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Enregistrer les opérations courantes dans QuickBooks

RÉSOLU•de QuickBooks•16•Mis à jour il y a plus d’un an

Cet article vous explique comment enregistrer les opérations les plus fréquemment utilisées.

Vous constaterez que vous créez très souvent les mêmes opérations dans QuickBooks. Cet article explique comment créer et renseigner les opérations les plus couramment utilisées.

Vous avez deux façons d'enregistrer une vente dans QuickBooks, en fonction de quand votre client vous paie :

  • Pour un paiement immédiat, créez un Reçu de vente
  • Pour un paiement différé, créez une Facture pour enregistrer la vente, puis, une fois le paiement reçu, utilisez Paiement entrant pour enregistrer le paiement reçu de votre client.

Pour créer un reçu de vente

  1. Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations, puis Opérations clients (Accès direct).
  2. Sélectionnez Reçu de vente dans le menu déroulant du bouton Nouvelle opération, la fenêtre Reçu de vente s'ouvre.
  3. Sélectionnez le Client concerné dans la liste déroulante. Si le reçu de vente doit être envoyé par e-mail au client, renseignez bien son adresse e-mail.
  4. Renseignez les infos sur la vente, notamment la Date du reçu de vente, le Mode de paiement, le Produit/Service vendu et le Montant de la vente.
    Veillez à bien sélectionner le taux de TVA applicable si la vente est soumise à TVA.
  5. (Facultatif) Précisez une éventuelle Remise à appliquer et ajoutez des notes dans le champ Mémo.
  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
    Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer et envoyer pour envoyer les infos de paiement au client par e-mail.

Lors de l'enregistrement d'un reçu de vente, la vente et le paiement client sont enregistrés en même temps.

Pour créer un paiement entrant

Pour un paiement différé, enregistrez le paiement reçu du client et associez-le à une facture ou à une autre opération créée précédemment :

  1. Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations, puis Opérations clients (Accès direct).
  2. Sélectionnez Paiement dans le menu déroulant du bouton Nouvelle opération ; la fenêtre Paiement entrant s'ouvre .
  3. Sélectionnez le nom du Client dans la liste déroulante.
  4. Saisissez les infos sur le paiement, notamment la Date de paiement, le Mode de paiement, le compte sur lequel Déposer le paiement et le Montant reçu.
  5. Dans la section Opérations en cours, sélectionnez la facture ou l'opération correspondant au paiement reçu.
  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
    Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer et envoyer pour envoyer les infos de paiement au client par e-mail.

Pour enregistrer un Devis ou un Acompte, suivez la même procédure en utilisant le bouton Nouvelle Opération .

Vous avez deux façons d'enregistrer des dépenses dans QuickBooks, selon que votre paiement est immédiat ou différé :

  • Si vous réglez votre fournisseur sur le champ, créez un Achat comptant
  • Si vous réglez votre fournisseur plus tard, créez une facture fournisseur pour enregistrer la dépense, puis, une fois le réglement effectué, utilisez la fonction Paiement sortant pour enregistrer le paiement dans QuickBooks.

Pour enregistrer un achat comptant ou une facture fournisseur :

  1. Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations, puis Dépenses (Accès direct).
  2. Sélectionnez Facture fournisseur ou Achat comptant dans le menu déroulant du bouton Nouvelle opération.
  3. Saisissez les infos sur l'achat, notamment le Bénéficiaire (fournisseur) et la Date.
    Lors de la création d'une facture fournisseur, précisez la date d'Échéance ou les Conditions de paiement (par exemple paiement à 30 jours).
    Lors de la création d'un achat comptant, précisez le Compte bancaire/de carte de paiement utilisé pour le paiement.
  4. Sous Détail des catégories, précisez le Compte où enregistrer l'opération, le Montant de l'achat et le taux de TVA applicable. Cochez la case À facturer pour refacturer l'achat à un client (et précisez le Client à facturer).
  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

La facture fournisseur ou l'achat comptant sont enregistrés. Une fois votre facture fournisseur payée, enregistrez son règlement en créant un Paiement sortant.

Vous pouvez configurer une opération récurrente pour enregistrer des achats qui reviennent à intervalles réguliers.

Pour configurer une opération récurrente :

  1. Accédez à Paramètres⚙️.
  2. Sous Listes, sélectionnez Opérations récurrentes.
  3. Cliquez sur Nouveau.
  4. Une boîte de dialogue Créer un modèle d'opération récurrente s'ouvre : sélectionnez le type d'opération récurrente à créer dans le menu déroulant Type d'opération puis cliquez sur OK pour confirmer.
  5. La fenêtre de l'opération Récurrente concernée s'ouvre : choisissez un Nom de modèle et précisez son Type (Programmé, Rappel ou Non programmé).
  6. Indiquez dans le champ Intervalle la périodicité de l'opération (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel), et précisez le Jour de la semaine, du mois ou de l'année pour créer l'opération, ainsi qu'une Date de début et de Fin (facultatif) de l'opération récurrente.
  7. Précisez dans quel Compte enregistrer l'opération, son Montant et renseignez les autres champs applicables à l'opération concernée.
  8. Cliquez sur le bouton Enregistrer le modèle.

L'opération fait désormais partie de la liste de modèles des opérations récurrentes et sera créée selon l'intervalle défini.

Trouver des opérations récentes ou plus anciennes est simple dans QuickBooks.

Pour consulter une opération récente :

  1. Cliquez sur la Loupe dans la Barre d'outils.
  2. Passez en revue la liste des Opérations récentes.
    Cliquez simplement sur une opération dans la liste pour ouvrir la fenêtre de l'opération concernée.
  3. Si l'opération ne figure pas dans la liste, cliquez sur Afficher plus d'opérations en bas de la liste, ce qui ouvre la fenêtre Rechercher et une liste plus importante d'opérations.
    Affinez votre recherche en sélectionnant le type d'opération, puis en cliquant sur le bouton Rechercher ou en cliquant sur le bouton Ajouter un filtre. Vous pouvez également sélectionner l'intervalle de temps grâce au Filtre par date.

Pour une recherche rapide et ciblée d'une opération, saisissez la date, le montant de l'opération ou d'autres informations dans les champs figurant au dessus du bouton Rechercher.

Pour accéder à l'historique des opérations :

  1. Cliquez sur Ma compta, puis sélectionnez Plan comptable (Accès direct).
  2. Sélectionnez le compte concerné.
  3. Dans la colonne Action, cliquez sur Historique du compte. L'historique répertorie toutes les opérations du compte sélectionné.

Cliquez sur une opération pour en connaître les détails.

Nous vous conseillons de répartir une opération entre plusieurs comptes lors de sa création.

Pour ce faire, ajoutez simplement des lignes Compte supplémentaires au fur et à mesure de la saisie de votre opération.

Lors de sa saisie, une opération peut être enregistrée dans un seul compte. Cependant, si vous souhaitez ensuite la répartir entre plusieurs comptes, vous pouvez la modifier via l'historique.

Pour répartir une opération à partir de l'historique du compte :

  1. Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations, puis Opérations bancaires (Accès direct).
  2. Sélectionnez le compte concerné.
  3. Cliquez sur l'opération à répartir, puis sur le bouton Répartir.
  4. Dans la boîte de dialogue Répartir l'opération, sélectionnez les comptes entre lesquels répartir l'opération dans la colonne Catégorie et renseignez les différents autres champs (par exemple Reçu de ou Classe).
    Cliquez sur Ajouter des lignes pour plus de lignes de saisie.
  5. Saisissez les montants ligne à ligne dans la colonne Montant.
    Au fur et à mesure de la saisie des montants, ils viennent augmenter le Montant réparti et diminuer la différence avec le Montant d'origine.
  6. Une fois votre saisie terminée, vérifiez que le Montant réparti est égal au Montant d'origine et que le solde du champ Différence est bien nul.
  7. Cliquez sur Appliquer et accepter.

L'opération est répartie comme spécifié.

Lorsque vos opérations sont importées de la banque (soit via connexion automatique, soit via un fichier d'importation), la plupart sont automatiquement associées à des opérations déjà enregistrées dans QuickBooks.

QuickBooks propose des correspondances entre des opérations existantes, telles que des paiements entrants ou des paiements sortants, et les opérations bancaires importées.

Il se peut que QuickBooks ne parvienne pas à trouver une opération correspondante ou ne propose pas la bonne correspondance. Vous pouvez alors rechercher d'autres opérations à associer à l'opération importée.

Pour consulter ou accepter les correspondances proposées par QuickBooks :

  1. Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations, puis Opérations bancaires (Accès direct).
  2. Sélectionnez l'onglet À valider.
  3. Recherchez une opération comportant une ou plusieurs correspondances possibles à valider. Si une correspondance a été trouvée, celle-ci s'affiche dans la colonne Catégorie. Si QuickBooks propose plusieurs correspondances, cliquez sur la ligne pour revoir les suggestions d'association.
  4. Si une seule correspondance a été trouvée pour une opération et que celle-ci est correcte, dans la colonne Action, cliquez sur Associer pour l'accepter.
  5. Si plusieurs correspondances sont proposées, dans la colonne Action, cliquez sur Afficher pour ouvrir l'opération : vérifiez les correspondances proposées sous Correspondances trouvées, sélectionnez la bonne correspondance, puis cliquez sur le bouton Associer pour valider la correspondance.
  6. Si la correspondance proposée n'est pas la bonne, cliquez sur l'opération pour l'ouvrir, puis cliquez sur Trouver d'autres correspondances : la fenêtre Associer les opérations s'ouvre et propose d'autres correspondances.

Les opérations associées passent de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks et sont marquées comme associées.

Pour trouver manuellement des correspondances pour les opérations restant à valider :

  1. Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations, puis Opérations bancaires (Accès direct).
  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.
  3. Sélectionnez l'option Trouver une correspondance et ouvrir la fenêtre Associer les opérations.
    Par défaut, la fenêtre Associer les opérations répertorie toutes les opérations non associées de l'intervalle de temps défini, mais vous pouvez affiner la recherche.
  4. (Facultatif) Utilisez les champs suivants pour affiner votre recherche : Afficher (type d'opération), Rechercher, ainsi que Du et Au (période de temps).
  5. Cochez la case en face de l'opération correspondant au mouvement bancaire.
    Vous pouvez sélectionner plusieurs opérations si besoin. Par exemple, si vous avez payé trois factures fournisseurs dans un même virement, sélectionnez les trois factures correspondant au virement.
  6. Vérifiez que le total du champ Opération(s) sélectionnée(s) est égal au montant du champ Opération importée.
  7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les opérations que vous avez associées passent de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks et sont marquées comme associées.

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