Découvrez l'utilité des comptes de compensation dans vos systèmes comptables.
Dans notre monde ultra-connecté, on pourrait penser que tout paiement par carte de paiement est reçu immédiatement par le commerçant.Ce n'est pas le cas, et cela nécessite un changement important de technologie. Les banques disent être à la pointe en matière de technologie. Ce n'est pas toujours le cas.
En pratique, il faut 2 à 3 jours pour que les fonds soient compensés entre les différents systèmes bancaires du monde entier. Plus il y a d'intermédiaires, plus cela prend de temps. Des technologies comme les blockchains et les contrats intelligents résoudront peut-être ce problème un jour.
Pour l'instant, si vous êtes un commerçant en ligne et que vous utilisez une passerelle de paiement pour les paiements clients, que ce soit par carte de paiement, Amex ou autres, les fonds mettent entre un et trois jours à arriver sur votre compte bancaire.
Voici ce qui se passe si vous n'utilisez pas de compte de compensation :
- Un client achète sur votre site.
- Vous créez une facture ou un reçu de vente, ce qui augmente votre chiffre d'affaires et vos comptes clients.
- Vous comptabilisez le paiement de la facture directement dans votre compte bancaire. C'est ici que commence le défi (à moins que vous n'utilisiez PayPal, voir ci-dessous).
Pour PayPal, procédez comme suit :
- Un client achète sur votre site.
- Vous créez une facture ou un reçu de vente, ce qui augmente votre chiffre d'affaires et vos comptes clients.
- Vous comptabilisez le paiement de la facture dans le compte PayPal que vous avez configuré. Cette opération doit correspondre automatiquement avec les connexions bancaires provenant de PayPal. Travaillez avec votre expert-comptable sur vos flux de vente et de paiement.
La date d'enregistrement des paiements reçus de vos clients ne sera pas la même dans vos comptes et sur votre relevé bancaire. Si vous êtes payé le 30 novembre, le paiement peut n'apparaître sur votre compte bancaire que le 2 décembre. Les paiements en fin de mois sont toujours plus problématiques. Les experts-comptables n'aiment pas que le solde de trésorerie dans votre bilan ne corresponde pas à celui figurant sur relevé bancaire. Grâce aux connexions bancaires, la plupart des systèmes de comptabilité dans le cloud remédie à ce problème. Toutefois, le problème de compensation des cartes de paiement n’est toujours pas résolu.
Par conséquent, il y a une étape intermédiaire dans la comptabilisation des paiements, qui implique l’utilisation de comptes de compensation.
- Un client achète sur votre site.
- Vous créez une facture ou un reçu de vente, ce qui augmente votre chiffre d'affaires et vos comptes clients.
- Vous comptabilisez le paiement de la facture dans le compte de compensation de votre carte de paiement.
- Vous rapprochez les paiements reçus sur votre compte bancaire avec les paiements comptabilisés sur le compte de compensation.
Analysez le solde du compte de compensation à la fin du mois. Exécutez un bilan pour y accéder.
Les montants qui n'ont pas encore été reçus sur votre compte bancaire apparaissent comme des montants déjà payés dans votre système comptable. En général, cela correspond normalement aux ventes des 2 ou 3 derniers jours ouvrables. La plupart des commerçants facturent les frais de transaction séparément, plutôt que de les compenser avec les paiements reçus. Si vous avez des différences, il se peut que votre site marchand effectue encore une compensation. Faites attention aussi aux rétrofacturations des clients (demande de remboursement du paiement par carte bancaire à la banque). Vérifiez très souvent les mouvements en banque pour éviter les mauvaises surprises. Rapprocher régulièrement le compte de compensation vous permet de vite repérer les problèmes.
Cette solution a, malgré tout, ses défauts. La tâche est importante lors du rapprochement des montants reçus sur votre relevé bancaire et des ventes effectuées à partir de votre panier. encore plus pour les ventes réalisées en fin de mois.
Utilisez un compte de compensation. À la fin du mois, vérifiez son solde. Si le résultat est très différent des ventes effectuées sur 2 à 3 jours, nous vous conseillons d'effectuer une analyse pour vérifier qu'il n'y a pas d'infos éventuelles dans votre entreprise.