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Comment gérer les factures fournisseurs dans QuickBooks ?
RÉSOLU•de QuickBooks•94•Mis à jour le 21 février, 2024
Cet article explique comment créer des factures fournisseurs et enregistrer les paiements correspondants.
QuickBooks vous permet d'enregistrer et de suivre facilement les ventes et dépenses de votre entreprise. Obtenez ainsi une vue complète de vos activités et de vos marges.
Si un achat n'est pas réglé sur le champ, créez une facture fournisseur. En revanche, si l'achat est réglé immédiatement, enregistrez-le comme un achat comptant. Le choix d'un type d'opérations (facture ou achat comptant) indique à QuickBooks comment tout enregistrer. Voici comment créer des factures fournisseurs et enregistrer leur règlement dans QuickBooks :
Enregistrer une facture fournisseur
Suivez les étapes décrites ci-dessous pour savoir comment enregistrer une facture fournisseur :
Cliquez sur + Nouveau.
Sélectionnez Facture fournisseur.
Sélectionnez le fournisseur dans le menu déroulant correspondant.
Sélectionnez les Conditions dans le menu déroulant correspondant. Il s'agit du délai de paiement exigé par votre fournisseur.
Saisissez la Date de la facture, son Échéance et le n° de facture, tels que figurant sur votre facture fournisseur.
Renseignez les différents champs de la facture dans la section Détails de la catégorie. Dans le menu déroulant Catégorie, sélectionnez le compte de charges que vous utilisez pour enregistrer ce type de dépenses. Saisissez ensuite une description de l'achat.
Bon à savoir : Vous pouvez détailler les produits et services achetés dans la section Détails des produits/services.
Saisissez le Montant et le taux de TVA applicable. Le montant total varie selon l'option sélectionnée dans le champ Affichage des montants (HT ou TTC).
Si cet achat doit être refacturé à un client, cochez la case À facturer et renseignez le nom du Client. En savoir plus sur les dépenses à facturer.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Conseil : Si vous avez plusieurs sites de travail ou secteurs d'activité, vous pouvez également sélectionner les sites dans le menu déroulant Site. Apprenez à activer et utiliser le suivi par site si vous utilisez QuickBooks Plus.
Enregistrer des paiements de factures fournisseurs
Vous pouvez procéder de deux manières différentes. Suivez les étapes correspondant à votre mode de paiement ci-dessous.
La procédure ci-dessous s'applique aux paiements de factures fournisseurs par carte ou en espèces. Enregistrez les paiements effectués au fur et à mesure. Les paiements effectués le même jour avec le même moyen de paiement peuvent être enregistrés ensemble.
Important : Il ne s'agit là que de l'enregistrement comptable des paiements de factures fournisseurs que vous effectuez. Vous devez encore traiter les paiements exactement comme le souhaite votre fournisseur :
Cliquez sur + Nouveau.
Sélectionner Payer les factures.
La page qui s'affiche répertorie toutes les factures fournisseurs impayées que vous avez créées dans QuickBooks, ainsi que leur solde et leur échéance. Par défaut, les factures qui apparaissent sont celles qui ont été enregistrées au cours des 365 derniers jours. Pour modifier la période ou afficher uniquement les factures associées à un fournisseur en particulier, cliquez sur Filtre.
Pour enregistrer le paiement de factures fournisseurs :
Dans le menu déroulant Compte de paiement, sélectionnez le compte à partir duquel vous avez payé la facture, Par exemple, si vous avez effectué votre paiement à partir de votre compte courant, sélectionnez « Courant ».
Conseil : Pour enregistrer les paiements d'une même facture effectués à partir de comptes différents (par exemple, une partie par chèque et une partie par carte de paiement) ou pour enregistrer des paiements effectués à des jours différents, enregistrez chaque paiement séparément (jour par jour et compte par compte).
Si vous sélectionnez un compte courant ou d'épargne, vous pouvez saisir son N° de référence. Cette étape est facultative.
Entrez la date du paiement.
Cochez les cases correspondant aux factures fournisseurs réglées (si plusieurs factures ont été payées le même jour depuis le même compte, tous ces paiement peuvent être enregistré dans un seul Paiement sortant).
Dans la colonne Paiement, entrez le montant que vous avez payé pour chaque facture.
Conseil : Si vous avez un avoir auprès du fournisseur, saisissez son montant dans la colonne Avoir utilisé.
Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et fermer.
Les factures fournisseurs sélectionnées sont marquées comme payées.
La procédure ci-dessous s'applique uniquement aux paiements de factures fournisseurs par chèque. Elle vous permet de garantir l'exactitude de vos comptes dans QuickBooks si vous avez eu recours à ce mode de paiement.
Cliquez sur + Nouveau.
Sélectionnez Chèque.
Dans le menu déroulant Bénéficiaire , sélectionnez le fournisseur que vous avez payé. Un panneau s'ouvre alors à droite. Vous pouvez y voir toutes les factures à régler pour ce fournisseur.
Cliquez sur Ajouter pour sélectionner la facture fournisseur payée par chèque. Note : Si cette option ne s'affiche pas, cliquez sur la petite flèche à côté du montant. Si vous avez un avoir avec ce fournisseur, saisissez son montant dans la section Avoirs.
Dans le menu déroulant Compte à débiter, sélectionnez le compte sur lequel le paiement par chèque a été effectué.
Dans le champ Montant, saisissez le montant du chèque.
Dans la section Opérations en cours, cochez la case de la facture payée par chèque. Conseil : Si le paiement couvre plusieurs factures, cochez les cases des différentes factures correspondantes. Vous pouvez répartir le montant du chèque entre les différentes factures fournisseurs concernées dans la colonne Paiement.
Cliquez sur Imprimer, si besoin.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et créer ou Enregistrer et fermer.
