Enregistrer des achats comptants ou des factures fournisseurs à partir de bons de commande dans QuickBooks

Cet article explique comment enregistrer une facture fournisseur ou un achat comptant à partir d'un bon de commande.

Votre fournisseur a accepté un bon de commande et vous a expédié les produits ? Il vous faut à présent enregistrer la facture fournisseur ou l'achat comptant dans QuickBooks. Utilisez les informations saisies dans le bon de commande pour créer facilement votre facture ou votre achat comptant. Le bon de commande passe alors en statut Fermé, il est rattaché à la facture fournisseur ou à l'achat comptant et votre comptabilité est à jour.

Activer le détail des factures fournisseurs

Tout d'abord, assurez-vous que vos factures fournisseurs sont configurées de manière à afficher le tableau Articles afin de pouvoir détailler vos produits et services.

1. Cliquez sur Paramètres , puis, sous Votre entreprise, cliquez sur Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Dépenses.
3. Dans Factures et dépenses, sélectionnez modifier ✎.
4. Activez les options suivantes :
   • Afficher le tableau Détail des produits/services
   • Afficher le champ Tags sur les formulaires de dépenses
   • Effectuer le suivi des dépenses par client.
   • Autoriser la facturation des dépenses.
5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.

Créer une facture fournisseur ou un achat comptant à partir d'un bon de commande

Suivez ces étapes une fois le bon de commande accepté et les produits livrés :

1. Cliquez sur + Nouveau.
2. Sélectionnez Achat comptant, Chèque ou Facture fournisseur. En savoir plus sur la différence entre les achats comptants et les factures fournisseurs.
3. Dans le menu déroulant Bénéficiaire, sélectionnez le fournisseur concerné. Les bons de commande en cours de ce fournisseur s'affichent dans un panneau à droite de l'écran.
4. Cliquez sur Ajouter sous le bon de commande concerné. Les infos saisies dans le bon de commande sont ainsi directement reprises. Elles apparaissent dans la section Détail des produits/services.
5. Si vous refacturez à un client le produit ou le service, cochez la case À facturer. Puis sélectionnez le client à refacturer dans la colonne Client/Projet.
6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Créer une facture fournisseur ou un achat comptant pour une partie d'un bon de commande

Si vous n'avez reçu qu'une partie des marchandises commandées ou si vous avez payé un acompte, vous pouvez faire figurer uniquement ces éléments dans une facture fournisseur ou un achat comptant. Le même bon de commande sera alors rattaché à plusieurs factures ou achats comptants :

1. Cliquez sur + Nouveau.
2. Sélectionnez Achat comptant, Chèque ou Facture fournisseur. En savoir plus sur la différence entre les achats comptants et les factures fournisseurs.
3. Dans le menu déroulant Bénéficiaire, sélectionnez le fournisseur concerné. Les bons de commande en cours de ce fournisseur s'affichent dans un panneau à droite de l'écran.
4. Cliquez sur Ajouter sous le bon de commande concerné. Les infos saisies dans le bon de commande sont ainsi directement reprises. Elles apparaissent dans la section Détail des produits/services.
5. Modifiez la quantité reçue ou le montant de chaque article pour refléter ce que vous avez reçu ou ce que vous prévoyez de payer.
6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.