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Comment configurer des règles bancaires pour comptabiliser facilement les opérations importées dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks51Mis à jour il y a 3 semaines

Cet article explique comment utiliser les règles bancaires pour comptabiliser automatiquement les opérations importées depuis votre banque.

Après avoir importé des opérations de votre banque, vous devez les comptabiliser dans le bon compte (catégorie). Les règles bancaires accélèrent ce processus.

Créez des règles bancaires pour comptabiliser automatiquement vos opérations dans la bonne catégorie. Plus vous utilisez cette fonctionnalité, plus les suggestions de QuickBooks deviendront pertinentes. Progressivement, d'autres infos, comme le bénéficiaire de l'opération, pourront être attribuées automatiquement.

Étape 1 : Créer une règle bancaire

  1. Cliquez sur Ma compta dans le menu de gauche, puis sur Règles bancaires (Accès direct).
  2. Cliquez sur Nouvelle règle.
  3. Donnez un nom dans le champ « Quel nom voulez-vous donner à cette règle ? ».
  4. Sous Appliquer aux opérations de type : sélectionnez Débit (dépenses) ou Crédit (ventes).
  5. Dans le menu déroulant à droite de Dans, sélectionnez un compte bancaire particulier ou sélectionnez Tous les comptes bancaires.
  6. Définissez les conditions de la règle. Vous pouvez définir cinq conditions maximum par règle. Dans la section Inclure les conditions suivantes :, indiquez si toutes les conditions doivent être remplies ou si une seule des conditions est suffisante. Ensuite cliquez sur + Ajouter une condition.
  7. Précisez si la règle s'applique aux champs Description, Écriture bancaire ou Montant. Sélectionnez ensuite Contient, Ne contient pas ou Correspond exactement à pour indiquer à QuickBooks comment appliquer la règle.
  8. Définissez ensuite les paramètres de la règle. Sélectionnez le Type d'opération, la Catégorie, le taux de TVA et le Client/Fournisseur à appliquer.
  9. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
  10. (Facultatif) Pour modifier l'ordre de priorité de vos règles bancaires, sélectionnez Changer l'ordreReorder icon et faites glisser les règles dans l'ordre de votre choix. La règle ayant la priorité la plus élevée sera toujours appliquée en premier.

QuickBooks applique automatiquement les règles définies aux opérations figurant dans l'onglet À valider. Les opérations bancaires de l'onglet À valider sont à revoir tous les jours.

Bon à savoir :

  • Il est simple et rapide de créer une règle pour les opérations de l'onglet À valider. Sélectionnez une opération, puis cliquez sur le lien Créer une règle pour ouvrir la fenêtre Règle et en définir les conditions.
  • Vous pouvez Copier, Activer/désactiver ou Supprimer une règle bancaire à partir du menu déroulant de la colonne Actions de la page Règles bancaires.

Si vous avez créé des règles bancaires dans un autre compte QuickBooks, vous pouvez les transférer dans votre compte :

  1. Connectez-vous au compte à partir duquel vous voulez exporter les règles.
  2. Cliquez sur Ma compta dans le menu de gauche, puis sur l'onglet Règles bancaires (Accès direct).
  3. Dans le menu déroulant Nouvelle règle, sélectionnez Exporter des règles.
  4. Enregistrez le fichier d'exportation au format Excel.
  5. Déconnectez-vous, puis connectez-vous au compte dans lequel vous voulez importer les règles.
  6. Cliquez sur Ma compta dans le menu de gauche, puis sur Règles bancaires (Accès direct).
  7. Dans le menu déroulant Nouvelle règle, sélectionnez Importer des règles.
  8. Cliquez sur Parcourir, puis recherchez le fichier Excel exporté.
  9. Sélectionnez les règles et détails que vous souhaitez importer.
  10. Suivez les instructions pour terminer la procédure.

Étape 2 : Vérifier les opérations reconnues

Obtenez la liste des opérations auxquelles ont été appliquées les règles bancaires (appelées opérations reconnues). Dans l'onglet À valider, sélectionnez Reconnues dans le menu déroulant Toutes les opérations. Vous obtiendrez ainsi la liste des opérations auxquelles une règle a été appliquée. Les opérations reconnues par une règle bancaire sont facilement identifiables grâce à leur étiquette verte « Règle » dans la colonne Catégorie.

Si tout vous semble correct, cliquez sur Créer pour comptabiliser les opérations dans QuickBooks selon les règles définies. Pour vérifier plus en détail une opération, cliquez sur celle-ci et vérifiez les différents champs avant de la créer.

Étapes suivantes : Configurer la validation automatique

Vous pouvez créer des règles ciblées pour que certaines opérations soient comptabilisées automatiquement à partir de la page Opérations bancaires (Accès direct).

Conseil : Nous vous recommandons de commencer par des opérations simples et récurrentes, telles que le loyer ou les achats de carburant. Une fois que vous maîtriserez cette fonctionnalité, vous pourrez l'utiliser pour une plus grande variété d'opérations.

  1. Suivez les étapes de création d'une règle bancaire.
  2. Activez Valider automatiquement les opérations auxquelles s'applique cette règle au bas de la fenêtre.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous créez une règle avec validation automatique, les opérations de l'onglet À valider qui respectent les conditions définies dans la règle sont automatiquement créées. Vous n'avez pas besoin de les revoir et de les valider. Les règles de création automatique s'activent lorsque vous vous connectez à QuickBooks, importez un fichier et créez ou modifiez une règle automatique.

Si l'application des règles bancaires ne fonctionne pas

Si les règles bancaires ne s'appliquent pas correctement, c'est peut-être parce qu'elles ne sont pas correctement définies. Par exemple vous avez défini une règle basée sur une écriture bancaire plutôt qu'une description, ou vice versa. Pour expliquer la différence :

  • L'écriture bancaire correspond exactement aux informations que QuickBooks reçoit de la banque. L'écriture bancaire correspond mot pour mot au libellé de l'opération figurant sur votre relevé bancaire.
  • La description est une version simplifiée de l'écriture bancaire, plus compréhensible. Par exemple, QuickBooks peut simplifier les infos provenant de la banque en indiquant simplement le nom du fournisseur.

Par défaut, QuickBooks affiche la description dans votre liste d'opérations. Pour afficher l'écriture bancaire à la place :

  1. Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations, puis Opérations bancaires (Accès direct).
  2. Au-dessus du tableau, accédez à Paramètres ⚙.
  3. Cochez Afficher les infos bancaires.

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