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dontworry
Niveau 1

Je vais des factures de débours à mes clients. ce sont des remboursements de frais qui ne doivent pas rentrer dans le chiffre d'affaire. Comment faire ?

 
5 RÉPONSES 5
tanuki
Modérateur

Je vais des factures de débours à mes clients. ce sont des remboursements de frais qui ne doivent pas rentrer dans le chiffre d'affaire. Comment faire ?

Bonjour @dontworry,

Merci d’avoir contacté la Communauté Intuit QuickBooks Online France.

Voici comment procéder pour comptabiliser des notes de frais dans QuickBooks :

ÉTAPE 1 - VÉRIFIER QUE LES COMPTES SUIVANTS SONT CRÉÉS DANS LE PLAN COMPTABLE

  • 467 => pour les employés - Possibilité de créer un compte pour chaque employé à partir de cette racine,
  • 108=> pour l'exploitant,
  • 455=> pour les associés - Possibilité de créer un compte pour chaque associé à partir de cette racine.

+ Il faut créer une fiche fournisseur au nom de l'associé, employé ou exploitant.

 Le traitement des notes de frais se fait en 2 temps : 

ÉTAPE 2 - COMPTABILISATION DES NOTES DE FRAIS

  • Utiliser le module Dépenses express si vous avez la version Essential ou Plus.
  • Ou utiliser Achat comptant via le bouton +Nouveau en haut à droite 

Au moment d'enregistrer la dépense :

  1. Choisir le fournisseur (ICI, il faut choisir le fournisseur auprès de qui la dépense a été réalisée - Restaurant, EDF, Essence etc.).
  2.  Il faut ensuite sélectionner le compte qui convient (467/108/455) dans le champ Compte de Paiement - C'est cette indication qui permettra de comptabiliser l'avance de frais réalisée par l'associé/employé avec ses deniers personnels. 

 AUCUN RAPPROCHEMENT AVEC LA BANQUE N'EST POSSIBLE ICI : car la dépense a été effectuée avec un compte personnel et non pas le compte d'entreprise connecté dans QuickBooks.

 ÉTAPE 3 -  REMBOURSEMENT DES NOTES DE FRAIS (directement depuis l'onglet Banque)

 Dans la banque, la somme apparait dans la colonne dépense - il s'agit du montant que la société rembourse à l'associé ou à l'employé qui a avancé les frais dans un premier temps (étape 1 susmentionnée).

  1. Cliquer sur le montant pour afficher le déroulant de la transaction,
  2. dans le champ Fournisseur/client : renseigner le nom de l'associé/employé (sa fiche aura été créée au préalable en tant que Fournisseur - étape 1),
  3. renseigner la catégorie comptable (nom du compte 108/455/467) afin que le compte sélectionné dans l'étape 1 puisse réaliser l'écriture inverse, 
  4. choisir comme TVA : Hors champ de TVA, 
  5. Créer. 

Ce pas à pas est à faire valider par votre Expert-comptable (notamment le choix des comptes comptables). 

J'espère que ces informations vous seront utiles. 

N’hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d’autres questions à propos de QuickBooks. 

Je vous remercie et vous souhaite une bonne journée !

 

Cordialement,

 

Tânia

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

 

 

wzylberm-gmail-c
Niveau 2

Je vais des factures de débours à mes clients. ce sont des remboursements de frais qui ne doivent pas rentrer dans le chiffre d'affaire. Comment faire ?

Bonjour et merci. J'ai un problème similaire et besoin de quelques précisions.

 

En fait, j'ai réalisé une avance de frais avec ma CB personnelle qui a été remboursé par mon Client sur mon compte professionnel. Comment procéder ? 

 

  • J'ai pu suivre l'étape 1 et 2 de votre message (création du compte et de l'achat comptant) : à la création de l'achat comptant, je l'ai attribué à mon compte associé 455 (mais je suis aussi Président de l'entreprise donc exploitant; dans ce cas est-il correct de choisir le compte 455 ou bien faut-il choisir le compte 108, ou peut-être ça ne change rien? d'habitude j'attribue par exemple les virements de trésorerie à un compte 5121 à mon nom - est-ce correct ou faut-il plutôt utiliser le compte 455 ?) 
  • Le Client m'a ensuite fait un chèque pour cette dépense qui a été encaissé sur le compte de l'entreprise. Comment faire ? de plus ce versement est comptabilisé sur le relevé de compte bancaire en encaissement de chèque avec d'autres chèques qui correspondent à des prestations de service (dans une seule et même écriture sur le relevé). 

 

Merci d'avance pour votre aide

cordialement

Mickaël L
Modérateur

Je vais des factures de débours à mes clients. ce sont des remboursements de frais qui ne doivent pas rentrer dans le chiffre d'affaire. Comment faire ?

Bonjour @wzylberm-gmail-c, bienvenue sur la Communauté ! 🌍

 

Merci de partager votre expérience, je vais apporter des précisions sur les factures de débours.

 

  • Quel compte comptable utiliser :

 

Seul votre expert-comptable pourra répondre à vos questions et ainsi garantir la bonne tenue de vos comptes. ⚖️

 

Notre métier est l'assistance à l'usage pratique de QuickBooks, comme indiqué sur la réponse précédente le pas-à-pas indiqué est à faire valider par un expert-comptable, notamment pour le choix des comptes comptables.

 

  • Comment catégoriser une seule ligne d'opération (correspondant à plusieurs chèque de votre client) pour plusieurs prestations de services : 🤠

 

Etape 1 : Marquer comme payé les factures. ✔️

 

  1. Rendez-vous sur les factures des prestations de services et cliquez sur Marquer comme payé.
  2. Remplissez le champ Mode de paiement par Chèque, puis dans le champ Reçu le montant de la facture et dans le champ Mémo saisissez le numéro de chèque.
  3. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour terminer.

 

📣 Cette étape est à réaliser pour chaque facture.

 

Etape 2 : Le rapprochement en banque. 🔋

 

  1. Rendez-vous dans Banque du menu de gauche, puis cliquez sur Banque.
  2. Sélectionnez la ligne d’argent correspondant à l'encaissement des chèques dans l'onglet A valider.
  3. Cliquez sur Trouvez une correspondance, puis cochez les paiements correspondant aux factures des prestations de services. 
  4. Cliquez sur Enregistrer pour terminer.

 

👨‍🏫 La ligne d'argent correspondant aux chèques est partiellement rapprochée, vous pourrez reprendre le pas-à-pas indiqué ci-dessus à l'étape 3 : remboursement des notes de frais (directement depuis l'onglet Banque).

 

J'espère que ces informations vous seront utiles. N'hésitez pas à revenir sur la Communauté pour toute autre question. Je vous souhaite une belle journée. 🌞

 

QuickBooksement vôtre

Mickaël

Modérateur de la Communauté

wzylberm-gmail-c
Niveau 2

Je vais des factures de débours à mes clients. ce sont des remboursements de frais qui ne doivent pas rentrer dans le chiffre d'affaire. Comment faire ?

Bonjour et merci de votre réponse. 

 

J'ai suivi votre méthode, mais : 

 

- en cliquant sur marqué comme payé cela a créé un paiement PB et ensuite je ne pouvais plus rapprocher l'opération avec les factures dans l'onglet banque. J'ai donc annulé le paiement PB et directement cliqué sur rapprocher l'opération dans banque. Cela a créé 3 paiements PB (un pour chaque facture, qui sont désormais marqué comme payées)

 

 

Mickaël L
Modérateur

Je vais des factures de débours à mes clients. ce sont des remboursements de frais qui ne doivent pas rentrer dans le chiffre d'affaire. Comment faire ?

Bonjour @wzylberm-gmail-c, bon retour sur la Communauté ! 

 

Merci pour votre retour, je vais détailler le résultat obtenu selon la méthode utilisée pour le rapprochement bancaire dans QuickBooks.

 

Lorsque vous utilisez le bouton Marquer Comme payé sur une facture, QuickBooks gènère un PE (paiement entrant). Cette action vous permet de rapprocher ces paiements à vos opérations en banques. 

 

En revanche, le rapprochement d'une facture à une ligne d'opération en banque dans l'onglet A valider, gènere un PB (paiement en banque).

 

Ces deux actions permettent de différencier comment les factures ont été traitées comptablement dans QuickBooks.

 

En résumé : un PE peut être rapprochés avec une ligne d'opération bancaire. Un PB, en effet ne peut pas être rapproché en banque car il est justement le résultat d'un rapprochement d'une ligne d'opération bancaire. 

 

Retrouvez dans notre article d'aide Comment faire un rapprochement bancaire dans QuickBooks.

 

J'espère que ces informations vous seront utiles. N'hésitez pas à revenir sur la Communauté pour toute autre question.

 

Je vous souhaite une belle journée. 

 

QuickBooksement vôtre

Mickaël

Modérateur QuickBooks