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En savoir plus sur le plan comptable dans QuickBooks

Le plan comptable est une liste de tous les comptes de votre entreprise et de leurs soldes. Dans QuickBooks, vous utilisez ces comptes pour catégoriser vos opérations dans tous les domaines, des documents commerciaux aux rapports en passant par les formulaires fiscaux. Chaque compte a un historique des opérations et indique combien d’argent vous avez (ou que vous devez). Voici ce que vous devez savoir pour commencer.

Quels types de comptes figurent dans le plan comptable ?

Lorsque vous ouvrez votre plan comptable, vous voyez une longue liste de comptes. Celles-ci sont appelées registres de compte. Chaque compte a son propre registre. Simplement aller au registre de compte pour consulter l'historique de ses opérations et le solde actuel.

Votre plan comptable vous propose différents types de comptes dans lesquels catégoriser les opérations :

  • Actifs : Documents relatifs aux achats de véhicules, d'équipements, de bâtiments et d'autres biens commerciaux.
  • Passifs : Les documents relatifs à l'argent que vous devez mais n'avez pas encore payé.
  • Revenu : Les opérations et les paiements que vous recevez de vos activités quotidiennes, comme le chiffre d'affaires ou le revenu pour services rendus.
  • Dépenses : Les opérations d'argent que vous dépensez pour des dépenses liées aux opérations commerciales normales, telles que la publicité et la promotion, les fournitures de bureau et le loyer.

Voici une description plus détaillée des types de comptes. Ces définitions peuvent être utiles si vous avez des connaissances en comptabilité. La plupart des utilisateurs de QuickBooks n'ont pas besoin de connaître ce niveau de détail.

Les comptes de bilan sont les comptes qui figurent dans votre rapport Bilan (provisoire). Généralement, cela inclut :

  • Comptes d'actif pour effectuer le suivi des opérations bancaires et d'équipement.
  • Comptes de passif pour effectuer le suivi des opérations telles que les cartes de paiement et les prêts bancaires.
  • Comptes de capitaux pour effectuer le suivi des bénéfices non répartis et des soldes d'ouverture.
Compte À quoi sert-il Quand le créer
Compte Fournisseurs (CF) Permet d'effectuer le suivi des opérations liées à l'argent que vous devez aux fournisseurs. La plupart des entreprises n'ont besoin que d'un seul compte CF, et QuickBooks le crée pour vous la première fois que vous entrez une facture fournisseur. Votre expert-comptable peut vous indiquer dans quelles circonstances vous êtes susceptible de devoir créer un compte fournisseurs supplémentaire.

Vous pouvez utiliser les rapports et graphiques liés au compte fournisseurs pour effectuer le suivi des éléments suivants :

  • Fournisseurs à payer
  • Factures fournisseurs en cours
  • Montants dus aux fournisseurs
Compte Clients (CC) Permet d'effectuer le suivi des opérations liées aux clients qui vous doivent de l'argent. La plupart des entreprises n'ont besoin que d'un seul compte CC, et QuickBooks le crée pour vous la première fois que vous entrez une facture. Votre expert-comptable peut vous indiquer dans quelles circonstances vous êtes susceptible de devoir créer un compte clients supplémentaire.

Vous pouvez utiliser les rapports et graphiques liés au compte clients pour effectuer le suivi des éléments suivants :

  • Clients qui vous doivent de l'argent
  • Factures impayées
  • Nombre de jours de retard d'une facture
Compte bancaire Permet d'effectuer le suivi des comptes courants, d'épargne, de marché monétaire et de caisse. Vous pouvez également créer un compte de ce type pour effectuer le suivi des espèces de votre tiroir-caisse si vous utilisez une caisse enregistreuse.
Carte de crédit Achats par carte de crédit professionnelle. Vous pouvez créer plusieurs comptes de carte de crédit professionnelle si :
  • Un ou plusieurs de vos employés ont besoin d'une carte de crédit professionnelle pour faire des achats liés à l'activité de l'entreprise ;
  • Vous souhaitez utiliser différentes cartes pour différents types d'achats (une pour les frais de déplacement, une pour les fournitures de bureau, une pour les matériaux de construction, etc.).

Note : Si vous avez plusieurs cartes de crédit professionnelles pour un seul compte de frais, créez un seul compte de carte de crédit pour le relevé de compte.

Capitaux propres Valeur nette de l'entreprise. Elle correspond à la différence entre vos passifs et vos actifs. Si vous vendiez l'ensemble de vos actifs aujourd'hui et que vous payiez tous vos passifs avec l'argent provenant de la vente de vos actifs, l'argent qu'il vous resterait correspondrait à vos capitaux propres. Lors de la configuration de votre entreprise, QuickBooks crée deux comptes de capital : Capital souscrit - appelé, versé et Bénéfices non répartis (le nom réel des comptes dépend du type d'entreprise que vous avez sélectionné dans le questionnaire de configuration). Vous pouvez également créer des comptes de capital supplémentaires pour effectuer le suivi des éléments suivants :
  • Capitaux propres
  • Retraits du propriétaire
  • Dépenses en immobilisations
  • Capital social
Actifs à court terme Actifs que vous pouvez facilement convertir en espèces comme les comptes courants, les comptes d'épargne, ainsi que les comptes de marché monétaire. Vous pouvez également créer un compte d'actif à court terme pour effectuer le suivi des éléments suivants :
  • Compte Clients
  • Stock
Immobilisations corporelles Éléments d'un coût minimum que vous devez vendre pour générer des espèces. Les véhicules, les équipements et les terrains de votre entreprise en sont des exemples. Consultez votre expert-comptable pour déterminer le coût minimal réel que vous devez utiliser pour une immobilisation corporelle. Vous pouvez également créer des comptes d'immobilisations corporelles supplémentaires pour effectuer le suivi des éléments suivants :
  • Machines de construction et d'aménagement paysager ; équipement musical, photographique et d'impression
  • Installations générales, agencements et aménagements (pour un magasin d'articles automobiles ou de photographie, etc.)
  • Matériel de bureau (téléphones portables, ordinateurs, photocopieuses, imprimantes, télécopieurs, projecteurs, etc.)
  • Mobilier de bureau (chaises, bureaux, meubles de classement, lampes, etc.)
Autres actifs à court terme Éléments qui peuvent être convertis en espèces ou épuisés sous un an, comme les prépaiements, les avances en espèces données aux employés, le stock ou les prêts consentis par votre entreprise. Vous pouvez également utiliser ce compte pour effectuer le suivi des fournitures, des impôts sur le revenu reportés, des restitutions d'impôts sur le revenu futures estimées, des dépôts de garantie et des immeubles de placement.
Autres actifs Les éléments qui ne sont ni des immobilisations, ni d'autres actifs à court terme, tels que l'écart d'acquisition, les effets à recevoir à long terme et les dépôts de garantie que vous avez payés. Vous pouvez également utiliser le compte Autres actifs pour effectuer le suivi de la propriété intellectuelle, des informations confidentielles, des droits d'auteur, des designs, des formules, des brevets et des marques.
Passifs à long terme Argent que votre entreprise doit et compte rembourser sur une période de plus d'un an, comme les hypothèques, les prêts à long terme et les effets à payer. Vous pouvez également créer ce compte pour effectuer le suivi des obligations à payer, des paiements de loyer et des paiements d'impôts sur les produits perçus d'avance.
Passifs à court terme Argent que votre entreprise doit et compte payer sous un an, comme la TVA, les dépôts de garantie et les cotisations sociales. Vous pouvez également utiliser ce compte pour effectuer le suivi des avantages, des contrats, des droits, ainsi que des salaires et traitements.

Note : Si vous avez contracté un ou plusieurs prêts pour votre entreprise, nous vous conseillons de créer un compte de prêt distinct pour chacun d'entre eux. Par exemple, si vous avez des prêts permettant de financer les équipements, le stock ou le fonds de roulement, vous devez créer des comptes de prêt distincts pour effectuer le suivi du capital dû pour chacun d'entre eux. Lorsque vous créez un compte de prêt, QuickBooks définit le compte comme Autres passifs à court terme.

Les comptes de produits permettent de faire le suivi des rentrées d’argent dans votre entreprise. Les comptes de dépenses permettent de faire le suivi des dépenses de votre entreprise. Lorsque vous enregistrez des opérations dans QuickBooks, vous les attribuez généralement à un ou plusieurs comptes de produits ou de dépenses.

Note : QuickBooks n'affiche pas les soldes des comptes de produits et de dépenses dans le plan comptable. Pour afficher les soldes des comptes, exécutez un Rapport de résultat.

Compte À quoi sert-il Quand le créer
Produits L'argent que vous recevez de vos activités quotidiennes, comme les revenus des ventes, les honoraires professionnels, les dépenses remboursables ou les revenus pour services rendus. Outre pour le suivi des ventes liées aux produits, des ventes liées aux services et des rabais, vous pouvez également créer des comptes de produits pour effectuer le suivi des éléments suivants :
  • Bénéfices résiduels provenant des commissions qui vous sont versées
  • Revenu passif provenant du travail que d'autres personnes effectuent pour vous, par exemple les sous-traitants
  • Revenu que vous percevez suite au franchisage de votre entreprise
  • Frais que vous percevez en paiement de séminaires ou cours que vous assurez
Autres produits Permet de catégoriser les revenus qui ne proviennent pas des opérations commerciales normales, comme les revenus de dividendes, les intérêts créditeurs et les montants remboursés par les assurances. Vous pouvez également créer ce compte si vous devez effectuer le suivi des éléments suivants :
  • Intérêts de placement
  • Profits de la vente d'actifs autres que les actifs de stock
Charges Argent que vous dépensez. Utilisez-le pour effectuer le suivi des dépenses liées aux opérations commerciales normales, telles que la publicité et la promotion, les fournitures de bureau, les assurances, les frais juridiques, les dons de charité et le loyer. Vous pouvez également créer des comptes de charges pour effectuer le suivi des éléments suivants :
  • Frais de déplacement professionnel
  • Séminaires ou conférences professionnels auxquels vous assistez
  • Droits d'adhésion et abonnements liés à votre activité
Autres charges Dépenses qui ne sont pas liées à votre activité normale, comme une perte sur la vente d'un actif, ou les frais de courtage, les impôts sur les sociétés, les pénalités et les règlements judiciaires. Vous pouvez également ajouter ce compte pour effectuer le suivi des dépenses inhabituelles ou qui n'ont pas d'impact direct sur votre entreprise, telles que :
  • Les contraventions ;
  • Les procès.

Dans les rapports, les autres charges sont présentées séparément de vos dépenses professionnelles normales afin que vous puissiez faire la distinction entre les dépenses courantes et les dépenses occasionnelles.

Coût des ventes / Coûts de revient Il s'agit des coûts associés à votre secteur d'activité. Si vous êtes constructeur de logements, le coût de revient correspond à ce que vous devez payer pour construire un logement. Les coûts de revient peuvent se rapporter aux matériaux, aux sous-traitants, à la location de matériel ou à la main-d'œuvre directe par exemple. Si vous vendez des produits, cela inclut le coût du stock, les matières premières, les frais de transport et les coûts de main-d'œuvre que vous avez engagés pour finir le produit. Vous pouvez également créer un compte de coût des ventes pour effectuer le suivi des éléments suivants :
  • Locations de matériel
  • Courrier délivré le lendemain
  • Frais de justice (pour un cabinet d'avocats)
  • Plans (pour un architecte)
  • Achats réalisés pour le compte d'un client (comme le mobilier acheté par un décorateur d'intérieur ou les pièces auto achetées par un garagiste)

Ouvrez votre plan comptable

Sélectionnez Paramètres ⚙ et ensuite Plan comptable.

QuickBooks crée les comptes suivants pour vous au fur et à mesure de la création de votre fichier d'entreprise.

Compte À quoi sert-il Créé automatiquement par QuickBooks lorsque vous…
Compte Fournisseurs (CF) Enregistrement des factures fournisseur en cours de l'entreprise. Si votre entreprise utilise plusieurs comptes CF, QuickBooks vous laisse choisir le compte à utiliser lorsque vous entrez et payez des factures fournisseur. Créez une facture fournisseur pour la première fois.
Compte Clients (CC) Liste des opérations liées aux clients qui vous doivent de l'argent. Si vous devez utiliser plusieurs comptes CC, QuickBooks vous laisse choisir le compte à utiliser lorsque vous créez une facture ou recevez un paiement. Créez une facture pour la première fois.
Capital souscrit - appelé, versé Garantit l'exactitude de votre bilan, avant même que vous n'ayez fini d'entrer tous les actifs et passifs de votre entreprise. Entrez le solde d'ouverture d'un compte de bilan.
Dépenses de paie Permet d'effectuer le suivi des éléments (dépenses) de paie de l'entreprise, notamment les salaires, les traitements, les primes, les commissions, ainsi que les cotisations de l'employeur telles que l'assurance maladie payée par l'entreprise et la partie des impôts payée par l'entreprise. Activez la paie pour la première fois.
Cotisations sociales Permet d'effectuer le suivi des cotisations que vous déduisez du salaire des employés jusqu'à ce que vous les versiez au gouvernement, y compris les impôts sur le revenu retenus à la source, les taxes locales et les impôts payés par les employés. Activez la paie pour la première fois.
Bons de commande Compte non reporté qui n'affecte pas le bilan. Créez un bon de commande pour la première fois.
Bénéfices non répartis Permet d'effectuer le suivi de la marge bénéficiaire de périodes antérieures qui n'a pas encore été distribuée aux propriétaires. Au début de l'exercice, QuickBooks transfère automatiquement le revenu net vers votre compte de bénéfices non répartis. Créez un fichier d'entreprise.
TVA due Permet d'effectuer le suivi de la TVA que vous collectez et payez. Activez la TVA.
Charges en comptes d'attente Entrez un solde d'ouverture pour un fournisseur.
Produits en comptes d'attente Entrez un solde d'ouverture pour un client.
Fonds non déposés Compte dans lequel sont conservés les paiements perçus jusqu'à ce que vous les déposiez à la banque. Enregistrez un paiement pour une facture ou une commande pour la première fois.
Actifs en stock Permet d'effectuer le suivi de la valeur actuelle de votre stock. Créez une pièce ou un ensemble de stock pour la première fois.
Écart de rapprochement Permet d'effectuer le suivi des ajustements de rapprochement. Entrez un ajustement de rapprochement avec écarts.

QuickBooks configure automatiquement votre plan comptable pour vous. Si vous devez ajouter des comptes supplémentaires :

Dans QuickBooks

Créer un compte dans votre plan comptable dans QuickBooks.

Bien que vous ne soyez pas obligé d'utiliser des numéros de compte, votre expert-comptable peut vous les recommander. QuickBooks ajoute automatiquement les numéros de compte avant les noms de compte dans le plan comptable.Les numéros de compte par défaut sont basés sur les principes comptables généralement reconnus (PCGR). Vous pouvez modifier ces numéros de compte à tout moment.

Dans QuickBooks

Voici comment activer les numéros de compte dans QuickBooks.

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