Cet article détaille comment utiliser votre compte QuickBooks Simple Start OCR.
Cette option permet la gestion des dépenses et de la banque en comptabilité de trésorerie. Toutefois, à ce jour, le module de facturation reposant sur la comptabilité d'engagement reste disponible : vous pouvez donc toujours créer des factures de vente.
La comptabilité de trésorerie est basée sur les flux de trésorerie, c'est-à-dire qu'elle consiste à enregistrer une opération uniquement au moment de l'encaissement ou du décaissement dans la banque. Les créances et les dettes ne sont donc pas constatées.
| Note : Cette offre est uniquement disponible pour les clients de nos experts-comptables partenaires. Contactez votre responsable partenariat pour faire bénéficier vos clients de cette offre. Pas encore partenaire ? Vous pouvez contacter nos équipes directement par mail : partenariat-quickbooks@intuit.com ou par téléphone au 0805 220 190. |
Quelles sont les spécificités d'un compte Simple Start OCR ?
Bénéficiez de :
- La fonctionnalité Dépenses express pour importer et traiter vos reçus d'achat.
- Un tableau de bord personnalisé, avec aperçu des flux de trésorerie.
- Rapports standard ou personnalisables, basés sur la comptabilité de trésorerie (pour vos dépenses).
Comment activer un compte Simple Start OCR ?
Cette option est disponible uniquement sur des licences vierges (non activées). Il est impossible de transformer un compte en cours d'utilisation en compte Simple Start OCR.
Sur la page d'activation d'une licence client, cochez la case « Simple Start OCR ».
Attention : Ce choix est irréversible.
Comment utiliser un compte Simple Start OCR ?
Banque
Les fonctionnalités liées à la Banque sont équivalentes à celles des autres offres.
Nouveauté : L'affectation de vos opérations à des dépenses personnelles est simplifiée. Lors de la création de votre opération dans QuickBooks, il vous suffit de cliquer sur la ligne concernée, puis de sélectionner le bouton Dépense perso.
Cycle d'achat
L'offre Simple Start OCR vous permet de gérer l'intégralité de vos dépenses en comptabilité de trésorerie.
Voici la marche à suivre pour une utilisation optimale :
- Si ce n'est pas déjà fait, connectez votre compte bancaire ou importez-en manuellement les opérations.
- Créez votre dépense depuis l'onglet Dépenses express ou Dépenses. Attention à bien sélectionner le compte bancaire d'où elle provient.
- Une fois sur votre page Opérations bancaires, retrouvez la ligne de l'opération. QuickBooks indique qu'une correspondance a été trouvée.
- Passez en revue la correspondance, puis cliquez sur Associer.
⚠ Si QuickBooks n'a pas trouvé la correspondance, ne cliquez pas sur Créer. Cela créerait un doublon. Cliquez simplement sur la ligne de l'opération, puis sur Trouver une correspondance. En savoir plus sur la gestion des opérations bancaires
| À savoir : Si la date de la dépense et celle de l'opération bancaire correspondante sont différentes, l'écriture comptable sera enregistrée à la date de l'opération bancaire. |
Vous pouvez également créer vos opérations dans QuickBooks directement depuis la page Opérations bancaires.
Attention : La création d'une facture d'achat n'est pas recommandée. En créant uniquement des achats comptants, vous vous assurez que vos dépenses seront bien enregistrées dans un journal de banque (qui relève de la comptabilité de trésorerie).
Cycle de vente
Pour gérer les ventes, créez uniquement des reçus de vente et reçus de remboursement. Nous vous recommandons de le faire directement depuis la page Banque, via le bouton Créer.
Vous pouvez également passer par l'onglet Ventes, puis associer l'opération créée à l'opération correspondante dans la page Opérations bancaires (comme expliqué ci-dessus avec les dépenses).
Attention : La création d'une facture de vente ou d'un avoir n'est pas recommandée. Cela enregistrerait une écriture dans le journal VT, utilisant des comptes de tiers et relevant donc de la comptabilité d'engagement. De plus, vos rapports de ventes et votre fichier des écritures comptables (FEC) seraient déséquilibrés.
Rapports
Tous les rapports standard ou personnalisables reposent sur la comptabilité de trésorerie.
Si un rapport n'est pas équilibré, cela signifie que des opérations ont été effectuées en comptabilité d'engagement (par exemple, enregistrées sur le journal VT). Pour le rééquilibrer, il vous faudra enregistrer une écriture de journal.