Gagnez du temps lors du suivi et de l'enregistrement des reçus et factures fournisseurs des fournisseurs. Vous pouvez les importer dans QuickBooks depuis votre ordinateur, votre mobile, votre messagerie ou même en connectant vos comptes fournisseurs. Une fois que vous avez importé votre reçu ou facture fournisseur, vous n'avez plus qu'à valider les infos extraites par QuickBooks !
Dépenses express est uniquement disponible avec les abonnements QuickBooks Plus et Essentials. Vous souhaitez changer d'abonnement ? Consultez cet article.
Étape 1 : Importer les dépenses dans QuickBooks
Il existe plusieurs façons d'importer des reçus ou des factures fournisseurs. Choisissez celle qui vous convient le mieux.
Voici nos conseils :
- Découvrez nos 5 conseils pour numériser correctement vos reçus avec votre téléphone.
- Importez un seul reçu à la fois.
- Conservez les reçus originaux, car les dépenses enregistrées avec Dépenses express n'ont aucune valeur probante pour les autorités fiscales.
- Nous vous déconseillons d'importer des reçus ou des factures contenant des informations sensibles ou personnelles, telles que des numéros de carte bancaire ou des pièces d'identité.
- QuickBooks prend en charge les images au format PDF, JPEG, JPG, GIF et PNG. Si votre appareil est de la marque Apple, vous pouvez convertir les images HEIC dans un format compatible.
Importer des dépenses depuis votre ordinateur
- Dans votre compte QuickBooks, accédez à Dépenses et sélectionnez Dépenses express (Accès direct).
- Faites glisser vos reçus ou factures fournisseurs ou cliquez sur Importer.
- Sélectionnez les reçus ou factures à importer, puis cliquez sur Ouvrir.
QuickBooks traite maintenant vos fichiers pour en extraire les infos !
Photographier votre reçu ou facture fournisseur sur votre appareil mobile
Vous pouvez utiliser l'appli mobile QuickBooks ()iOS ou Android) pour prendre vos reçus et factures d'achat en photo et les importer à partir de votre appareil mobile.
- Ouvrez l'appli mobile QuickBooks.
- Cliquez sur l'icône Menu ≡.
- Appuyez sur Dépenses express.
- Appuyez sur l'icône de l'Appareil photo et prenez votre facture en photo.
- Sélectionnez Utiliser cette photo.
QuickBooks va importer les infos de vos dépenses et créer une opération que vous pourrez vérifier dans QuickBooks (Étape 2).
Connecter vos fournisseurs
Connectez vos fournisseurs à QuickBooks pour importer vos dépenses automatiquement dans Dépenses express depuis les sites de vos fournisseurs.
Pour automatiser entièrement ce processus, créez vos règles pour vos dépenses en quelques clics.
Envoyer des dépenses par e-mail à QuickBooks
Vous pouvez également envoyer vos dépenses par e-mail à QuickBooks. Les données y figurant seront extraites automatiquement, une nouvelle opération sera créée, il ne vous restera plus qu'à la contrôler et à la valider.
Importer des dépenses depuis votre Google Drive
- Dans votre compte QuickBooks, accédez à Dépenses et sélectionnez Dépenses express (Accès direct).
- Sélectionnez Importer depuis Google Drive.
- Sélectionnez votre compte Google Drive et autorisez Intuit à consulter, modifier, créer et supprimer uniquement les fichiers Google Drive que vous utilisez avec cette appli.
- Sélectionnez les reçus ou factures à importer, puis cliquez sur Sélectionner.
QuickBooks traite maintenant vos fichiers pour en extraire les infos !
Si deux opérations correspondantes ou plus sont trouvées dans QuickBooks
Étape 2 : Valider vos dépenses
Vos reçus et factures fournisseurs sont désormais importés dans QuickBooks. Les formulaires ne figurent pas encore dans vos comptes. QuickBooks extrait les infos pour vous. Il vous suffit de vérifier et de modifier les détails de l'opération pour les valider. Cette étape ne peut être effectuée que dans QuickBooks et non avec votre appli mobile.
Si vous êtes un entrepreneur, nous vous conseillons de vérifier auprès de votre expert-comptable la façon dont vous voulez répartir les tâches.
Vous pouvez créer des règles pour valider automatiquement vos dépenses ou effectuer cette action manuellement :
- Cliquez sur Dépenses, puis sur Dépenses express (Accès direct).
- Dans l'onglet À valider, vous verrez l'ensemble des reçus ou factures importés avec les infos extraites par QuickBooks. Recherchez le reçu ou la facture à vérifier, puis cliquez sur Vérifier.
- Sélectionnez le Type de document selon votre document :
- Achat comptant
- Facture fournisseur
- Note de frais (sélectionnez l'Employé qui a engagé cette dépense et le compte approprié dans le champ Payé avec. Si le compte ne s'affiche pas ,créer un compte pour votre employé).
- Avoir fournisseur
- Vérifiez à nouveau les détails et ajoutez les infos manquantes. Si votre reçu ou facture doit être enregistré dans différents comptes, cliquez simplement sur le bouton Répartir l'achat comptant ou Répartir la facture fournisseur pour ajouter une nouvelle ligne.
- Lorsque toutes les infos sont correctes, sélectionnez Valider.
Bon à savoir : Vous pouvez enregistrer vos modifications et revenir plus tard sur votre dépense. Cliquez sur la flèche en haut à droite pour passer à la dépense suivante.
Une fois validé, votre reçu ou facture est enregistré dans vos comptes et figure dans l'onglet Récemment validés. Consultez l'article Comment comptabiliser les opérations bancaires ? pour associer le reçu ou la facture avec l'opération bancaire correspondante.
Modifier ou annuler une dépense validée
Pour modifier ou annuler une dépense validée :
- Cliquez sur Dépenses, puis sur Dépenses express (Accès direct).
- Allez dans l'onglet Récemment validés et cliquez sur le lien hypertexte figurant dans la colonne Correspondance pour modifier directement l'opération, ou bien cliquez sur Annuler la création pour annuler la validation de l'opération (celle-ci revient alors dans l'onglet À valider).