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Comment gérer les rôles et les droits d'accès des utilisateurs dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks3Mis à jour il y a 1 mois

Cet article décrit les différents rôles d'utilisateurs et leurs droits d'accès.

Lorsque vous ajoutez un utilisateur dans QuickBooks, vous pouvez lui attribuer un rôle et ajuster ses droits d'accès en fonction des tâches à effectuer. Vous pouvez également octroyer ou non l'accès à certaines informations, comme les clients et ventes ou les fournisseurs et achats.

En savoir plus sur les rôles d'utilisateurs

Les rôles d'utilisateurs QuickBooks sont des autorisations sur mesure que vous pouvez accorder à votre équipe. Ils peuvent être facturables ou non facturables. Seuls les utilisateurs à facturer sont pris en compte dans votre limite d'utilisateurs. Vous pouvez également inviter votre expert-comptable afin qu'il puisse accéder à votre compte QuickBooks.

Rôles pris en compte dans la liste d'utilisateurs

Lisez la suite pour en savoir plus sur les rôles facturables qui sont pris en compte dans votre limite d'utilisateurs.

L'administrateur principal dispose d'un accès complet au compte QuickBooks, il s'agit de l'utilisateur principal. Il peut gérer tous les autres utilisateurs et effectuer d'autres tâches de gestion. Par défaut, la personne qui a créé le compte est désignée comme administrateur principal.

Pour changer d'administrateur principal, vous pouvez transférer ce rôle à un autre utilisateur.

L'administrateur de l'entreprise dispose d'un accès complet au compte QuickBooks. Ses droits sont semblables à ceux de l'administrateur principal, mais il ne peut pas modifier ni supprimer l'accès de ce dernier.

Vous pouvez définir différents niveaux d'accès pour cet utilisateur. Il peut accéder aux clients, ventes, fournisseurs et dépenses dans QuickBooks. Il peut également entrer des feuilles de temps, ajouter des utilisateurs, mettre à jour les infos sur l'entreprise ou encore gérer les abonnements.

Rôles non pris en compte dans la liste d'utilisateurs

Utilisateur « Rapports uniquement » (uniquement disponible dans QuickBooks Plus)

Il peut afficher tous les rapports, sauf le journal d'audit. Il peut créer des rapports personnalisés et des groupes de rapports, mais il ne peut pas afficher les opérations réelles, ni consulter les rapports répertoriant des coordonnées.

Utilisateur « Rapports uniquement » (uniquement disponible dans QuickBooks Plus)

Ils peuvent voir tous les rapports, à l'exception du journal d'audit (rapports qui affichent les coordonnées). Il peut créer des rapports personnalisés et des groupes de rapports, mais il ne peut pas afficher les opérations réelles, ni consulter les rapports répertoriant des coordonnées.

Utilisateur Suivi des heures travaillées uniquement

Vous pouvez inviter des employés ou fournisseurs en tant qu'utilisateurs Suivi des heures travaillées uniquement. Ces utilisateurs peuvent uniquement enregistrer leurs propres feuilles de temps. Ils n'ont accès qu'aux feuilles de temps et aux rapports de temps.

Droits d'accès des utilisateurs standard

L'administrateur principal et l'administrateur de l'entreprise jouissent de droits d'accès complets. Lorsque vous attribuez un rôle standard à un utilisateur, vous pouvez lui octroyer des droits d'accès complets ou limités, voire aucun.

Voici un récapitulatif des options disponibles.

L'utilisateur peut consulter et modifier toutes les données relatives aux :

  • Clients et ventes
  • Fournisseurs et achats

Il peut également :

  • Ajouter, modifier et rendre inactifs des employés
  • Modifier les préférences
  • Afficher le journal d'audit
  • Créer, modifier et supprimer des budgets
  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Enregistrer des dépôts et virements
  • Rapprocher des opérations et créer des écritures de journal
  • Afficher l'ensemble des rapports
  • Activer la TVA pour l'entreprise, effectuer des ajustements de TVA, envoyer des déclarations de TVA ou modifier la configuration de la TVA

Cet utilisateur peut :

  • Créer des devis, factures, reçus de vente, avoirs et remboursements
  • Entrer des débits et crédits
  • Créer et supprimer des relevés de situation
  • Enregistrer des paiements entrants
  • Ajouter, modifier et rendre inactifs des clients, produits et services
  • Consulter les historiques des opérations clients
  • Afficher des rapports Clients et Clients et autres débiteurs
  • Afficher les taux de TVA et les paramètres de votre organisme fiscal
  • Utiliser et ajuster la TVA dans les opérations de vente et les écritures de journal général (c'est-à-dire remplacer manuellement les montants de taxe calculés)

Cet utilisateur ne peut pas :

  • Rendre les factures fournisseurs et les achats facturables aux clients
  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Afficher des historiques bancaires
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses
  • Exécuter des rapports ou consulter l'historique de la TVA
  • Préparer une déclaration de TVA, enregistrer des paiements de TVA à verser ou recevoir des remboursements de TVA, ou soumettre une déclaration de TVA
  • Configurer ou modifier les organismes fiscaux dans Paramètres

Cet utilisateur peut :

  • Créer des factures fournisseurs
  • Enregistrer des dépenses en espèces et des achats par carte de paiement
  • Payer des factures fournisseurs, créer des chèques et afficher les rapports Détail des chèques
  • Ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, produits et services
  • Afficher des rapports relatifs aux fournisseurs
  • Afficher les taux de TVA et les paramètres de votre organisme fiscal
  • Utiliser et ajuster la TVA dans les opérations d'achat, de carte de paiement et bancaires (c'est-à-dire remplacer manuellement les montants de TVA calculés)
  • Exécuter des rapports ou consulter l'historique de la TVA
  • Préparer une déclaration de TVA, enregistrer des paiements de TVA à verser ou recevoir des remboursements de TVA, ou soumettre une déclaration de TVA

Il ne peut pas :

  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Afficher des historiques bancaires
  • Configurer ou modifier les taux de TVA existants, le régime de TVA ou les paramètres de l'organisme fiscal
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses

Cet utilisateur peut :

  • Créer des devis, factures, reçus de vente, avoirs, remboursements, crédits et débits
  • Créer et supprimer des relevés de situation
  • Enregistrer des paiements entrants
  • Remplir des feuilles de temps pour n'importe quel utilisateur
  • Ajouter, modifier et supprimer des clients, fournisseurs, produits et services
  • Afficher des historiques clients
  • Afficher des rapports relatifs aux clients
  • Afficher des rapports relatifs aux fournisseurs
  • Créer des factures fournisseurs
  • Payer des factures, créer et imprimer des chèques et afficher les rapports relatifs aux chèques
  • Rendre les factures fournisseurs et les achats facturables aux clients
  • Enregistrer des dépenses en espèces et des achats par carte de paiement

Il ne peut pas :

  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Afficher des historiques bancaires
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses

Cet utilisateur ne peut utiliser aucune des fonctionnalités QuickBooks, mais peut enregistrer des feuilles de temps.

Paramètres pour les rôles d'utilisateurs standard

Une fois les droits d'accès du rôle standard définis, vous pouvez modifier les paramètres de l'utilisateur : l'autoriser à gérer les utilisateurs, à modifier les infos sur l'entreprise ou à gérer les abonnements. Vous pouvez également choisir l'option lecture seule ou n'octroyer aucune autorisation.

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