Référence article sur devis + Personnalisation des numéros de Devis/factures

Teyshin · ‎mars 06, 2021

Bonjour à tous, Est-il possible dans Quickbooks de faire apparaître la référence d'un article sur un Devis/Facture/Bon de commande ? Cela permet d'éviter les erreurs d'un fournisseur. En regardant sur différents postes et notamment ceux évoquant la personnalisation des modèles à travers des import de fichiers word, je n'ai pas vu de balise avec une possible référence article. Concernant la numération personnaliser des devis et des factures j'ai une demande assez particulière, Est-il possible de le personnalisé au point de pouvoir récupérer automatiquement : - par exemple un trigramme correspondant à un code client par exemple - mettre la date sous la forme jjmmaaaa - une incrémentation ensuite normale des numéros du type 001,002,003, etc ... ce qui donnerai un numéro du type : XXX-06032021-001 Merci pour votre aide

tanuki · ‎mars 08, 2021

Bonjour @Teyshin,

Merci d’avoir contacté la Communauté Intuit QuickBooks Online France.

Pour pouvoir afficher la référence d'un produit sur une facture client, vous devez introduire cette information sur la description de la facture.

Pour que tout soit automatisé, et pour éviter d'avoir à insérer à la main à chaque fois la référence du produit, je vous invite à mettre la référence dans le champ Description directement dans la fiche du produit.

Une fois le produit sélectionné dans une facture, la référence apparaitra automatiquement.

À propos de la numérotation personnalisée des factures, vous pouvez le faire, néanmoins, il est nécessaire de changer à chaque jour, les numéros correspondants à la date (XXX-06032021-001), car QuickBooks ne fait pas ce genre d'automatisation.

Ce genre de numérotation n’est pas encore pris en compte dans QuickBooks.

Aujourd’hui, ce genre de numérotation est fortement déconseillé avec notre outil parce que QuickBooks incrémente automatiquement le numéro de la prochaine facture en se basant sur le dernier numéro de facture créée.

Par exemple, en décembre vous aviez une facture XXX-06122020-025 et la dernière facture créée le 04 janvier 2021 porte le numéro XXX-06012021-005

Vous décidez de la modifier, QuickBooks va créer une facture d’avoir (en janvier) avec le n°XXX-06032021-006 et créer une nouvelle facture (datée de décembre) avec le n° XXX-06012021-007.

Toute votre numérotation va être faussé et ce n’est pas légal.

Je vous conseille d’entrer un numéro simple et d’utiliser un autre champ pour votre numérotation en attendant que nous rajoutions cette fonction de numéro personnalisé.

· Si le numéro personnalisé est une information interne, utilisez le champ MEMO ;

· Si celui-ci est une information publique pour votre client, utilisez un champ personnalisé ou le message commercial.

Veuillez lire l'article suivant à propos de la numérotation des factures :

Comment modifier le numéro de facture sur les documents commerciaux ?

J'espère avoir répondu à votre question.

N’hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d’autres questions à propos de QuickBooks.

Je vous remercie et vous souhaite une bonne journée !

Cordialement,

Tânia

Modératrice de la Communauté QuickBooks France