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Comment gérer les profils et les droits d'accès des utilisateurs dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooks8Mis à jour le 01 décembre, 2023

Cet article décrit les différents profils utilisateurs et leurs droits d'accès.

Lorsque vous ajoutez un utilisateur dans QuickBooks, vous lui attribuez un profil et limitez ses droits d'accès aux tâches qu'il doit effectuer. Vous pouvez également octroyer ou non l'accès (en lecture ou en modification) à des domaines d'activités, comme les clients et ventes ou les fournisseurs et achats.

En savoir plus sur les profils utilisateurs

Les profils utilisateurs QuickBooks définissent les droits d'accès de vos collaborateurs, que vous pouvez personnaliser. Selon les profils, le nombre d'utilisateurs est limité ou non. Le nombre d'utilisateurs est limité avec les profils suivants : utilisateur standard et administrateur. Le nombre d'utilisateurs n'est pas limité pour la simple consultation des rapports et la saisie des heures travaillées. En savoir plus sur le nombre limite d'utilisateurs compris dans votre abonnement.

Vous pouvez également inviter votre expert-comptable en tant qu'utilisateur de cabinet comptable afin qu'ils puissent consulter votre compte d'entreprise QuickBooks.

Rôles pris en compte dans la liste d'utilisateurs

Lisez la suite pour en savoir plus sur les rôles qui sont pris en compte dans votre nombre limite d'utilisateurs compris dans l'abonnement.

L'administrateur principal dispose d'un accès complet au compte QuickBooks, il s'agit de l'utilisateur principal. Il peut gérer tous les autres utilisateurs et effectuer d'autres tâches de gestion. Par défaut, la personne qui a créé le compte est désignée comme administrateur principal.

Pour changer d'administrateur principal, vous pouvez transférer ce rôle à un autre utilisateur.

L'administrateur de l'entreprise dispose d'un accès complet au compte QuickBooks. Ses droits sont semblables à ceux de l'administrateur principal, mais il ne peut pas modifier ni supprimer l'accès de ce dernier.

Vous pouvez définir différents niveaux d'accès pour cet utilisateur. Il peut accéder aux clients, ventes, fournisseurs et dépenses dans QuickBooks. Il peut également entrer des feuilles de temps, ajouter des utilisateurs, mettre à jour les infos sur l'entreprise ou encore gérer les abonnements.

Profils utilisateurs, dont le nombre n'est pas limité

Lisez la suite pour en savoir plus sur les profils utilisateurs, dont le nombre n'est limité par votre abonnement.

Si vous avez des employés ou des fournisseurs qui ont besoin d'un suivi d'heures travaillées, vous pouvez leur permettre d'utiliser le suivi des heures travaillées uniquement. Ils peuvent uniquement renseigner leurs propres feuilles de temps. Ils n'auront accès qu'aux feuilles de temps et aux rapports sur les heures travaillées.

Une personne qui a uniquement accès aux rapports peut afficher tous les rapports, à l'exception des rapports qui contiennent des coordonnées. Ces utilisateurs ne peuvent pas accéder au journal d'audit.

Les utilisateurs qui utilisent uniquement les rapports peuvent créer des rapports personnalisés et ajouter des groupes de rapports, mais ils ne peuvent pas afficher les opérations réelles.

Droits d'accès des utilisateurs standard

L'administrateur principal et l'administrateur de l'entreprise jouissent de droits d'accès complets. Lorsque vous attribuez un rôle standard à un utilisateur, vous pouvez lui octroyer des droits d'accès complets ou limités, voire aucun.

Lorsque vous ajoutez un utilisateur standard, les différentes options de droits d'accès s'affichent à l'écran. Voici un récapitulatif des options disponibles.

L'utilisateur peut consulter et modifier toutes les données relatives aux :

  • Clients et ventes
  • Fournisseurs et achats

Il peut également :

  • Ajouter, modifier et rendre inactifs des employés
  • Modifier les préférences
  • Afficher le journal d'audit
  • Créer, modifier et supprimer des budgets
  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Enregistrer des dépôts et virements
  • Rapprocher des comptes et créer des écritures de journal
  • Afficher l'ensemble des rapports
  • Activer la TVA pour l'entreprise, effectuer des ajustements de TVA, produire des déclarations de TVA ou modifier la configuration des infos TVA existantes
  • Transférer des reçus et factures fournisseurs à partir d'un e-mail

Cet utilisateur ne peut utiliser aucune des fonctionnalités QuickBooks, Ils peuvent uniquement envoyer des feuilles de temps.

Lorsque vous sélectionnez Limité, puis cochez la case Clients, l'utilisateur peut :

  • Entrer devis, factures, reçus de vente, avoirs et remboursements
  • Créer des préfactures et des avoirs
  • Créer et supprimer des relevés de situation
  • Enregistrer des paiements entrants
  • Ajouter, modifier et rendre inactifs des clients, produits et services
  • Consulter les historiques des opérations clients
  • Afficher des rapports Clients et Clients et autres débiteurs
  • Afficher les taux de TVA et les paramètres de votre organisme fiscal
  • Utiliser et ajuster la TVA dans les opérations de vente et les écritures de journal général (c'est-à-dire remplacer manuellement les montants de taxe calculés)

Cet utilisateur ne peut pas :

  • Marquer les factures fournisseurs et les achats comme à facturer aux clients
  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Afficher des historiques bancaires
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses
  • Exécuter des rapports ou consulter l'historique de la TVA
  • Préparer une déclaration de TVA, enregistrer des paiements de TVA à verser ou recevoir des remboursements de TVA, ou soumettre une déclaration de TVA
  • Configurer ou modifier les organismes fiscaux dans Paramètres

Lorsque vous sélectionnez Limité, puis cochez la case Fournisseurs, l'utilisateur peut :

  • Créer des factures fournisseurs
  • Enregistrer des achats comptants en espèces ou par carte
  • Payer des factures fournisseurs, créer des chèques et afficher les rapports Détail des chèques
  • Ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, produits et services
  • Afficher des rapports relatifs aux fournisseurs
  • Afficher les taux de TVA et les paramètres de votre organisme fiscal
  • Utiliser et ajuster la TVA dans les achats, les opérations de carte de paiement et les opérations bancaires (par exemple, remplacer manuellement les montants de TVA calculés)
  • Exécuter des rapports ou consulter l'historique de la TVA
  • Préparer une déclaration de TVA, enregistrer des paiements de TVA à verser ou recevoir des remboursements de TVA, ou soumettre une déclaration de TVA

Cet utilisateur ne peut pas :

  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Afficher des historiques bancaires
  • Configurer ou modifier les taux de TVA existants, le régime de TVA ou les paramètres de l'organisme fiscal
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses

Lorsque vous sélectionnez Limité, puis cochez les deux cases Clients et Fournisseurs, l'utilisateur peut :

  • Entrer devis, factures, reçus de vente, avoirs, remboursements, imputations et crédits
  • Créer et supprimer des relevés de situation
  • Enregistrer des paiements entrants
  • Entrer des heures travaillées pour tous les collaborateurs
  • Ajouter, modifier et supprimer des clients, fournisseurs, produits et services
  • Afficher des historiques clients
  • Afficher des rapports relatifs aux clients
  • Afficher des rapports relatifs aux fournisseurs
  • Créer des factures fournisseurs
  • Payer des factures fournisseurs, créer et imprimer des chèques et afficher des rapports sur les chèques
  • Marquer les factures fournisseurs et les achats comme à facturer aux clients
  • Enregistrer des achats comptants en espèces et par carte

Cet utilisateur ne peut pas :

  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Afficher l'historique du compte
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses

Personnalisation des profils d'utilisateurs standard

Une fois les droits d'accès du profil d'utilisateur standard définis, vous pouvez accorder ou non certains droits à l'utilisateur : Vous pouvez l'autoriser à gérer les utilisateurs, modifier les infos sur l'entreprise ou gérer les abonnements. Vous pouvez également choisir l'option lecture seule ou n'octroyer aucun de ces droits.

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