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Comment créer et gérer des bons de commande dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooks16Mis à jour le 10 janvier, 2024

Cet article explique comment créer des bons de commande et les envoyer à vos fournisseurs.

Dans QuickBooks, vous disposez de tous les outils nécessaires pour gérer votre cycle de vente de A à Z, y compris vos achats. Vous pouvez créer et envoyer des bons de commande (BC) par e-mail à vos fournisseurs selon vos besoins. Les bons de commande informent vos fournisseurs des achats que vous aimeriez réaliser chez eux.

Indiquez-y la nature et la quantité des articles que vous souhaitez acheter. Une fois le bon de commande accepté par le fournisseur et la commande livrée, vous pouvez facilement enregistrer un achat comptant ou une facture fournisseur dans QuickBooks à partir du bon de commande. Cela facilitera le suivi de vos activités et de vos comptes.

Note : Les bons de commande sont uniquement disponibles dans QuickBooks Plus.

Étape 1 : Activer la fonctionnalité Bon de commande

Si ce n'est pas encore fait, activez la fonctionnalité Bon de commande :

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez l'onglet Dépenses.
  3. Dans la section Bons de commande, cliquez sur l'icône modifier✎.
  4. Activez l'option Utiliser des bons de commande.
  5. Vous pouvez également créer jusqu'à trois champs personnalisés et rédiger un message qui figurera par défaut sur vos bons de commande fournisseur. Cette étape est facultative.
  6. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.
À noter : Les formats des bons de commande sont figés. Ils ne sont pas personnalisables.

Étape 2 : Créer et envoyer un bon de commande

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Bon de commande.
  3. Sélectionnez le fournisseur dans le menu déroulant correspondant.
  4. Vérifiez que l'adresse postale est correcte.
  5. Si un produit est expédié directement par votre fournisseur à votre client, sélectionnez-le dans le menu déroulant Adresse de livraison, puis choisissez le Mode d'expédition. Vérifiez que l'adresse d'expédition est correcte.
  6. Saisissez la date du bon de commande.
  7. Cliquez sur Paramètres ⚙ en haut à droite de la fenêtre, puis dans le panneau Sélectionnez ce que vous utilisez qui s'affiche sur la droite, choisissez les champs personnalisés à ajouter si besoin.
  8. Dans la section Détail des produits/services, saisissez les articles que vous souhaitez acheter. Note : Vous pouvez uniquement ajouter des produits ou services pour lesquels l'option « J'achète ce produit/service auprès d'un fournisseur » est activée. En savoir plus sur la gestion des produits et services.
  9. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Si vous êtes prêt à l'envoyer au fournisseur, sélectionnez Enregistrer et envoyer en cliquant sur la flèche du menu déroulant.

Si vous préférez l'envoyer plus tard au fournisseur, retrouvez votre bon de commande dans la page Dépenses (Accès direct). Recherchez votre bon de commande, puis cliquez sur Envoyer dans la colonne Action.

Étape 3 : Mettre à jour l'état d'un bon de commande et le rattacher à une facture fournisseur

Lorsque vous créez un bon de commande, son état est En cours. Une fois le bon de commande accepté et la commande livrée, vous pouvez l'ajouter à un achat comptant ou à une facture fournisseur pour comptabiliser l'opération.

Voici comment enregistrer des achats comptants ou des factures fournisseurs à partir de bons de commande. QuickBooks passe alors automatiquement l'état du bon de commande à Fermé.

Étape 4 : Consulter vos bons de commande en cours

  1. Cliquez sur Rapports (Accès direct).
  2. Recherchez et ouvrez le rapport Liste des bons de commande en cours ou Détail des bons de commande en cours.

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