Cet article explique comment importer vos listes clients ou fournisseurs depuis Outlook, Excel et Gmail.
Vous avez une liste de clients ou de fournisseurs que vous souhaitez importer dans QuickBooks ? Cet article explique comment exporter votre liste dans un fichier depuis Outlook, Gmail ou Excel. Puis il détaille comment l'importer directement dans QuickBooks.
Ce que vous devez savoir avant d'importer vos contacts depuis Outlook, Excel ou Gmail
- Un fichier ne peut pas dépasser 2 Mo ni contenir plus de 1 000 lignes. Si vous devez importer une liste plus volumineuse, vous devrez la diviser en plusieurs fichiers d'importation.
- Vous ne pouvez pas importer de comptes rattachés. Nous vous recommandons de convertir les comptes rattachés en comptes principaux avant de procéder à l'importation. Une fois l'importation terminée, vous pourrez les reconvertir en comptes rattachés.
- Si le fichier n'a pas été importé correctement ou s'il doit être réimporté, votre liste clients ou fournisseurs ne sera pas écrasée, ce qui peut générer des doublons. Pour éviter ce problème, supprimez les fournisseurs ou clients importés avant de recommencer l'importation ou modifiez-les un à un.
- Les données du champ Nom doivent être uniques. Les fournisseurs, clients ou collaborateurs doivent porter chacun un nom différent.
- Vous ne pouvez importer qu'une seule adresse e-mail, mais il est possible d'en ajouter d'autres par la suite dans QuickBooks.
- Lorsque vous importez vos contacts depuis une feuille de calcul (y compris les fichiers exportés depuis Excel et sous la forme d'un fichier CSV), vérifiez les points suivants :
- Les en-têtes des colonnes figurent sur la première ligne.
- Vos contacts se trouvent sur la Feuil1 du fichier.
- La feuille de calcul ne contient pas de formule, de diagramme ou de ligne vide.
- La feuille de calcul ne contient pas d'erreurs (comme #RÉF !, #NOM ?, #N/A ou #VALEUR !).
- Les noms ne comportent pas de deux-points (:) ni de guillemets (").
Exporter des contacts depuis Outlook ou Gmail
Si vous avez une liste de contacts dans Outlook ou Gmail, vous pouvez l'exporter sous la forme d'un fichier CSV, puis l'importer dans QuickBooks.
Créer un fichier Excel pour l'importation
Il est recommandé d'utiliser des fichiers Excel types fournis par QuickBooks pour importer des fournisseurs ou des clients dans QuickBooks. Vous pouvez télécharger les fichiers types suivants :
- Télécharger un fichier type client
- Télécharger un fichier type fournisseur
Pour importer une feuille de calcul dans QuickBooks, vous devez la formater correctement. Vous trouverez plus d'infos sur les restrictions et descriptions des champs relatifs aux contacts ici. La procédure qui suit vous indique comment créer votre feuille de calcul.
- Créez une feuille de calcul dans Excel.
- Vérifiez que vous utilisez bien la Feuil1 du classeur.
- Vérifiez que chaque en-tête de colonne sur la première ligne de votre feuille de calcul correspond bien à ce qui est indiqué dans le tableau ci-dessous. Par exemple, l'en-tête Nom complet doit figurer sur la première ligne de la colonne A, l'en-tête Nom de l'entreprise doit figurer sur la première ligne de la colonne B, etc. Veillez également à ce qu'il n'y ait aucune cellule ni aucun autre en-tête vide dans la partie supérieure de la feuille de calcul.
- Remplissez votre feuille de calcul avec les coordonnées de vos contacts. Si vous ne connaissez pas certaines informations, vous pouvez laisser les cellules vides sans problème. À savoir : par défaut, l'adresse de facturation dans QuickBooks correspond à l'adresse importée.
- Si vous utilisez Excel pour créer votre liste de contacts, enregistrez la feuille de calcul au format XLS ou XLSX et notez l'emplacement où vous l'enregistrez.
Vérifier le fichier exporté
Avant d'importer vos contacts, il est important de vérifier les informations du fichier et de vous assurer que tout est correct. Si une erreur se produit lors de l'importation, la correction ou la suppression manuelles des contacts importés peut prendre du temps.
- Ouvrez le fichier CSV ou XLSX que vous avez enregistré, puis assurez-vous que les informations qu'il contient sont correctes.
- Vérifiez attentivement les en-têtes figurant sur la première ligne des colonnes de votre feuille de calcul : ils doivent correspondre à ceux indiqués dans la feuille de calcul type ci-dessus.
- Vérifiez les contacts et renseignez toutes les infos manquantes ou corrigez les éventuelles erreurs.
- Assurez-vous que le fichier ne dépasse pas la limite de 2 Mo ou de 1 000 lignes. S'il est trop volumineux, fractionnez-le et effectuez plusieurs importations.
Importer vos contacts
Maintenant que votre feuille de calcul est exacte, vous êtes prêt à importer vos contacts dans QuickBooks.
- Connectez-vous à QuickBooks.
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Importer des données.
- Cliquez sur Clients ou Fournisseurs, selon le type de contacts à importer.
- Cliquez sur Parcourir pour importer le fichier depuis votre ordinateur. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
- Cliquez sur Suivant.
- Dans la colonne Votre champ, cliquez sur chaque menu déroulant. Ensuite, faites correspondre vos champs à ceux de QuickBooks.
- Sélectionnez Non mappé si votre fichier ne contient pas de colonne correspondante..
- Passez en revue vos contacts et corrigez les problèmes signalés le cas échéant. Désélectionnez ceux que vous ne voulez pas enregistrer.
- Lorsque tout vous semble correct, cliquez sur Importer.
En savoir plus sur les autres types d'importation
- Produits et services : Importer des produits et services
- Plan comptable : Importer un plan comptable
- Opérations bancaires : Importer plus de 90 jours d'opérations bancaires
- Copie d'une liste du compte QuickBooks d'une autre entreprise : Transférer vos listes entre comptes QuickBooks