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Comment configurer les règles bancaires pour catégoriser les opérations importées dans QuickBooks ?

Cet article explique comment catégoriser automatiquement les opérations importées depuis votre banque à l'aide des règles bancaires.

Lorsque vous importez des opérations depuis votre banque, vous devez les catégoriser pour qu'elles aillent dans le bon compte. Pour accélérer ce processus,

vous pouvez créer des règles bancaires afin d'attribuer automatiquement des catégories à vos opérations. Plus vous utilisez cette fonctionnalité, plus les suggestions de QuickBooks deviendront précises. Progressivement, d'autres infos, comme le bénéficiaire de l'opération, pourront être attribuées automatiquement.

Étape 1 : Créer une règle bancaire

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque, puis sélectionnez l'onglet Règles.
  2. Cliquez sur Nouvelle règle.
  3. Entrez un nom dans le champ Quel nom voulez-vous donner à cette règle ?
  4. Sous Appliquer aux opérations de type :, sélectionnez Débit ou Crédit.
  5. Dans le menu déroulant à côté de dans, sélectionnez un compte bancaire ou de carte de paiement.
  6. Définissez les conditions de la règle. Vous pouvez en ajouter cinq par règle au maximum. Suivez les étapes ci-dessous, puis cliquez sur + Ajouter une condition.
  7. À chaque ligne, définissez si la condition s'applique aux fournisseurs extraits, écritures bancaires ou montants. Sélectionnez ensuite Contient, Ne contient pas ou Correspond exactement à pour indiquer à QuickBooks comment appliquer les règles.
  8. Définissez ensuite le type d'opération, la catégorie et le client/fournisseur à appliquer.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

QuickBooks applique automatiquement vos règles aux opérations dans l'onglet À valider. Vous devez vérifier qu'elles sont correctes avant de les créer.

Conseil : Vous pouvez facilement créer une règle à partir de l'onglet À valider. Sélectionnez une opération, puis cliquez sur le lien Créer une règle pour ouvrir la fenêtre Règle et en définir les conditions.

Si vous avez créé des règles bancaires dans une autre entreprise QuickBooks, vous pouvez les transférer dans votre compte :

  1. Connectez-vous au compte à partir duquel vous voulez exporter les règles.
  2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque, puis sélectionnez l'onglet Règles.
  3. Dans le menu déroulant Nouvelle règle, sélectionnez Exporter des règles.
  4. Enregistrez le fichier d'exportation au format Excel.
  5. Déconnectez-vous, puis connectez-vous au compte dans lequel vous voulez importer les règles.
  6. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque, puis sélectionnez l'onglet Règles.
  7. Dans le menu déroulant Nouvelle règle, sélectionnez Importer des règles.
  8. Cliquez sur Parcourir, puis recherchez le fichier Excel exporté.
  9. Sélectionnez les règles et détails que vous souhaitez importer.
  10. Suivez les instructions pour terminer la procédure.

Étape 2 : Vérifier les opérations reconnues

Pour afficher les opérations reconnues par les règles bancaires, accédez à l'onglet À valider, puis sélectionnez Reconnues dans le menu déroulant Toutes les opérations. Les opérations reconnues par une règle bancaire sont également reconnaissables à leur étiquette « Règle ».

Si tout vous semble correct, cliquez sur Créer pour placer l'opération dans un des comptes du plan comptable. Vous pouvez également cliquer sur l'opération pour la vérifier plus en détail.

Note : Si QuickBooks ne parvient pas à catégoriser une opération, elle sera placée temporairement sur les comptes Produits en comptes d'attente, Charges en comptes d'attente ou Actifs en comptes d'attente.
Vous ne pouvez pas utiliser ces comptes dans les règles bancaires.

Étapes suivantes : Configurer la fonctionnalité d'ajout automatique

Vous pouvez créer des règles ciblées pour que certaines opérations soient acceptées automatiquement dans vos comptes à partir de la page Banque.
Conseil : Nous vous recommandons de commencer par des opérations récurrentes et faciles à suivre comme le loyer ou les frais de carburant. Une fois que vous maîtrisez cette fonctionnalité, vous pouvez l'utiliser pour une plus grande variété d'opérations.

  1. Suivez les étapes de création d'une règle bancaire.
  2. Activez Valider automatiquement les opérations auxquelles s'applique cette règle au bas de la fenêtre.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous créez une règle d'ajout automatique, les opérations dans l'onglet À valider qui respectent les conditions sont ajoutées automatiquement. Ces règles s'appliquent lorsque vous vous connectez, importez un fichier et créez ou modifiez une règle automatique.

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