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Catégoriser et gérer vos reçus et factures fournisseurs

Découvrez comment utiliser l'onglet Gestion des dépenses pour entrer, joindre et faire le suivi des reçus d'achat et des factures fournisseurs avec votre téléphone ou votre e-mail dans QuickBooks.

Les dépenses express sont accessibles depuis Dépenses dans le menu de gauche. C'est ici que vous pouvez gérer et rapprocher vos reçus d'achat et vos factures fournisseurs en un seul endroit.

Note importante : QuickBooks prend en charge les fichiers PDF et les images au format jpeg, jpg, gif ou png. Si vous utilisez un iPhone ou un iPad récent, vous avez peut-être des images au format HEIC. Consultez la documentation Apple pour savoir comment exporter ces fichiers dans un format compatible.

Étape 1 : Ajouter des reçus et des factures fournisseurs dans QuickBooks

Note : Cette fonctionnalité n'est pas conçue pour transmettre ou stocker des infos sensibles telles que les numéros de carte de paiement, les identifiants fiscaux et les infos à caractère médical.

Utiliser un navigateur Web pour ajouter des reçus et des factures fournisseurs

  1. Ouvrez un navigateur Web, puis se connecter à QuickBooks.
  2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses.
  3. Accédez à Gestion des dépenses.
  4. Faites glisser le reçu ou le fichier de la facture fournisseur directement dans QuickBooks. Ou sélectionnez Parcourir pour les télécharger. Note : Chaque image ou fichier ne doit contenir qu'un seul reçu ou une seule facture fournisseur.

Autres façons d'importer des reçus et des factures dans QuickBooks

Vous n'êtes pas obligé de télécharger les reçus et les factures fournisseurs depuis votre ordinateur. Voici deux autres méthodes d'importation :

Utiliser un appareil mobile pour ajouter des reçus et des factures fournisseurs

Vous pouvez utiliser l'appli mobile QuickBooks pour iOS et Android pour numériser et télécharger des reçus et des factures fournisseurs à partir de votre téléphone.

  1. Installez le Appli QuickBooks.
  2. Ouvrez l'application, puis appuyez sur Menu ≡.
  3. Appuyez sur Accepbilité des reçus.
  4. Appuyez sur Appareil-photo de reçu et prenez une photo de votre reçu.
  5. Appuyez sur Utiliser cette photo, puis Terminer.

Dans l'onglet Validé, vous pouvez voir les reçus et factures d'achat que vous avez associés aux opérations correspondantes dans QuickBooks. Pour ajouter des reçus à vos comptes, vous devez se connecter à QuickBooks dans un navigateur Web. Les reçus capturés apparaissent sur le Reçus avec tous les autres reçus que vous avez ajoutés.

Utiliser un e-mail pour ajouter des reçus et des factures fournisseurs

Vous pouvez : envoyez-nous un e-mail avec vos reçus ou factures. Nous créerons une opération que vous pourrez vérifier en fonction des infos que vous avez fournies.

Étape 2 : Réviser, modifier ou rapprocher les reçus et les factures fournisseurs

Une fois que vous ajoutez les reçus et les factures fournisseurs dans QuickBooks, ils apparaissent dans l'onglet À valider où vous pouvez vérifier, modifier et rapprocher les opérations.

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses.
  2. Accédez à Gestion des dépenses.
  3. En cliquant sur la ligne souhaitée, une nouvelle fenêtre s'affichera avec en vis-à-vis le document et les infos qui en ont été extraites. Vous pouvez également sélectionner :
    • Vérifier pour modifier les infos extraites du reçu. S'il y a plusieurs rapprochements, en sélectionnant Réviser, vous pouvez choisir le rapprochement que vous voulez.
    • Ajouter pour créer une nouvelle dépense dans QuickBooks avec le reçu joint.
    • Rapprocher lorsque vous êtes prêt à rapprocher le reçu avec un enregistrement existant dans QuickBooks.  Note : Si l'opération en question est elle-même à valider (à vérifier sur la page Banque), QuickBooks ne vous proposera pas de correspondance.

Conseil : Si la TVA est activée dans votre fichier d'entreprise, vous pouvez :

  • Sélectionnez le type et le taux de taxe dans le menu déroulant pour calculer automatiquement le montant de la taxe.
  • Modifiez la valeur dans le champ du montant de la TVA pour plusieurs taux ou pour les articles non imposables.
  • Modifiez le montant total de la déduction fiscale pour changer la valeur de la TVA calculée pour un taux de groupe. Cette action est appliquée proportionnellement aux différents codes du groupe.

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