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Comment gérer mes opérations bancaires dans QuickBooks ?

Cet article explique comment gérer vos opérations bancaires dans QuickBooks.

Lorsque vous connectez un compte bancaire, vos opérations sont automatiquement importées dans QuickBooks, puis synchronisées toutes les 24 heures. Elles ne figurent pas encore dans votre comptabilité : QuickBooks se contente de les analyser et de chercher les correspondances avec les opérations que vous avez déjà entrées de votre côté. Si aucune correspondance n'est trouvée, vous pouvez en créer une d'un simple clic.

Votre seul travail consiste à passer en revue ces opérations avant de les valider dans QuickBooks, c'est-à-dire de les faire figurer dans votre comptabilité.

Étape préalable : Mettre à jour la liste de vos opérations

QuickBooks importe vos nouvelles opérations bancaires toutes les 24 heures. Toutefois, pour certaines banques, le délai peut être plus long. Si vous ne voulez pas attendre le prochain import automatique, vous pouvez le déclencher vous-même :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque.
  2. Rendez-vous dans l'onglet Banque.
  3. Cliquez sur Mettre à jour.

QuickBooks met alors à jour tous les comptes connectés.

Bon à savoir : En fonction des exigences de sécurité de votre banque, il se peut qu'un message vous invite à vous authentifier avant de pouvoir lancer la mise à jour. Pour tout problème d'import, cliquez ici.

Étape 1 : Gérer vos opérations

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque.
  2. Cliquez sur la vignette du compte concerné.
  3. Rendez-vous dans l'onglet À valider.

Cliquez maintenant sur la section qui vous intéresse.

Si la colonne Action indique Rapprocher/Valider, cela signifie que vous aviez déjà entré l'opération manuellement dans QuickBooks. La colonne Catégorie indique « 1 correspondance trouvée » et précise laquelle.

Cette proposition automatique de correspondance vous permet d'éviter de rentrer deux fois la même opération. Assurez-vous juste que la correspondance est correcte.

  1. Sélectionnez une opération avec le bouton Rapprocher dans la colonne Action pour développer l'affichage.
  2. Vérifiez la correspondance et assurez-vous qu'elle est correcte. Cliquez sur le lien pour obtenir plus de détails et vérifier attentivement tous les champs.
  3. Si cette correspondance est correcte, sélectionnez Rapprocher.

Les deux opérations sont désormais associées l'une à l'autre : vos comptes sont à l'équilibre.

Si la colonne Action indique Créer, cela signifie que QuickBooks n'a pas trouvé de correspondance pour votre opération importée. Il vous propose donc d'en créer une d'un simple clic.

Attention : Si vous pensez avoir déjà entré cette opération dans QuickBooks, cliquez sur Trouver une correspondance et passez en revue l'ensemble des propositions. Il est possible qu'il n'y en ait aucune.

Avant de cliquer sur Créer, vérifiez comment QuickBooks a prétraité l'opération.

  1. Sélectionnez une opération avec le bouton Ajouter dans la colonne Action pour développer l'affichage.
  2. Vérifiez les champs pour vous assurer que tout est correct et remplissez les champs vides au besoin. Portez une attention particulière aux Catégorie. Il s'agit du compte de votre plan comptable où sera classée l'opération (par exemple le compte 6251, c.-à-d. « Voyages et déplacements », pour la dépense d'un plein d'essence).
    Conseil : Veillez à toujours catégoriser vos opérations dans des comptes spécifiques plutôt que de les laisser dans des comptes d'attente (comme le compte « Dépense en attente d'imputation »).
  3. Lorsque tout semble correct, sélectionnez Ajouter.
  4. L'opération correspondante a été créée dans QuickBooks : vos comptes sont à l'équilibre.

Si la colonne Action indique Afficher, cela signifie que QuickBooks a trouvé plusieurs correspondances possibles pour votre opération.

  1. Sélectionnez une opération avec le bouton Afficher dans la colonne Action.
  2. Vérifiez les correspondances pour déterminer laquelle est la bonne. Cliquez sur les liens pour obtenir plus de détails et vérifier attentivement tous les champs.
  3. Lorsque vous trouvez la correspondance correcte, sélectionnez-la, puis sélectionnez Rapprocher.

Il peut arriver qu'une opération en cache plusieurs, comme dans le cas d'une facture groupée. QuickBooks vous permet de répartir cette opération en plusieurs montants (entre autres) pour un suivi plus précis.

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur À valider.
  2. Cliquez sur l'opération que vous souhaitez répartir pour développer l'affichage.
  3. Assurez-vous d'être dans la section Créer l'opération correspondante.
  4. Cliquez sur le bouton Répartir situé juste à côté du bouton Créer.

La fenêtre de répartition apparaît.

  1. Remplissez les champs en fonction de la manière dont vous souhaitez répartir votre opération (par catégorie, par exemple).
  2. Cliquez sur Appliquer et accepter.

Si vous ne souhaitez pas entrer certaines opérations dans QuickBooks (achats ou dépenses à titre personnel, opérations en double, etc), vous pouvez les exclure :

  1. Rendez-vous dans l'onglet À valider.
  2. Cochez les opérations à exclure.
  3. Cliquez sur Exclure.

Les opérations exclues passent dans l'onglet Exclues. Elles n'entreront pas dans votre comptabilité et ne seront plus importées.

Étape 2 : Passer en revue les opérations validées

Une fois la correspondance confirmée ou créée, Vous pouvez vérifier votre travail et vous assurer que tout est correct dans l'onglet Dans QuickBooks.

En cas de doute, vous pouvez vérifier la correspondance à tout moment :

Accédez au menu Banque ou au menu Opérations.
Cliquez sur la vignette du compte concerné.
Accédez à l'onglet Dans QuickBooks.
Choisissez une opération et cliquez sur le lien bleu pour vérifier la correspondance.
Si vous devez modifier ou déplacer une opération vers un autre compte, suivez ces étapes pour annuler ou annuler le correctif il. Conseil : Effectuez toutes vos modifications avant votre rapprochements mensuels.

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