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Comment enregistrer, modifier ou supprimer des dépenses ?

Cet article explique comment enregistrer, modifier et supprimer des dépenses, par exemple des achats en espèces ou par chèque, dans QuickBooks.

QuickBooks vous permet d'enregistrer facilement vos dépenses au fur et à mesure. Vous pouvez également modifier ou supprimer ces dépenses pour garantir l'exactitude de vos comptes.

Regardez cette vidéo explicative pour en savoir plus :

Conseil : Si vous devez créer un grand nombre de dépenses, nous vous recommandons de passer par l'historique du compte pour plus de simplicité.

Créer un achat comptant

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Achat comptant.
  3. Sélectionnez un fournisseur dans le champ Bénéficiaire. Vous pouvez indiquer le nom d'une personne ou d'une entreprise. Si votre opération englobe plusieurs dépenses de caisse, laissez ce champ vide.
  4. Sélectionnez le compte à débiter.
  5. Sélectionnez le lieu de l'opération. Renseignez les champs Date du paiement et Mode de paiement.
  6. (Facultatif) Vous pouvez utiliser le champ N° de réf. pour entrer le numéro d'identification du reçu d'achat. Note pour les utilisateurs de QuickBooks Plus : Lorsque le suivi par classe ou par site est activé, les champs supplémentaires Site et Classe apparaissent. Vous pouvez activer les fonctionnalités de suivi par site ou par classe dans l'onglet Options avancées de la page Compte et paramètres.
  7. (Facultatif) Entrez une description de l'achat comptant.
  8. Entrez le montant de l'achat et la TVA, le cas échéant.
  9. Cliquez sur Enregistrer et fermer ou Enregistrer et créer.

Avant de cliquer sur Enregistrer et fermer, vous pouvez envisager les options suivantes pour faciliter le suivi de l'achat comptant :

  • Si vous facturez cet achat comptant à un client donné, cochez la case Facturable et entrez le nom du client. Pour cela, le suivi des dépenses par client doit être activé : rendez-vous dans Compte et paramètres (depuis la roue dentée), onglet Dépenses. Note : Si vous recevez plus tard un avoir pour un achat comptant qui a été précédemment facturé à un client, indiquez le client sur l'avoir et sélectionnez la case Facturable, faute de quoi le client se verra facturer l'achat comptant sur la prochaine facture tandis que l'avoir n'apparaîtra pas.
  • Pour voir un rapport des revenus et dépenses pour chaque client, vous pouvez exécuter le rapport Récapitulatif des revenus par client.
  • Dans le champ Mémo, vous pouvez entrer une note que vous souhaitez voir figurer dans l'historique du compte et sur les rapports qui englobent cet achat comptant.
  • Utilisez les champs de la section Détail des produits/services pour entrer des informations sur le produit ou service acheté.
  • Si vous utilisez des notes de frais, sélectionnez Imprimer pour en avoir une copie papier.

Modifier un achat comptant

Avertissement : La modification d'un achat comptant facturé à un client entraîne si nécessaire la modification de la facture du client.
  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses, puis Dépenses.
  2. Recherchez dans la liste l'achat comptant à modifier.
  3. Dans la colonne Action, cliquez sur Afficher/Modifier.
  4. Effectuez les modifications nécessaires.
  5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Supprimer un achat comptant

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses, puis Dépenses.
  2. Recherchez dans la liste l'achat comptant à supprimer.
  3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Supprimer.
  4. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression. Seul le journal d'audit garde une trace des opérations supprimées. Pour le consulter, cliquez sur Rapports dans le menu de gauche et entrez Journal d'audit (ou « Audit log ») dans la barre de recherche.

Vous ne savez pas si vous devez créer un achat comptant, une facture fournisseur ou un chèque ?

Consultez l'article Quelle est la différence entre les factures fournisseurs, les chèques et les achats comptants ?

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