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Comment personnaliser vos factures, devis et reçus de vente ?

Cet article vous explique comment personnaliser certains de vos documents commerciaux dans QuickBooks.

QuickBooks vous offre les outils nécessaires pour créer des factures, devis et reçus de vente qui feront bonne impression.

L'outil de personnalisation des documents est un moyen simple et efficace de travailler l'image et la communication de votre entreprise. Vous pouvez ajuster un grand nombre de paramètres : police à utiliser, colonnes à afficher ou à masquer, contenu de l'e-mail d'accompagnement, etc.  Le but de cet outil est de vous permettre de créer des modèles de documents que vous pouvez utiliser à tout moment.

Personnaliser vos documents commerciaux

Étape 1 : Créer un modèle de document

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Personnalisation des documents.
  2. Cliquez sur Nouveau modèle.
  3. Sélectionnez le type de document souhaité.

Étape 2 : Choisir l'apparence générale

Un aperçu du document vous permet de voir en contexte et en temps réel les modifications que vous apportez.

  1. Cliquez sur l'onglet Présentation.
  2. Donnez un nom à votre modèle.
  3. Cliquez sur Modifier le modèle pour sélectionner l'une des mises en page proposées.
  4. Cliquez sur Modifier le logo.
  5. Choisissez ensuite la couleur qui vous convient. Vous pouvez entrer un code hexadécimal (une combinaison de 6 chiffres et lettres) pour utiliser une couleur personnalisée.
  6. Pour modifier la police et la taille des caractères, cliquez sur Changer de police.
  7. Cliquez sur Modifier les paramètres d'impression pour ajuster les marges. Cette option est pratique si vous envoyez des documents imprimés à vos clients.

Le logo QuickBooks de votre entreprise apparaît automatiquement sur les documents commerciaux. Vous pouvez enregistrer plusieurs logos, mais vous ne pouvez en utiliser qu'un à la fois.

Pour en savoir plus sur l'ajout et la personnalisation des logos, cliquez ici.

Étape 3 : Personnaliser le contenu

L'onglet Contenu vous permet de peaufiner les détails. Vos documents sont divisés en trois sections : l'en-tête, le tableau et le pied de page. Pour modifier l'une d'entre elles, cliquez dessus, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Terminer.

Les possibilités de personnalisation sont nombreuses. Voici les principales :

  • Modifier les libellés des colonnes
  • Modifier les coordonnées de votre entreprise
  • Ajouter des champs personnalisés dans l'en-tête
  • Numéroter vos documents
  • Ajouter une description (avec ou sans mention de la quantité et du tarif unitaire)
  • Modifier la largeur des colonnes
  • Réorganiser les colonnes

Étape 4 : Personnaliser votre message électronique

Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser le message que vos clients voient lorsqu'ils reçoivent leur facture, devis ou reçu de vente. Si le message par défaut vous convient, vous pouvez ignorer cette étape.

Cliquez sur l'onglet E-mails, et prenez connaissance des paramètres de personnalisation disponibles (objet, corps, affichage, etc.).  Bon à savoir : QuickBooks n'affiche pas les URL raccourcies dans les e-mails aux clients.

Étape 5 : Appliquer et modifier un modèle

QuickBooks utilise votre modèle par défaut à chaque fois que vous créez un document commercial (facture, reçu de vente ou devis). Si vous voulez changer le modèle dans le cadre d'une opération précise, suivez les instructions ci-après :

  1. Si vous n'avez pas encore créé l'opération, cliquez sur + Nouveau, puis sur l'opération souhaitée (facture, reçu de vente ou devis). Si l'opération existe déjà :
  2. Cliquez sur Personnaliser au bas de l'écran.
  3. Choisissez l'un des modèles de la liste.

Pour changer de modèle par défaut :

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Personnalisation des documents.
  2. Ouvrez le menu déroulant ▼ dans la colonne Action du modèle.
  3. Choisissez l'option Sélectionner par défaut.

Pour modifier un modèle personnalisé :

  1. Recherchez le modèle à modifier.
  2. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action.

Étape 6 : Définir un modèle personnalisé par défaut

  1. Recherchez le modèle que vous souhaitez par défaut.
  2. Cliquez sur le menu déroulant ▼ dans la colonne Action.
  3. Cliquez sur Sélectionner par défaut.

Pour savoir comment procéder, consultez cet article d'aide. Vous y trouverez toutes les étapes détaillées ainsi que les réponses aux questions fréquemment posées à ce sujet.

Suivez les étapes décrites ci-dessous pour savoir comment procéder :

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Personnalisation des documents.
  2. Vous pouvez créer un modèle ou modifier celui que vous utilisez déjà.
  3. Cliquez sur l'onglet Contenu, puis sur la section Pied de page du document.
  4. Entrez vos infos de paiement dans le champ correspondant.
  5. Cliquez sur Terminer.

Cet article détaille la marche à suivre pour importer des logos et résoudre les problèmes fréquents.

Pour savoir comment procéder, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Compte et paramètres.
  2. Accédez à l'onglet Options avancées.
  3. Cliquez sur le crayon dans la section Autres préférences, puis sélectionnez le format que vous souhaitez utiliser pour les dates ou montants.
  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.

Le format choisi s'affichera sur les nouveaux documents.

Utilisez la fonctionnalité Numérotation personnalisée pour configurer votre propre système de numérotation. Le champ N° de la facture s'affiche alors, et vous pouvez entrer les lettres ou les chiffres de votre choix.

  1. Cliquez sur la roue dentée dans la barre d'outils, puis sur Compte et paramètres.
  2. Cliquez sur Ventes, puis n'importe où dans la section Contenu du document commercial.
  3. Vous pouvez maintenant activer la fonctionnalité Numérotation personnalisée.
  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.

Ouvrez une facture ou n'importe quel document commercial, puis, dans le champ N° de la facture, entrez la suite de chiffres ou de lettres que vous souhaitez voir apparaître sur vos documents. Notez que cette suite de chiffres ou de lettres s'affichera sur tous vos documents commerciaux.

Pour en savoir plus sur la numérotation personnalisée cliquez ici.

Actuellement, il n'est pas possible de modifier la police ni de supprimer les caractères en gras. Nous vous recommandons d'importer votre modèle personnalisé si vous avez des souhaits particuliers pour la présentation de vos factures.

QuickBooks ne permet pas d'ajouter de colonnes aux modèles. Cependant, vous pouvez modifier ou renommer une colonne existante lorsque vous personnalisez votre document. Voici comment faire :

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙.
  2. Sélectionnez Personnalisation des documents.
  3. Cliquez sur Nouveau modèle ou sélectionnez un document existant à modifier.
  4. Cliquez sur l'onglet Contenu, puis sur la section Tableau du modèle.
  5. Sélectionnez Modifier les libellés et les largeurs.
  6. Entrez le nouveau nom de la colonne dans le champ correspondant.
  7. Cliquez sur Terminer.

Vous pouvez ajouter un numéro de bon de commande manuellement dans l'onglet Contenu de deux manières différentes :

  • Via l'option + Champ personnalisé dans la section En-tête
  • Sous la forme d'un message au client dans la section Pied de page
  • Le numéro du bon de commande s'affichera alors dans le pied de page.

Vous pouvez facilement ajouter vos conditions générales en important votre propre modèle Word dans QuickBooks, qui offre d'autres possibilités de personnalisation.

Malheureusement, QuickBooks ne permet pas de le faire pour l'instant.
Nous mettons tout en œuvre pour améliorer sans cesse votre expérience. C'est pourquoi nous vous invitons à nous laisser un commentaire à ce sujet en vous connectant à votre compte QuickBooks, en cliquant sur la roue dentée, puis en sélectionnant Commentaires.

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