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Création et paiement de factures fournisseurs

Cet article explique comment entrer et payer des factures fournisseurs dans QuickBooks.

Nous vous facilitons le paiement de vos factures. Vous pouvez payer plusieurs factures fournisseurs et plusieurs fournisseurs en même temps ou les payer un par un. Voici comment procéder :

Entrer des factures fournisseurs

Lorsque vous recevez une facture d'un fournisseur, vous pouvez l'enregistrer et la payer à l'échéance.

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionner Facture fournisseur.
  3. Dans la Fournisseur ▼ menu déroulant, sélectionnez un fournisseur.
  4. Dans la Conditions ▼ menu déroulant, sélectionnez la condition de votre facture préférée. Le champ Conditions indique la date à laquelle le fournisseur souhaite recevoir le paiement.
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Date de la facture fournisseur : Quand la facture fournisseur a-t-elle été créée, entrée ou reçue.
    • Échéance : Lorsque vous devez payer votre fournisseur.
    • N° de la facture fournisseur : Quel numéro ou référence distingue cette facture du même fournisseur.
  6. Dans la Site ▼ menu déroulant, sélectionnez un site pour attribuer la facture à un site de travail ou à un secteur d'activité spécifique.

    Note : Vous devez activer le suivi par site pour voir ce champ.

  7. Entrez les autres informations requises dans Détail des catégories ou des articles, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Payez vos factures via Payer les factures

Payer les factures vous permet d’entrer et de faire le suivi des factures fournisseurs pour vous aider à surveiller celles qui sont dues. De plus, il vous permet de payer plusieurs factures à la fois.

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sous Fournisseurs, sélectionnez Payer les factures.
  3. Sélectionnez un compte de paiement et entrez ou vérifiez la date du paiement. Utilisez le compte à partir duquel vous payez les factures. Si vous souhaitez payer à partir de différents comptes (une partie avec votre carte de paiement et l'autre par chèque, par exemple) ou enregistrer des paiements à des dates différentes, vous devrez entrer chaque paiement partiel séparément.
  4. Si vous avez sélectionné un compte courant, vérifiez ou modifiez le N° de référence.
  5. (Facultatif) Sélectionner Filtrer pour affiner la liste des factures fournisseurs afin d'afficher uniquement celles que vous indiquez. Sélectionner Appliquer lorsque vous avez terminé.

    Filtrer

    Par défaut, la liste affiche les factures fournisseurs dues au cours des 365 derniers jours, mais vous pouvez la filtrer pour :

    • Une échéance donnée
    • Une période précise
    • Une échéance à partir de ou jusqu'à une certaine date (entrez la date dans le champ Du ou Au et laissez l'autre vide)
    • Un bénéficiaire
    • factures fournisseurs de Sites (si vous avez activé le suivi par site).
    • Le statut En retard uniquement

    Trier

    Pour trier les factures fournisseurs en fonction d'une colonne en particulier, cliquez sur l'en-tête de la colonne souhaitée. Cliquez à nouveau sur l'en-tête pour trier par ordre décroissant. Vous pouvez trier la liste par :

    • Bénéficiaire
    • Numéro de référence
    • Échéance
    • Solde courant (Si vous triez par Bénéficiaire ou Solde courant, les factures fournisseurs avec un même bénéficiaire ou solde courant sont triées par date.)

      Note : Vous pouvez également modifier le nombre de lignes affichées à l'aide des options disponibles dans Paramètres ⚙ située au-dessus de l'icône Montant total colonne.

  6. Cochez la case en regard de chaque facture fournisseur.
  7. Entrez le montant du paiement à appliquer à la facture fournisseur en cours. Le cas échéant, vous pouvez préciser le montant d'un avoir à appliquer dans la colonne Avoir utilisé.
  8. Sélectionnez Enregistrer et imprimer, Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Note : Les factures sélectionnées sont marquées comme payées.

Payez vos factures par chèque

Sur la page Chèque, vous pouvez payer les factures d'un fournisseur à la fois, obtenir des infos sur chaque facture et décider de la façon d'appliquer vos avoirs fournisseurs. Voici comment :

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sous Fournisseurs, sélectionnez Chèque.
  3. Remplissez les champs suivants :
    • Bénéficiaire : Sélectionnez un bénéficiaire. Si vous sélectionnez un bénéficiaire avec une facture impayée, vous pouvez sélectionner Ajouter pour payer une facture fournisseur ou Ajouter tout pour payer toutes les factures impayées et appliquer un avoir fournisseur.
    • Compte bancaire : Sélectionnez l’endroit où l’argent sera retiré.
    • Site : Sélectionnez le site auquel attribuer la facture fournisseur. Vous devez activer le suivi par site pour voir ce champ.
    • Montant : Entrez le montant total du chèque.
  4. Pour plusieurs factures fournisseurs, dans l'onglet Opérations en cours section, cochez les cases des factures fournisseurs à payer avec le chèque et entrez un montant de paiement pour chaque. Vous pouvez payer plusieurs factures fournisseurs via un seul chèque, dont le montant sera réparti entre elles.
  5. (Facultatif) Entrez une note à propos du chèque dans le champ Mémo ou ajoutez des pièces jointes (par exemple, la version PDF du reçu).
  6. Cliquez sur Imprimer.
  7. Sélectionnez Enregistrer et fermer. Vous pouvez également sélectionner Enregistrer et créer afin de créer un nouveau chèque pour une autre facture fournisseur.

Appliquer des crédits partiels

Vous pouvez facilement appliquer des avoirs partiels à plusieurs factures d'un même fournisseur.

Si le fournisseur a un crédit, son montant est indiqué dans la colonne Crédit appliqué. Vous pouvez entrer le montant de l'avoir que vous souhaitez appliquer à cette facture fournisseur.

Une fois que vous avez rempli les infos sur la facture fournisseur, le montant d'avoir disponible est mis à jour pour refléter le montant restant sur cet avoir.

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