QuickBooks vous permet de modifier vos factures facilement en toute conformité.
Au niveau légal, le principe général est le suivant : les informations comptables des opérations de vente doivent être inaltérables (une fois qu'une facture passe du mode brouillon au statut finalisé). Si vous modifiez certains champs sur une facture, QuickBooks crée automatiquement un avoir, annulant votre facture d'origine, ainsi qu'une facture de remplacement. Pour connaître les champs qui n'ont pas d'impact comptable, et peuvent donc être modifiés à souhait, consultez l'article suivant.
- Pour modifier votre facture, rendez-vous sur la facture concernée.
- Modifiez les champs souhaités.
- Sélectionnez Modifier puis Enregistrer.
- Au besoin, modifiez la date de l'avoir généré et cliquez sur Enregistrer. QuickBooks crée un avoir d'annulation et une facture de remplacement, si vous avez changé un champ qui comprend une information comptable.
Dans la section « Ventes », vous retrouverez les opérations suivantes :
- Votre facture d'origine, annulée
- Un avoir qui annule votre facture d'origine
- Une facture de remplacement avec les infos que vous avez mises à jour
En ouvrant chacune de ces opérations, vous pourrez voir les factures ou avoirs qui lui sont rattachés (consultez le champ « message affiché sur la facture » et les pièces jointes).
L'avoir et la facture de remplacement sont numérotés automatiquement à partir du dernier numéro d'opération utilisé.
Un exemple : vous venez de créer et finaliser la facture n° 1001. Vous vous rendez compte que vous avez oublié d'indiquer une remise pour votre client. Vous modifiez donc votre facture. Dans votre liste d'opérations, vous aurez alors :
- votre facture n° 1001 annulée
- un avoir n° 1002
- une facture de remplacement n° 1003
QuickBooks met automatiquement à jour vos tableaux de bord. Ainsi, seule la facture de remplacement entrera dans le calcul de votre chiffre d'affaires.
Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations, puis Opérations clients (Accès direct) pour masquer facilement ces opérations annulées avec les Filtres disponibles.