures travaillées par collaborateur ou prestataire chaque mois. Vérifiez que toutes les heures travaillées sur un projet lui sont bien rattachées. Rattacher trop ou pas assez d'heures à un projet fausse le calcul de sa marge.