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Les réflexes à avoir avant de clôturer un exercice

1. Voici les étapes à effectuer avant la révision dans QuickBooks

  • Créer des rapports de révisions personnalisés :

Pour la révision des dossiers dans QuickBooks, vous aurez besoin de paramétrer certains rapports, il est donc recommandé des les enregistrer dans vos rapports personnalisés une fois fait.

Nous vous vous invitons à consulter l'article suivant pour apprendre à personnaliser ces rapports, les enregistrer pour y accéder plus facilement, et les exploiter.

Les rapports utiles pour la révision des dossiers dans QuickBooks sont : l'extrait du compte 512, la Balance générale, le Grand livre général, le Rapport de contrôle de la banque, le Détail des soldes fournisseurs et le Détail des soldes clients.

2. Voici les étapes à effectuer pendant la révision :

  • Finaliser le rapprochement bancaire :

Pour vos révisions mensuelles ou annuelles, s’assurer que toutes les opérations de l’onglet A valider dans la banque sont réconciliées, c’est à dire rapprochées avec des factures ou catégorisées de la période concernée.

Pour les transactions qui concernent des dépenses en attente de justificatif de la part de votre client, il vous appartient de décider avec votre client si vous les affectez dans un compte d’attente, ou dans un compte de charge.
Utiliser la fonctionnalité Rapprochement pour valider les soldes bancaires, et identifier facilement les doublons, opérations manquantes ou encore ajoutées manuellement par l’utilisateur.

  • Contrôler le cycle Achats grâce aux rapports

Vous pouvez utiliser le rapport Détail des soldes par fournisseur pour vérifier les factures non réglées et identfier les doublons, identifier les avoirs non imputés aux factures et identifier les écarts de règlement.

La Balance auxiliaire vous permettra de visualiser les soldes à la clôture et la cohérance des montants affichés.

  •  La fonctionnalité Réimputer des opérations vous permet de réaffecter des opérations en masse sur les comptes de charges et fournisseurs que vous souhaitez auditer.
    C’est également un excellent moyen de vérifier que des justificatifs sont rattachés à toutes vos dépenses, grâce à l’accès immédiat de la pièce jointe.
  • Contrôler le cycle de Ventes grâce aux rapports

Vous pouvez utiliser le rapport Détail des soldes par client pour vérifier les factures non réglées, identfier les doublons et les écarts de règlement. 

Le rapport Liste des factures vous permet de vérifier la cohérance de la numérotation de factures, avoirs et reçus de ventes.

Enfin, le rapport Détail des ventes par produit/service permet de s'assurer de la cohérence des opérations de vente en fonction des taux de TVA utilisés.

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