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Intuit

Types d'utilisateurs et autorisations d'accès dans QuickBooks

Cet article détaille les différents types d'utilisateurs ainsi que les niveaux d'accès dans QuickBooks.

QuickBooks vous permet d'ajouter un utilisateur en quelques étapes, de lui donner un accès spécifique aux fonctionnalités du logiciel, et bien plus encore.

Vous pouvez également modifier ou supprimer l'accès d'un utilisateur à tout moment.

Gérer les utilisateurs

  1. Sélectionner roue dentée.
  2. Sélectionner Compte et paramètres ou Paramètres de l'entreprise.
  3. Sélectionner Gérer les utilisateurs.

Conseil : Ne perdez plus de temps à vous rendre au cabinet de votre expert-comptable. Ajoutez-le en tant qu'utilisateur expert-comptable et travaillez avec lui sur vos comptes à distance.

Types d'utilisateurs selon la version de QuickBooks

Le nombre d'utilisateurs dépend de votre version de QuickBooks.

Le type d'utilisateur et le nombre d'utilisateurs dépend de votre version de QuickBooks.

QuickBooks Simple Start

1 utilisateur facturable + 2 cabinets comptables. Administrateur principal uniquement.

QuickBooks Essentials

3 utilisateurs facturables + 2 cabinets comptables. Types d'utilisateur disponibles : Administrateur principal, Administrateur de l'entreprise, Utilisateur standard et Suivi des heures travaillées uniquement.

QuickBooks Plus

5 utilisateurs facturables + 2 cabinets comptables Types d'utilisateur disponibles : Administrateur principal, Administrateur de l'entreprise, Utilisateur standard, Rapports uniquement et Suivi des heures travaillées uniquement.

Simple Start 1 utilisateur facturable + 2 cabinets comptables
Essentials 3 utilisateurs facturables + 2 cabinets comptables
Plus 5 utilisateurs facturables + 2 cabinets comptables

Types d'utilisateurs facturables

Les utilisateurs facturables sont pris en compte dans la limite d'utilisateurs de votre version de QuickBooks.

Administrateur principal

L'administrateur principal a accès à toutes les fonctionnalités de QuickBooks. Intuit envoie uniquement des relances à l'adresse e-mail de cet utilisateur.

Il n'y a qu'un seul administrateur principal par entreprise. Par défaut, il s'agit de la personne qui a créé le compte.

Pour changer d'administrateur principal, vous pouvez transférer ce rôle à un autre utilisateur.

Administrateur de l'entreprise

Un utilisateur qui dispose des droits d'administrateur d'entreprise peut tout voir et tout faire dans QuickBooks, sauf modifier ou supprimer l'accès de votre administrateur principal.

Cabinets comptables

Vous pouvez inviter votre expert-comptable à partager votre compte. Il dispose des mêmes droits d'accès qu'un administrateur, ce qui vous permet de collaborer avec lui.

Utilisateur standard

Vous pouvez définir différents niveaux d'accès pour cet utilisateur. Il peut accéder aux clients, ventes, fournisseurs et dépenses dans QuickBooks. Il peut également entrer des feuilles de temps, ajouter des utilisateurs, mettre à jour les infos sur l'entreprise ou encore gérer les abonnements.

Vous ne savez pas exactement ce qu'un utilisateur standard peut ou ne peut pas faire ? Les rubriques suivantes détaillent les différents niveaux d'accès :

Cliquez ci-dessous pour lire la suite de cet article.

L'utilisateur peut consulter et modifier toutes les données relatives aux :

  • Clients et ventes
  • Fournisseurs et achats

Il peut également :

  • Ajouter, modifier et rendre inactifs des employés
  • Modifier les préférences
  • Afficher le journal d'audit
  • Créer, modifier et supprimer des budgets
  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Enregistrer des dépôts et virements
  • Rapprocher des opérations et créer des écritures de journal
  • Afficher l'ensemble des rapports
  • Activer la TVA pour l'entreprise
  • Effectuer des ajustements de TVA, envoyer des déclarations de TVA
  • Modifier la configuration des infos sur la TVA existantes

Cet utilisateur peut :

  • Créer des devis, factures, reçus de vente, avoirs et remboursements
  • Entrer des débits et crédits
  • Créer et supprimer des relevés de situation
  • Enregistrer des paiements entrants
  • Ajouter, modifier et rendre inactifs des clients, produits et services
  • Consulter les historiques des opérations clients
  • Afficher des rapports Clients et Clients et autres débiteurs
  • Afficher les taux de TVA et les paramètres de votre organisme fiscal
  • Utiliser et ajuster la TVA dans les opérations de vente et les écritures de journal général (c'est-à-dire remplacer manuellement les montants de taxe calculés)
  • Ajouter, modifier et supprimer des devises
  • Modifier les taux de change

Cet utilisateur ne peut pas :

  • Rendre les factures fournisseurs et les achats facturables aux clients
  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Afficher des historiques bancaires
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses
  • Exécuter des rapports ou consulter l'historique de la TVA
  • Préparer une déclaration de TVA, enregistrer des paiements de TVA due ou recevoir des remboursements de TVA ou envoyer une déclaration de TVA
  • Configurer ou modifier les organismes fiscaux dans Paramètres
  • Configurer la fonctionnalité multidevise
  • Procéder à des ajustements de devise locale

Cet utilisateur peut :

  • Créer des factures fournisseurs
  • Enregistrer des dépenses en espèces et des achats par carte de paiement
  • Payer des factures fournisseurs, créer des chèques et afficher les rapports Détail des chèques
  • Ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, produits et services
  • Afficher des rapports relatifs aux fournisseurs
  • Afficher les taux de TVA et les paramètres de votre organisme fiscal
  • Utiliser et ajuster la TVA dans les opérations d'achat, de carte de paiement et les opérations bancaires (c'est-à-dire remplacer manuellement les montants de TVA calculés)
  • Exécuter des rapports ou consulter l'historique de la TVA
  • Préparer une déclaration de TVA, enregistrer des paiements de TVA due ou recevoir des remboursements de TVA ou envoyer une déclaration de TVA
  • Ajouter, modifier et supprimer des devises
  • Modifier les taux de change

Il ne peut pas :

  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes et la quantité en stock
  • Afficher des historiques bancaires
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses

Cet utilisateur peut :

  • Créer des devis, factures, reçus de vente, avoirs, remboursements, crédits et débits
  • Créer et supprimer des relevés de situation
  • Enregistrer des paiements entrants
  • Remplir des feuilles de temps pour n'importe quel utilisateur
  • Ajouter, modifier et supprimer des clients, fournisseurs, produits et services
  • Afficher des historiques clients
  • Afficher des rapports relatifs aux clients
  • Afficher des rapports relatifs aux fournisseurs
  • Créer des factures fournisseurs
  • Payer des factures, créer et imprimer des chèques et afficher les rapports relatifs aux chèques
  • Rendre les factures fournisseurs et les achats facturables aux clients
  • Enregistrer des dépenses en espèces et des achats par carte de paiement

Il ne peut pas :

  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes et la quantité en stock
  • Afficher des historiques bancaires
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses
Cet utilisateur ne peut utiliser aucune des fonctionnalités QuickBooks, mais peut enregistrer des feuilles de temps.

Types d'utilisateurs non facturables

Utilisateur « Rapports uniquement » (uniquement disponible dans QuickBooks Plus)

Cet utilisateur peut consulter tous les rapports, à l'exception du journal d'audit et des rapports contenant des infos sur la paie ou des coordonnées. Il peut créer des rapports personnalisés et des groupes de rapports, mais il ne peut pas afficher les opérations réelles, ni consulter les rapports répertoriant des coordonnées.

Utilisateur Suivi des heures travaillées uniquement

Vous pouvez inviter des employés ou fournisseurs en tant qu'utilisateurs Suivi des heures travaillées uniquement. Ces utilisateurs peuvent uniquement enregistrer leurs propres feuilles de temps. Ils n'ont accès qu'aux feuilles de temps et aux rapports de temps.

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